Cấu hình quy trình biên tập trên OJS: vai trò, giai đoạn, thư tự động

Quy trình biên tập trên OJS gồm bốn giai đoạn: nộp bài, phản biện, biên tập bản thảo, dàn trang. Cấu hình đúng nghĩa là gán người vào đúng vai trò, giao chuyên mục cho biên tập viên, soạn mẫu thư tiếng Việt, đặt hạn phản biện mặc định và bật thư nhắc tự động.

Một toà soạn mới chuyển sang OJS thường giữ thói quen cũ: tổng biên tập nhận mọi bài, thư ký gửi thư mời phản biện từ hộp thư cá nhân, nhắc hạn bằng điện thoại. Làm vậy thì OJS chỉ là nơi chứa tệp. Bài này hướng dẫn cấu hình để hệ thống gánh phần việc lặp lại, còn ban biên tập dành thời gian cho phần cần đầu óc. Vị trí menu có thể khác đôi chút giữa các phiên bản.

Vai trò nào làm gì?

OJS có sẵn nhiều vai trò. Toà soạn không cần dùng hết; quan trọng là mỗi người được gán đúng vai trò với việc họ làm thật.

Lỗi phổ biến là gán mọi người làm Journal Manager cho tiện. Khi đó ai cũng thấy mọi bài, kể cả danh tính phản biện, và ai cũng sửa được cấu hình. Chỉ nên có một hai Journal Manager.

Bốn giai đoạn của một bài

Nộp bài (Submission)

Bài vào hệ thống, biên tập viên được phân xem sơ bộ: đúng phạm vi không, đủ tệp không, có cần từ chối ngay không. Quyết định ở đây là gửi phản biện, từ chối, hoặc trong một số trường hợp chuyển thẳng sang biên tập bản thảo.

Phản biện (Review)

Biên tập viên mời phản biện, theo dõi hạn, đọc nhận xét, rồi ra quyết định: chấp nhận, yêu cầu sửa, gửi phản biện vòng mới hay từ chối. Mỗi vòng phản biện được lưu riêng, tác giả nộp bản sửa vào vòng tương ứng.

Biên tập bản thảo (Copyediting)

Bài đã nhận được biên tập câu chữ. Biên tập viên ngôn ngữ trao đổi với tác giả về chỉnh sửa trong cùng giao diện thảo luận của bài, thay vì gửi thư riêng.

Dàn trang (Production)

Kỹ thuật viên tạo tệp toàn văn như PDF, HTML, gắn vào bài, xếp bài vào số tạp chí. Khi số được xuất bản, bài lên mạng và nếu đã cấu hình, DOI được gửi đi.

Gán chuyên mục và biên tập viên

Phân bài theo chuyên mục giúp tổng biên tập không phải phân tay từng bài. Các bước chính như sau.

1. Tạo các chuyên mục (Sections) tương ứng với lĩnh vực của tạp chí trong phần cài đặt tạp chí.
2. Với mỗi chuyên mục, chọn các biên tập viên chuyên mục phụ trách. Bài nộp vào chuyên mục đó sẽ được tự động gán cho họ.
3. Quyết định biên tập viên chuyên mục có được ra quyết định cuối cùng hay chỉ được đề xuất. OJS cho đặt quyền này khi gán người vào bài hoặc vào vai trò.
4. Đặt chế độ phản biện mặc định: kín hai chiều, kín một chiều hay mở. Biên tập viên vẫn đổi được cho từng lượt mời.
5. Thử nộp một bài giả bằng tài khoản tác giả thử, kiểm bài đến đúng người.

Soạn mẫu thư tiếng Việt

Mẫu thư nằm ở đâu

Mẫu thư được quản lý trong phần cài đặt quy trình, mục thư (Emails). Mỗi sự kiện như xác nhận nộp bài, mời phản biện, nhắc phản biện, thông báo quyết định đều có mẫu. Khi tạp chí bật tiếng Việt, mỗi mẫu có thể có bản tiếng Việt riêng.

Giữ nguyên các biến

Trong mẫu có các biến đặt trong dấu ngoặc nhọn, sẽ được thay bằng tên người nhận, tên bài, hạn phản biện, đường dẫn. Khi dịch, giữ nguyên biến và chỉ dịch phần chữ xung quanh. Tên biến khác nhau giữa các phiên bản OJS, nên đối chiếu với bản tiếng Anh ngay trong hệ thống.

Viết cho người bận

Thư mời phản biện nên có ngay ở đầu: tên bài, lĩnh vực, hạn trả lời, hạn hoàn thành, và nút hoặc đường dẫn để nhận hay từ chối. Bỏ những đoạn chào hỏi dài. Ghi rõ người phản biện có thể từ chối và giới thiệu người khác.

Hạn phản biện và thư nhắc tự động

Phần cài đặt phản biện trong mục quy trình cho đặt hạn mặc định và lịch nhắc. Con số trong bảng là gợi ý để bắt đầu, toà soạn điều chỉnh theo thực tế ngành.

Thư nhắc chỉ chạy khi tác vụ định kỳ của OJS hoạt động. Nếu cài đặt nhắc đã bật mà không ai nhận được thư nhắc, việc đầu tiên là hỏi bộ phận kỹ thuật lệnh chạy định kỳ có chạy không.

Theo dõi bài tồn đọng mà không cần bảng tính riêng

Khi quy trình đã chạy trên OJS, danh sách bài của từng người cho biết bài nào đang chờ ai. Biên tập viên mở danh sách bài được giao của mình, lọc theo giai đoạn, sẽ thấy bài nào đang chờ phản biện quá hạn, bài nào tác giả chưa nộp bản sửa. Tổng biên tập nhìn danh sách toàn tạp chí để biết chuyên mục nào đang dồn bài.

Một thói quen nên có: mỗi tuần một lần, thư ký toà soạn mở danh sách, lọc các bài đứng yên ở cùng một giai đoạn quá lâu, rồi nhắn trong phần thảo luận của từng bài. Ghi chú nằm ngay trong bài nên ai tiếp quản cũng đọc được, khác hẳn với tin nhắn điện thoại.

OJS cũng có các báo cáo thống kê biên tập như số bài nhận, tỷ lệ chấp nhận, thời gian xử lý trung bình. Những số này hữu ích khi tạp chí làm hồ sơ xin vào các danh mục chỉ mục, vì họ thường hỏi về thời gian phản biện và tỷ lệ từ chối. Số chỉ đúng khi mọi bước đều thật sự diễn ra trên hệ thống.

Lỗi hay gặp khi cấu hình

Mọi người đều là Journal Manager. Mất kiểm soát quyền và lộ danh tính phản biện. Thu hẹp còn một hai người.

Không gán biên tập viên cho chuyên mục. Bài nộp vào mà không ai được thông báo, nằm im nhiều tuần.

Dịch mẫu thư làm hỏng biến. Thư gửi đi còn nguyên chuỗi biến thay vì tên người. Thử gửi cho chính mình sau khi sửa mẫu.

Tác vụ định kỳ không chạy. Thư nhắc, thống kê, gửi DOI tự động cùng im lặng.

Trao đổi qua thư riêng ngoài hệ thống. Lịch sử xử lý bài bị đứt, người kế nhiệm không biết bài đã qua những gì.

Câu hỏi thường gặp