Máy dùng chung ở phòng nghiên cứu an toàn khi mỗi người có tài khoản riêng không có quyền quản trị, dữ liệu nhạy cảm không bao giờ lưu cục bộ, USB được quét trước khi mở, không cài phần mềm bẻ khoá, và có quy trình bàn giao, khoá tài khoản khi một thành viên rời nhóm.
Chiếc máy cài SPSS bản quyền của khoa, máy nối với thiết bị đo, máy để nhập liệu phiếu khảo sát: mỗi phòng nghiên cứu đều có vài chiếc như vậy, và chúng thường là nơi dữ liệu nằm sót lại lâu nhất. Trong thư mục Tải xuống còn bảng danh sách người tham gia của đợt khảo sát hai năm trước, trình duyệt còn lưu mật khẩu email của một nghiên cứu sinh đã ra trường. Bài này là quy trình gọn cho người phụ trách phòng và cho từng thành viên.
Vì sao một tài khoản chung cho cả phòng là nguy hiểm?
Khi cả phòng dùng một tài khoản, mọi người thấy mọi tệp của nhau, trình duyệt lưu mật khẩu của người đăng nhập trước, các dịch vụ đồng bộ đám mây chạy dưới tên một người nhưng ai cũng dùng được. Khi có sự cố, không biết ai đã làm gì. Khi một người rời nhóm, không thể khoá quyền của riêng người đó mà không đổi mật khẩu của tất cả.
Tài khoản riêng giải quyết gần hết các vấn đề trên mà không tốn tiền: Windows và macOS đều cho tạo nhiều tài khoản người dùng trên một máy. Máy nối mạng của trường thì có thể dùng tài khoản tên miền của trường để đăng nhập, quản lý tập trung bởi bộ phận công nghệ thông tin.
Cấu hình tối thiểu cho mỗi máy dùng chung
Người phụ trách phòng làm một lần, kiểm lại mỗi học kỳ.
| Hạng mục | Cấu hình nên có | Vì sao |
|---|---|---|
| Tài khoản | Mỗi người một tài khoản thường, không có quyền quản trị | Phần mềm độc chạy dưới tài khoản thường khó cài sâu vào hệ thống |
| Quản trị | Một tài khoản quản trị riêng, chỉ người phụ trách biết mật khẩu | Việc cài phần mềm đi qua một đầu mối |
| Khoá màn hình | Tự khoá sau vài phút không dùng | Người rời chỗ quên đăng xuất |
| Mã hoá | BitLocker hoặc FileVault bật cho ổ hệ thống | Máy hoặc ổ cứng bị lấy đi |
| Cập nhật | Bật cập nhật tự động hệ điều hành và phần mềm | Phần lớn mã độc khai thác lỗ hổng đã có bản vá |
| Diệt mã độc | Microsoft Defender hoặc phần mềm trường cấp, bật quét ổ rời | USB là đường lây phổ biến |
| Lưu dữ liệu | Ổ mạng của khoa hoặc đám mây của trường, không lưu ổ cục bộ | Dữ liệu không nằm lại trên máy chung |
Dữ liệu người tham gia sót lại: tìm ở đâu
Những chỗ hay bị quên
Thư mục Tải xuống và Màn hình nền; Thùng rác chưa đổ; thư mục tạm của Windows; tệp tự khôi phục của Word, Excel; thư mục xuất kết quả mặc định của phần mềm thống kê; bản sao tệp mà ứng dụng nhắn tin tải về khi mở trên máy tính; lịch sử và tệp tải về của trình duyệt.
Tài khoản đám mây còn đăng nhập
Ứng dụng đồng bộ OneDrive, Google Drive cho máy tính còn chạy dưới tài khoản của người đã rời nhóm nghĩa là thư mục đám mây của họ vẫn mở trên máy chung. Trình duyệt còn đăng nhập hồ sơ đồng bộ thì mật khẩu và lịch sử của họ vẫn ở đó.
Cách dọn có hệ thống
Mỗi người dọn tài khoản của mình trước khi kết thúc đợt làm việc. Người phụ trách xoá hẳn tài khoản của người đã rời nhóm sau khi đã chuyển dữ liệu cần giữ, thay vì chỉ đổi mật khẩu. Với máy sắp thanh lý hay chuyển phòng, xoá trắng ổ theo hướng dẫn của bộ phận công nghệ thông tin; xoá tệp hay định dạng nhanh không đủ với ổ cứng cơ học.
USB lây mã độc và phần mềm bẻ khoá
USB là đường lây chính trên máy không nối mạng. Máy nối thiết bị đo thường không cập nhật, lại có người cắm USB để lấy số liệu ra. Quét USB trước khi mở, tắt tự động chạy (AutoPlay) cho ổ rời, và cân nhắc dùng một USB riêng chỉ cho máy đó.
Đừng mở tệp lạ trên USB. Tệp tắt (shortcut) mang tên thư mục quen thuộc là dạng lây phổ biến: bấm vào là chạy mã độc. Hiển thị phần mở rộng tệp trong File Explorer để nhận ra.
Phần mềm bẻ khoá là cửa mở sẵn. Bản SPSS, NVivo, MATLAB tải từ nguồn không chính thức thường kèm mã độc, và bộ cài đòi tắt phần mềm diệt mã độc. Ngoài rủi ro bảo mật, đó còn là vấn đề bản quyền khi kết quả được công bố.
