Trước khi cài OJS cần quyết bảy việc: máy chủ đặt ở đâu, dùng phiên bản nào, tên miền gì, thư gửi đi qua đâu, thư mục tệp đặt ngoài web ở đâu, sao lưu theo lịch nào và ai giữ quyền quản trị. Cài xong mới quyết thì phần lớn đều phải làm lại.
Open Journal Systems (OJS) là phần mềm mã nguồn mở của Public Knowledge Project (PKP), được rất nhiều tạp chí trên thế giới dùng, kể cả nhiều tạp chí trường đại học ở Việt Nam. Trình cài đặt chạy trên trình duyệt và khá dễ, nên nhiều nơi cài vội trên một máy chủ tạm. Hai năm sau, khi số bài đã nhiều, mới thấy thư không tới tay phản biện, tệp bản thảo truy cập được từ ngoài, hoặc người cài đã nghỉ và không ai có mật khẩu quản trị.
Bảy quyết định và câu hỏi cần trả lời
Mỗi dòng là một quyết định nên có người chịu trách nhiệm và được ghi thành văn bản trước khi chạy trình cài đặt.
| Quyết định | Câu hỏi cần trả lời | Hệ quả nếu làm sai |
|---|---|---|
| Máy chủ | Máy của trường hay thuê ngoài, ai vận hành, có đủ cấu hình không | Trang chậm, không ai xử lý khi máy hỏng |
| Phiên bản | Dùng bản hỗ trợ dài hạn hay bản mới nhất | Phải nâng cấp gấp, plugin không tương thích |
| Tên miền | Tên miền riêng hay tên miền con của trường | Đổi tên miền sau này làm hỏng DOI và đường dẫn |
| Thư gửi đi | Gửi qua máy chủ thư nào, tên miền gửi có cấu hình xác thực chưa | Thư mời phản biện rơi vào thư rác |
| Thư mục tệp | Đặt ở đâu ngoài thư mục web, dung lượng bao nhiêu | Bản thảo chưa công bố bị tải trộm |
| Sao lưu | Sao lưu gì, bao lâu một lần, lưu ở đâu, ai thử phục hồi | Mất bài khi máy hỏng |
| Quyền quản trị | Ai giữ tài khoản quản trị site, ai là quản lý tạp chí | Mất quyền khi người cài nghỉ việc |
Máy chủ và phiên bản
Máy chủ
OJS chạy trên PHP với cơ sở dữ liệu MySQL, MariaDB hoặc PostgreSQL, sau một máy chủ web như Apache hay Nginx. Yêu cầu cụ thể về phiên bản PHP và cơ sở dữ liệu thay đổi theo từng bản OJS; đọc tài liệu yêu cầu hệ thống của đúng bản bạn định cài thay vì theo hướng dẫn cũ trên mạng.
Câu hỏi quan trọng hơn cấu hình là ai vận hành. Một máy chủ của trung tâm thông tin trường có người trực sẽ tốt hơn một máy chủ thuê rẻ mà chỉ một giảng viên biết mật khẩu. Ghi rõ đầu mối kỹ thuật và kênh liên lạc khi có sự cố.
Phiên bản
PKP phát hành nhiều dòng phiên bản và chỉ định dòng nào được hỗ trợ dài hạn (LTS). Với tạp chí trường, nên chọn dòng hỗ trợ dài hạn đang được PKP khuyến nghị trên trang tải, vì nó nhận bản vá bảo mật lâu hơn và plugin, giao diện thường đã tương thích. Bản mới nhất có thêm tính năng, nhưng có thể chưa đủ plugin bạn cần.
Trước khi chọn, liệt kê các plugin bắt buộc với tạp chí: Crossref, ORCID, giao diện, thống kê, lưu trữ PKP PN. Kiểm từng plugin có bản cho phiên bản OJS định cài.
Tên miền và thư gửi đi
Tên miền
Tên miền sẽ nằm trong mọi đường dẫn bài, mọi bản ghi DOI và mọi trích dẫn. Chọn một tên mà cơ quan cam kết giữ lâu dài, thường là tên miền con của trường hoặc tên miền riêng do trường đứng tên. Tránh tên miền do một cá nhân đăng ký, vì khi người đó rời đi, tên miền có thể hết hạn.
Một máy chủ OJS có thể chứa nhiều tạp chí, mỗi tạp chí một đường dẫn riêng. Nếu trường có nhiều tạp chí, cân nhắc dùng chung một bản cài với một tên miền, mỗi tạp chí một đường dẫn con, để chỉ phải bảo trì một hệ thống.
Thư gửi đi
OJS gửi rất nhiều thư: xác nhận nộp bài, mời phản biện, nhắc hạn, quyết định biên tập. Nếu dùng hàm gửi thư mặc định của máy chủ, thư thường bị đánh dấu thư rác. Nên cấu hình gửi qua máy chủ SMTP của trường hoặc một dịch vụ gửi thư, khai trong mục [email] của tệp config.inc.php.
Tên miền dùng làm địa chỉ gửi cần được cấu hình xác thực thư (SPF, DKIM) để máy chủ nhận tin rằng thư là thật. Các bản OJS gần đây còn có tuỳ chọn trong mục thư để xử lý chính sách DMARC khi thư được gửi thay mặt người dùng; đọc phần chú thích ngay trong tệp cấu hình để hiểu từng tuỳ chọn.
