DMPTool và Argos là hai công cụ trực tuyến miễn phí để soạn kế hoạch quản lý dữ liệu: chọn bên tài trợ để lấy đúng mẫu, trả lời từng mục có hướng dẫn kèm, mời cộng sự cùng sửa, rồi xuất ra Word hoặc PDF và có thể cấp DOI cho kế hoạch. DMPTool mạnh với mẫu Hoa Kỳ, Argos gắn với hệ sinh thái châu Âu.
Kế hoạch quản lý dữ liệu (data management plan, DMP) là văn bản nói rõ đề tài sẽ tạo ra dữ liệu gì, lưu ở đâu, ai được dùng, giữ bao lâu, ai chịu trách nhiệm. Nhiều bên tài trợ quốc tế bắt buộc nộp kèm hồ sơ. Với đề tài trong nước chưa có yêu cầu này, viết một bản ngắn vẫn giúp cả nhóm thống nhất trước khi thu dữ liệu. Bài này đi qua thao tác trên hai công cụ và chỉ ra những mục hay bị viết cho có.
Chọn công cụ nào?
Ba công cụ phổ biến nhất có nhiều điểm giống nhau; khác biệt chính nằm ở bộ mẫu sẵn có.
| Công cụ | Đơn vị vận hành | Mạnh ở đâu | Khi nào chọn |
|---|---|---|---|
| DMPTool | California Digital Library (Đại học California) | Mẫu của các cơ quan tài trợ Hoa Kỳ như NSF, NIH; cấp DMP ID dạng DOI | Xin tài trợ từ Hoa Kỳ hoặc trường đối tác dùng DMPTool |
| Argos | OpenAIRE, dựa trên phần mềm mở OpenDMP | Mẫu Horizon Europe, mô tả từng bộ dữ liệu riêng, nối Zenodo để xuất bản | Dự án châu Âu hoặc muốn công bố DMP có DOI qua Zenodo |
| DMPonline | Digital Curation Centre (Vương quốc Anh) | Mẫu của các quỹ Anh và nhiều trường châu Âu | Tài trợ từ Anh hoặc trường đối tác dùng DMPonline |
Giao diện cả ba công cụ được cập nhật thường xuyên; DMPTool công bố kế hoạch xây dựng lại ứng dụng. Tên nút có thể khác đôi chút với mô tả dưới đây, nhưng trình tự chọn mẫu, trả lời, chia sẻ, xuất bản vẫn giữ.
Soạn kế hoạch trên DMPTool
Trình tự cơ bản khi tạo một kế hoạch mới:
- Đăng nhập bằng tài khoản tổ chức nếu trường bạn có liên kết, hoặc tạo tài khoản bằng email.
- Tạo kế hoạch mới, nhập tên đề tài, chọn tổ chức nghiên cứu chính và bên tài trợ chính.
- Nếu bên tài trợ có trong danh sách, công cụ đưa ra mẫu tương ứng; nếu không, chọn mẫu chung của DMPTool.
- Điền thông tin dự án: tóm tắt, thời gian, mã tài trợ nếu có, thành viên kèm ORCID.
- Trả lời từng mục trong thẻ viết kế hoạch; đọc phần hướng dẫn hiện cạnh mỗi câu hỏi, gồm hướng dẫn của bên tài trợ và của trường nếu có.
- Mời cộng sự ở phần chia sẻ, chọn quyền chỉ đọc hoặc được sửa; trường có hỗ trợ thì gửi yêu cầu góp ý tới cán bộ thư viện.
- Ở bước hoàn tất, chọn chế độ hiển thị, đăng ký DMP ID nếu cần, rồi tải về dạng PDF hoặc DOCX để nộp kèm hồ sơ.
Soạn kế hoạch trên Argos
Kế hoạch và mô tả bộ dữ liệu là hai lớp
Điểm khác của Argos là tách phần kế hoạch chung khỏi phần mô tả từng bộ dữ liệu. Một đề tài tạo ra bộ khảo sát, bộ ghi âm phỏng vấn và bộ mã xử lý thì có ba phần mô tả, mỗi phần trả lời riêng về định dạng, lưu trữ, giấy phép. Cách này buộc bạn nghĩ cụ thể cho từng loại dữ liệu, tránh một câu trả lời chung chung cho tất cả.
Từ chọn mẫu tới xuất bản
Bắt đầu một kế hoạch mới, nhập tên, mô tả, bên tài trợ, dự án và giấy phép cho bản thân kế hoạch; chọn mẫu, ví dụ mẫu Horizon Europe; thêm các mô tả bộ dữ liệu theo mẫu đó; mời cộng sự. Khi xong, kiểm tra và hoàn tất kế hoạch, chuyển chế độ từ riêng tư sang công khai nếu muốn, rồi xuất bản qua Zenodo để có DOI. Kế hoạch đã hoàn tất vẫn có thể tạo phiên bản mới khi cần sửa.