Có lựa chọn hợp pháp. Nhiều trường có giấy phép cho phần mềm thống kê; nếu không, R, Python, JASP, jamovi, QGIS là phần mềm miễn phí có giấy phép rõ ràng.
Quy trình bàn giao khi một thành viên rời nhóm
Làm trước ngày thành viên rời đi, có danh sách để đánh dấu:
- Thành viên chuyển dữ liệu đề tài từ tài khoản cá nhân và máy chung về ổ chung của nhóm, kèm README mô tả.
- Chuyển quyền sở hữu các thư mục đám mây, biểu mẫu khảo sát, kho mã mà thành viên tạo sang tài khoản của nhóm hoặc trưởng nhóm.
- Thành viên đăng xuất mọi dịch vụ trên máy chung: trình duyệt, ứng dụng đồng bộ, phần mềm có giấy phép theo người dùng.
- Người phụ trách xoá tài khoản của thành viên trên máy chung sau khi kiểm dữ liệu đã chuyển đủ.
- Đổi mật khẩu các tài khoản dùng chung mà thành viên biết: wifi phòng, tài khoản thiết bị, tài khoản dịch vụ của nhóm.
- Thu hồi quyền trên các thư mục chia sẻ, kho mã, nhóm chat có trao đổi dữ liệu.
- Nhận lại USB, ổ ngoài của nhóm; với ổ cá nhân từng chứa dữ liệu người tham gia, xác nhận đã xoá theo cam kết.
Tình huống thường gặp và cách xử lý
Bảng danh sách người tham gia nằm trên màn hình nền
Một thành viên nhập liệu xong để lại tệp danh sách có họ tên, số điện thoại trên màn hình nền máy chung. Xử lý: chuyển tệp vào thư mục mã hoá của đề tài trên ổ mạng, xoá khỏi máy, đổ thùng rác, nhắc lại quy tắc trong buổi họp nhóm. Nếu máy có nhiều người ngoài nhóm dùng, ghi nhận sự việc trong nhật ký quản lý dữ liệu.
Phần mềm có giấy phép chỉ cài trên một máy
Nhiều người cần dùng một phần mềm thống kê có giấy phép theo máy. Thay vì chia sẻ một tài khoản, tạo tài khoản riêng cho từng người trên máy đó; phần mềm vẫn dùng chung giấy phép theo máy. Nếu giấy phép theo người dùng, kiểm điều khoản trước khi để nhiều người dùng.
Thiết bị đo xuất dữ liệu ra thư mục cố định
Phần mềm điều khiển thiết bị thường ghi kết quả vào một thư mục cố định trên ổ C. Lên lịch chuyển dữ liệu từ thư mục này sang ổ mạng sau mỗi phiên đo, và dọn thư mục định kỳ. Dữ liệu đo thường không có thông tin định danh, nhưng mẫu sinh học kèm mã bệnh nhân thì có.
Cộng tác viên ngắn hạn cần dùng máy vài tuần
Tạo tài khoản thường có ngày hết hạn nếu máy nối tên miền của trường hỗ trợ, hoặc ghi ngày xoá vào lịch của người phụ trách. Cộng tác viên chỉ được vào thư mục của phần việc họ làm.
Nội quy ngắn dán cạnh máy
Nội quy dài không ai đọc. Năm dòng là đủ:
- Đăng nhập bằng tài khoản của bạn, đăng xuất khi rời máy.
- Không lưu dữ liệu người tham gia trên máy này; dùng ổ mạng của nhóm.
- Quét USB trước khi mở tệp.
- Không cài phần mềm; cần gì báo người phụ trách.
- Thấy điều lạ, như cửa sổ bật lên, tệp bị đổi tên, báo ngay.
Câu hỏi thường gặp
Máy dùng chung có cần mã hoá ổ không?
Nên mã hoá, nhất là máy xách tay hay máy đặt ở phòng có nhiều người ra vào. Mã hoá bảo vệ khi máy hoặc ổ cứng bị lấy đi; nó không thay được tài khoản riêng và việc không lưu dữ liệu nhạy cảm cục bộ.
Có nên dùng tài khoản khách cho người đến làm ngắn hạn không?
Tài khoản tạm có quyền thường và xoá sau khi họ xong việc là hợp lý. Tránh dùng chung một tài khoản khách cố định vì dữ liệu của người trước còn nằm lại cho người sau.
Xoá tệp rồi đổ thùng rác có đủ không?
Với ổ cứng cơ học, tệp đã xoá vẫn có thể khôi phục bằng phần mềm. Khi thanh lý máy, nhờ bộ phận công nghệ thông tin xoá trắng an toàn hoặc huỷ ổ. Mã hoá từ đầu giúp việc này đơn giản hơn nhiều.
Máy nối thiết bị đo không cập nhật được thì làm sao?
Hạn chế cho máy đó lên mạng, dùng một USB riêng đã quét để chuyển số liệu, và không dùng máy đó cho việc khác như đọc email hay duyệt web.
Ai chịu trách nhiệm máy dùng chung trong nhóm?
Nên giao đích danh một người phụ trách, ghi trong kế hoạch quản lý dữ liệu. Người đó giữ mật khẩu quản trị, cài phần mềm, kiểm tài khoản mỗi học kỳ.