Koha là phần mềm quản lý thư viện tích hợp mã nguồn mở, có đủ biên mục, mượn trả, bạn đọc, ấn phẩm định kỳ và mục lục trực tuyến. Thư viện khoa hay viện nhỏ nên dùng khi đã có vài nghìn đầu sách cần quản lý thật sự và có người giữ được hệ thống chạy đều.
Nhiều thư viện nhỏ trong trường đại học, ở khoa, ở viện nghiên cứu, vẫn quản lý bằng sổ hoặc bảng tính. Lúc ít sách thì đủ. Khi sách tăng, người mượn nhiều, việc tìm một cuốn đang ở đâu thành chuyện mất thời gian. Koha giải quyết được, miễn phí bản quyền, nhưng cần hiểu đúng nó đòi hỏi gì.
Khi nào thư viện nhỏ nên dùng Koha?
Có đủ khối lượng để cần hệ thống. Vài trăm cuốn sách trong một phòng đọc thì bảng tính vẫn ổn. Khi số đầu sách lên tới vài nghìn, có nhiều bản cho một nhan đề, có người mượn thường xuyên, hệ thống tích hợp bắt đầu tiết kiệm công.
Muốn bạn đọc tự tra cứu. Mục lục trực tuyến cho phép giảng viên, học viên tra sách từ xa, đặt giữ, xem mình đang mượn gì.
Có người phụ trách lâu dài. Koha cần ít nhất một người hiểu nghiệp vụ thư viện và một người, hoặc một đơn vị dịch vụ, lo phần máy chủ.
Muốn chung chuẩn với thư viện lớn. Koha dùng chuẩn MARC21 và giao thức Z39.50, thuận lợi để chia sẻ biên mục và hợp nhất với thư viện trung tâm sau này.
Chưa nên dùng nếu không ai được giao giữ hệ thống, vì một hệ thống bỏ dở còn tệ hơn sổ sách đều đặn.
Các phân hệ chính của Koha
Koha chia chức năng thành các phân hệ. Thư viện nhỏ thường chỉ cần bật một phần:
| Phân hệ | Làm gì | Thư viện nhỏ có cần không |
|---|---|---|
| Biên mục (Cataloging) | Tạo, sửa biểu ghi thư mục MARC và dữ liệu bản sách | Bắt buộc |
| Lưu thông (Circulation) | Mượn, trả, gia hạn, đặt giữ | Bắt buộc nếu cho mượn |
| Bạn đọc (Patrons) | Hồ sơ người mượn, nhóm bạn đọc, hạn thẻ | Bắt buộc nếu cho mượn |
| Mục lục trực tuyến (OPAC) | Giao diện tra cứu cho bạn đọc | Nên có |
| Bổ sung (Acquisitions) | Đặt mua, quản lý ngân sách, nhà cung cấp | Tuỳ, nhiều thư viện nhỏ chưa cần |
| Ấn phẩm định kỳ (Serials) | Theo dõi số tạp chí nhận về | Chỉ khi có đặt tạp chí in |
| Báo cáo (Reports) | Thống kê mượn trả, kho sách, viết truy vấn riêng | Nên dùng |
| Tệp chuẩn (Authorities) | Chuẩn hoá tên tác giả, chủ đề | Nên dùng nếu có người biên mục |
Cài đặt và cấu hình ban đầu
Máy chủ
Koha chạy trên Linux, thường cài bằng gói của dự án trên Debian hoặc Ubuntu, dùng MariaDB hoặc MySQL làm cơ sở dữ liệu và Zebra hoặc Elasticsearch làm bộ máy tìm kiếm. Thư viện nhỏ không có người quản trị Linux có thể thuê dịch vụ lưu trữ Koha từ đơn vị cung cấp, hoặc nhờ bộ phận công nghệ thông tin của trường.
Tham số nghiệp vụ
Trước khi nhập sách, chốt các tham số: loại tài liệu (sách, giáo trình, luận văn, tạp chí), kho hay vị trí xếp giá, nhóm bạn đọc, quy tắc lưu thông (mượn được bao nhiêu cuốn, bao lâu, gia hạn mấy lần, phạt hay không). Quy tắc lưu thông trong Koha là ma trận giữa nhóm bạn đọc và loại tài liệu, thiết lập sai thì máy từ chối cho mượn mà không ai hiểu vì sao.
Mã vạch
Quyết định dải mã vạch cho bản sách và thẻ bạn đọc, in nhãn trước khi dán. Dùng lại mã vạch cũ nếu đã có, nhưng kiểm trùng trước khi nhập.
Nhập dữ liệu cũ vào Koha
Đây là phần tốn công nhất. Cách làm tuỳ dữ liệu cũ ở dạng nào:
- Dữ liệu từ phần mềm thư viện cũ: xuất ra tệp MARC nếu phần mềm hỗ trợ; đây là trường hợp thuận lợi nhất.
- Dữ liệu trong bảng tính: chuẩn hoá cột (nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm, ISBN, số đăng ký cá biệt), rồi chuyển sang MARC bằng công cụ như MarcEdit.
- Thử nhập một lô nhỏ qua công cụ
Stage MARC records for importtrong mục Tools, rồi xử lý ởManage staged MARC records. - Kiểm biểu ghi trên mục lục trực tuyến: dấu tiếng Việt, tên tác giả, dữ liệu bản sách.