Những mục hay bị viết cho có, và cách viết có thực chất
Người duyệt hồ sơ đọc rất nhiều kế hoạch; các câu trả lời chung chung nhận ra ngay.
| Mục | Câu trả lời cho có | Câu trả lời có thực chất |
|---|---|---|
| Loại dữ liệu | Dữ liệu khảo sát và phỏng vấn | Khảo sát 600 hộ (CSV, khoảng vài chục MB), 30 cuộc phỏng vấn ghi âm (M4A gốc, bản chép DOCX) |
| Lưu trữ trong đề tài | Lưu trên máy tính và đám mây | Bản làm việc trên ổ mạng của khoa có sao lưu hằng đêm, bản sao thứ hai trên ổ ngoài mã hoá cất ở tủ khoá |
| Bảo mật | Dữ liệu được bảo mật | Ghi âm chỉ trưởng nhóm và hai người chép lời truy cập; tên người tham gia thay bằng mã trước khi chia sẻ trong nhóm |
| Chia sẻ | Sẽ chia sẻ khi có yêu cầu | Bộ khảo sát đã ẩn danh gửi Zenodo, giấy phép CC BY 4.0, công khai khi bài đầu tiên được nhận; ghi âm không chia sẻ |
| Thời gian lưu | Lưu lâu dài | Bộ khảo sát lưu vô thời hạn trong kho; ghi âm xoá sau thời hạn đã nêu trong phiếu đồng ý |
| Trách nhiệm | Nhóm nghiên cứu chịu trách nhiệm | Trưởng nhóm chịu trách nhiệm chung; một thành viên được giao cập nhật từ điển dữ liệu và kiểm sao lưu hằng tháng |
| Chi phí | Không phát sinh | Ổ ngoài mã hoá, thời gian ẩn danh hoá ước tính theo số giờ công, phí kho nếu vượt hạn mức miễn phí |
Cập nhật kế hoạch khi đề tài đổi hướng
DMP không phải văn bản viết một lần để nộp. Bên tài trợ châu Âu thường yêu cầu phiên bản đầu trong vài tháng đầu dự án và bản cập nhật vào các mốc báo cáo. Ngay cả khi không bị yêu cầu, nên mở lại kế hoạch mỗi khi có thay đổi lớn: thêm một đợt thu dữ liệu, đổi phần mềm, có thành viên mới hoặc thành viên rời nhóm, hội đồng đạo đức yêu cầu điều chỉnh.
Cả DMPTool và Argos đều cho sửa hoặc tạo phiên bản mới. Ghi ngày và lý do thay đổi ở đầu văn bản. Khi đề tài kết thúc, đối chiếu kế hoạch với thực tế: dữ liệu đã thực sự gửi kho chưa, DOI đã đưa vào bài báo chưa, dữ liệu cần xoá đã xoá chưa. Bản đối chiếu này rất có ích khi viết báo cáo nghiệm thu.
Chuẩn bị gì trước khi mở công cụ?
Phần lớn thời gian soạn DMP mất vào việc đi hỏi thông tin. Gom sẵn những thứ sau thì một buổi là xong bản đầu:
- Danh sách các loại dữ liệu sẽ tạo ra, ước lượng dung lượng và định dạng.
- Nơi lưu trữ thực tế mà đơn vị cung cấp: ổ mạng, đám mây của trường, chính sách sao lưu của phòng công nghệ thông tin.
- Bản phiếu đồng ý tham gia và cam kết bảo mật đã nộp hoặc sẽ nộp hội đồng đạo đức.
- Kho dữ liệu định gửi khi kết thúc, cùng giấy phép dự kiến.
- Tên người phụ trách từng việc và ORCID của các thành viên.
Mẹo khi bên tài trợ trong nước không có mẫu
Dùng mẫu chung của công cụ. Các câu hỏi của mẫu chung bao quát đủ năm vấn đề chính: dữ liệu gì, lưu sao, chia sẻ sao, giữ bao lâu, ai làm.
Viết ngắn nhưng cụ thể. Hai trang có con số, tên công cụ, tên người phụ trách có giá trị hơn mười trang lý thuyết.
Gắn với hồ sơ đạo đức. Phần bảo mật và thời gian lưu phải khớp với phiếu đồng ý tham gia đã nộp hội đồng đạo đức. Hai văn bản lệch nhau là lỗi hay bị hỏi.
Ghi theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Với dữ liệu thu tại Việt Nam, phần xử lý dữ liệu cá nhân cần phù hợp Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các văn bản hướng dẫn hiện hành; hỏi bộ phận pháp chế hoặc hội đồng đạo đức của trường khi không chắc.
Câu hỏi thường gặp
DMPTool và Argos có mất phí không?
Cả hai đều miễn phí cho người dùng cá nhân. Một số tính năng như hướng dẫn riêng của trường hay đăng nhập bằng tài khoản tổ chức phụ thuộc vào việc trường bạn có tham gia hay không.
Đề tài trong nước có cần kế hoạch quản lý dữ liệu không?
Không phải bên tài trợ nào cũng yêu cầu, nhưng một bản ngắn giúp nhóm thống nhất nơi lưu, quyền truy cập và thời gian xoá dữ liệu trước khi thu, tránh tranh cãi về sau.
DMP ID là gì?
DMP ID là mã định danh bền vững cấp cho bản kế hoạch, thường là DOI qua DataCite. Nó cho phép dẫn chiếu kế hoạch từ hồ sơ tài trợ, bài báo hay bộ dữ liệu.
Có thể chuyển kế hoạch từ DMPTool sang Argos không?
Không có nút chuyển trực tiếp giữa hai công cụ. Cách thực tế là xuất bản kế hoạch ra DOCX rồi chép nội dung vào mẫu bên kia, chỉnh lại theo cấu trúc mô tả từng bộ dữ liệu của Argos.
Kế hoạch quản lý dữ liệu nên dài bao nhiêu?
Tuỳ yêu cầu của bên tài trợ; một số quỹ giới hạn hai trang. Khi không có quy định, hai đến bốn trang với thông tin cụ thể là đủ cho đề tài vừa và nhỏ.