Thư mục tệp phải nằm ngoài thư mục web
OJS lưu bản thảo, tệp phản biện và tệp đính kèm trong một thư mục khai ở files_dir của config.inc.php. Thư mục này phải nằm ngoài thư mục mà máy chủ web phục vụ công khai. Nếu đặt bên trong, ai biết hoặc đoán được đường dẫn có thể tải bản thảo chưa công bố, kể cả tệp phản biện ẩn danh.
Trình cài đặt sẽ hỏi đường dẫn thư mục này. Hãy tạo trước một thư mục ngoài web, cấp quyền ghi cho người dùng mà máy chủ web chạy dưới tên, rồi nhập đường dẫn đó. Đừng chấp nhận đường dẫn gợi ý nếu nó nằm trong thư mục web.
Ngoài files_dir, OJS còn có thư mục public trong thư mục web để chứa ảnh bìa, biểu trưng và tệp công khai. Thư mục này cũng cần quyền ghi, nhưng chỉ nên chứa thứ đã được phép công khai.
Dự tính dung lượng: một tạp chí ra vài số mỗi năm, mỗi bài kèm nhiều vòng bản thảo và tệp phản biện, sau vài năm có thể chiếm nhiều chục gigabyte. Chọn ổ đĩa có chỗ mở rộng.
Lịch sao lưu tối thiểu
Sao lưu chỉ có giá trị khi phục hồi được. Bảng dưới là mức tối thiểu cho một tạp chí trường; số liệu tần suất là gợi ý, điều chỉnh theo nhịp xuất bản.
| Thành phần | Tần suất gợi ý | Lưu ở đâu | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu | Hằng ngày | Máy khác với máy chạy OJS | Giữ nhiều bản theo ngày, tuần, tháng |
Thư mục files_dir | Hằng ngày, chép phần thay đổi | Máy khác hoặc kho lưu trữ ngoài | Phần nặng nhất, cần đủ dung lượng |
Thư mục public | Hằng tuần | Cùng nơi với bản sao tệp | Ít thay đổi |
Tệp config.inc.php | Mỗi lần sửa | Nơi lưu bảo mật | Chứa mật khẩu cơ sở dữ liệu |
| Thử phục hồi | Vài tháng một lần | Trên một máy thử | Bước hay bị bỏ qua nhất |
Ai giữ quyền gì
Quản trị site (Site Administrator). Quyền cao nhất trên toàn bộ bản cài, tạo và xoá tạp chí, xem cấu hình hệ thống. Chỉ nên có hai người: một người kỹ thuật, một người đại diện cơ quan. Mật khẩu lưu ở nơi quản lý mật khẩu của cơ quan.
Quản lý tạp chí (Journal Manager). Cấu hình một tạp chí, quản lý người dùng của tạp chí đó. Thường là thư ký toà soạn hoặc phó tổng biên tập.
Tài khoản máy chủ và cơ sở dữ liệu. Do bộ phận kỹ thuật giữ, tách khỏi tài khoản trong OJS. Ghi rõ ai có quyền đăng nhập máy chủ.
Tác vụ định kỳ. OJS cần tác vụ định kỳ để gửi thư nhắc, cập nhật thống kê, gửi DOI tự động. Người kỹ thuật cài lệnh chạy định kỳ cho tools/runScheduledTasks.php hoặc bật cơ chế tương đương trong cấu hình.
Câu hỏi thường gặp
Có thể cài OJS trên hosting chia sẻ không?
Có thể chạy, nhưng khó đặt thư mục tệp ngoài web, khó cài tác vụ định kỳ và giới hạn tài nguyên dễ làm trang chậm khi số bài tăng. Với tạp chí chính thức của trường, nên dùng máy chủ có quyền cấu hình đầy đủ.
Nên chọn bản OJS mới nhất hay bản hỗ trợ dài hạn?
Với tạp chí trường, ưu tiên dòng hỗ trợ dài hạn mà PKP khuyến nghị trên trang tải, vì nhận bản vá lâu hơn và plugin thường đã tương thích. Kiểm các plugin bắt buộc trước khi quyết định.
Một bản cài OJS chạy được nhiều tạp chí không?
Được. Một bản cài có thể chứa nhiều tạp chí, mỗi tạp chí có đường dẫn, cấu hình và người dùng riêng. Cách này giúp trường chỉ phải bảo trì và nâng cấp một hệ thống.
Vì sao thư mời phản biện của OJS hay rơi vào thư rác?
Thường do gửi bằng hàm thư mặc định của máy chủ và tên miền gửi chưa cấu hình xác thực thư. Cấu hình SMTP trong config.inc.php và thiết lập SPF, DKIM cho tên miền gửi sẽ cải thiện đáng kể.
Đặt thư mục tệp trong thư mục web thì nguy hiểm thế nào?
Bản thảo chưa công bố, tệp phản biện và tài liệu nội bộ có thể bị tải về nếu ai đó biết hoặc đoán được đường dẫn. Đặt files_dir ngoài thư mục web là yêu cầu cơ bản về bảo mật.
Người cài OJS nghỉ việc thì phải làm gì?
Đổi mật khẩu quản trị site, máy chủ và cơ sở dữ liệu, chuyển quyền cho người mới, cập nhật đầu mối với Crossref và nhà cung cấp tên miền. Làm điều này trước khi người cũ rời đi.