- Sửa quy tắc chuyển đổi, lặp lại tới khi lô thử sạch, rồi mới nhập toàn bộ.
- Sách chưa có dữ liệu: tìm biểu ghi có sẵn qua Z39.50 từ thư viện lớn theo ISBN để sao chép biên mục, chỉ biên mục tay khi không tìm thấy.
Mã hoá ký tự là lỗi hay gặp nhất với dữ liệu tiếng Việt. Bảo đảm tệp MARC dùng UTF-8 và Koha được cấu hình tương ứng trước khi nhập lô lớn.
Chi phí vận hành thật nằm ở nhân lực
Koha miễn phí bản quyền, và chính điều này dễ làm người ra quyết định nghĩ nó không tốn gì. Thực tế, chi phí lớn nhất là thời gian của con người: biên mục sách mới, xử lý dữ liệu cũ, trực quầy mượn trả, trả lời bạn đọc, sao lưu và cập nhật hệ thống. Dự án Koha phát hành bản lớn theo chu kỳ khoảng sáu tháng, và mỗi bản đều cần được cập nhật đúng hạn để giữ an toàn.
Một thư viện khoa có một cán bộ kiêm nhiệm vài buổi mỗi tuần có thể chạy Koha tốt, nếu phần máy chủ do bộ phận công nghệ thông tin hoặc đơn vị dịch vụ lo. Một thư viện mà cán bộ kiêm nhiệm cả phần máy chủ không được đào tạo thường gặp sự cố sau một hai năm: mất dữ liệu vì không sao lưu, hoặc hệ thống cũ không dám cập nhật.
Tình huống mẫu: thư viện của một viện nghiên cứu
Một viện nghiên cứu có khoảng vài nghìn đầu sách chuyên ngành, một cán bộ thư viện kiêm nhiệm, danh mục nằm trong một bảng tính nhiều năm. Viện quyết định chuyển sang Koha, nhờ bộ phận công nghệ thông tin của trường mẹ dựng máy chủ. Cán bộ thư viện dành vài tuần chuẩn hoá bảng tính: tách cột tác giả, sửa năm xuất bản, bổ sung ISBN cho sách có mã. Sách có ISBN được lấy biểu ghi qua Z39.50, phần còn lại chuyển từ bảng tính sang MARC.
Sau khi nhập, viện chỉ bật biên mục, lưu thông, bạn đọc và mục lục trực tuyến. Phân hệ bổ sung và ấn phẩm định kỳ để sau. Quy tắc mượn đơn giản: một nhóm bạn đọc nội bộ, một nhóm khách. Nhờ giữ phạm vi nhỏ, hệ thống chạy ổn từ tháng đầu, và cán bộ có thời gian học dần các phân hệ khác.
Những lỗi hay gặp ở thư viện nhỏ dùng Koha
Kinh nghiệm chung của các thư viện mới chuyển sang hệ thống tích hợp:
| Lỗi | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Nhập dữ liệu trước khi chốt tham số | Phải sửa loại tài liệu, vị trí cho hàng nghìn bản | Chốt tham số, thử lô nhỏ trước |
| Không sao lưu định kỳ | Mất toàn bộ dữ liệu khi máy chủ hỏng | Sao lưu tự động, kiểm khôi phục thử |
| Biên mục mỗi người một kiểu | Tìm không ra sách | Có quy ước biên mục viết thành văn bản |
| Không cập nhật phần mềm | Lỗ hổng bảo mật, khó nâng cấp về sau | Lập lịch cập nhật theo chu kỳ phát hành |
| Không ai được giao giữ hệ thống | Hệ thống bỏ dở, quay lại sổ sách | Giao việc rõ ràng trong quyết định của đơn vị |
Câu hỏi thường gặp
Koha có hỗ trợ tiếng Việt không?
Có thể hiển thị và lưu dữ liệu tiếng Việt với mã hoá UTF-8. Bản dịch giao diện phụ thuộc mức hoàn thiện của bản dịch cộng đồng cho phiên bản bạn dùng.
Thư viện nhỏ có cần biên mục MARC21 đầy đủ không?
Không nhất thiết đầy đủ mọi trường, nhưng nên theo MARC21 cho các trường chính để sau này hợp nhất hoặc chia sẻ với thư viện lớn được dễ dàng.
Có thể nhập danh mục sách từ bảng tính vào Koha không?
Được. Chuẩn hoá các cột, chuyển sang tệp MARC bằng công cụ như MarcEdit, rồi nhập qua chức năng nạp lô MARC trong Koha, thử với lô nhỏ trước.
Koha cần máy chủ cấu hình mạnh không?
Với thư viện nhỏ, nhu cầu máy chủ không cao. Quan trọng hơn cấu hình là có người quản trị, sao lưu định kỳ và cập nhật đúng hạn.
Nên tự cài hay thuê dịch vụ lưu trữ Koha?
Tự cài nếu trường có người quản trị Linux sẵn sàng giữ hệ thống lâu dài. Không có thì thuê dịch vụ hoặc nhờ bộ phận công nghệ thông tin, để cán bộ thư viện tập trung vào nghiệp vụ.
