Khi Zotero báo hết dung lượng, chỉ phần tệp đính kèm ngừng đồng bộ; bản ghi, ghi chú và chú thích vẫn đồng bộ bình thường. Bạn có ba lối ra: mua thêm dung lượng Zotero, chuyển tệp sang máy chủ WebDAV, hoặc để PDF thành tệp liên kết trong một ổ đám mây.
Mỗi lối có cái giá riêng, nhất là khi bạn cần đọc và ghi chú trên máy tính bảng. Chọn sai, bạn có thể mất khả năng mở tệp trên điện thoại, hoặc tệ hơn là làm hỏng cả cơ sở dữ liệu thư viện. Bài này đi từ cơ chế đến từng thao tác.
Đồng bộ dữ liệu và đồng bộ tệp khác nhau thế nào?
Zotero tách việc đồng bộ thành hai phần độc lập. Hiểu điểm này thì mới đọc đúng thông báo lỗi.
| Phần | Gồm những gì | Giới hạn | Đi qua đâu |
|---|---|---|---|
| Đồng bộ dữ liệu | Bản ghi, thư mục, thẻ, ghi chú, chú thích làm trong trình đọc của Zotero | Miễn phí, không giới hạn dung lượng | Luôn qua máy chủ Zotero |
| Đồng bộ tệp | PDF, EPUB, ảnh chụp trang web và mọi tệp đính kèm dạng lưu trữ | Gói miễn phí có hạn mức nhỏ; muốn nhiều hơn phải mua gói | Máy chủ Zotero hoặc WebDAV (chỉ cho thư viện cá nhân) |
| Tệp liên kết | Tệp nằm ngoài thư mục của Zotero, Zotero chỉ giữ đường dẫn | Không tính vào hạn mức Zotero | Không đồng bộ qua Zotero; bạn tự lo bằng ổ đám mây |
Vì chú thích làm trong trình đọc của Zotero được lưu trong cơ sở dữ liệu chứ không ghi vào tệp, chúng vẫn sang máy khác dù tệp PDF chưa sang. Nhưng không có tệp thì bạn chỉ thấy danh sách chú thích, không mở được trang để đọc tiếp.
Mức dung lượng và giá từng gói thay đổi theo thời gian; xem trang Storage trong phần thiết lập tài khoản trên trang Zotero để biết con số hiện hành và lượng đã dùng.
Trước khi trả tiền hay chuyển chỗ: dọn dung lượng đang dùng
Đổ thùng rác
Tệp nằm trong thùng rác của Zotero vẫn tính vào hạn mức cho tới khi bạn đổ thùng rác. Nhiều người đầy dung lượng chỉ vì vài trăm bản trùng đã xoá nhưng chưa đổ.
Tắt ảnh chụp trang web tự động
Mỗi lần lưu bài báo từ trang web, Zotero có thể tự lưu kèm một ảnh chụp trang (snapshot). Nếu đã có PDF thì ảnh chụp này thừa. Vào Settings → General, bỏ chọn mục tự chụp ảnh trang khi tạo bản ghi từ trang web.
Tìm tệp nặng
Sắp xếp theo cột kích thước tệp không có sẵn, nhưng bạn có thể lọc theo loại tệp đính kèm và soi những bản scan sách, luận án dày hàng trăm trang. Một cuốn sách scan có thể nặng bằng cả trăm bài báo; những tệp này nên chuyển thành tệp liên kết.
WebDAV: giữ nguyên cách làm việc, đổi chỗ chứa tệp
Khi nào hợp
WebDAV hợp với người có sẵn một chỗ chứa hỗ trợ giao thức này: máy chủ Nextcloud hoặc ownCloud của cơ quan, hoặc một dịch vụ lưu trữ có cổng WebDAV. Với bạn, mọi thứ trông như cũ: kéo thả PDF vào Zotero, tệp tự sang máy khác và ứng dụng Zotero trên điện thoại.
Thiết lập
Vào Settings → Sync, ở phần File Syncing đổi lựa chọn đồng bộ tệp của My Library từ Zotero sang WebDAV, điền địa chỉ, tên đăng nhập, mật khẩu rồi bấm Verify Server. Zotero tạo một thư mục tên zotero trên máy chủ và lưu mỗi tệp thành một gói nén. Trên ứng dụng Zotero cho iPad, iPhone, Android, điền cùng thông tin WebDAV trong phần thiết lập đồng bộ tệp.
Giới hạn phải biết
WebDAV chỉ dùng được cho thư viện cá nhân. Tệp của thư viện nhóm luôn đi qua máy chủ Zotero và tính vào hạn mức của chủ nhóm. Ngoài ra, thư mục trên máy chủ WebDAV chỉ chứa gói nén, không phải PDF đọc được trực tiếp, nên đừng định mở chúng bằng phần mềm khác.
Tệp liên kết qua ổ đám mây: rẻ nhất nhưng phải làm đúng
Cách hoạt động
Bạn cất PDF trong một thư mục do Google Drive, OneDrive hay Dropbox đồng bộ, rồi để Zotero liên kết tới tệp thay vì chép vào thư mục lưu trữ của nó. Ổ đám mây lo việc đưa tệp sang máy khác; Zotero chỉ nhớ đường dẫn.
Thư mục gốc cho tệp liên kết
Để đường dẫn đúng trên mọi máy, đặt Linked Attachment Base Directory trong Settings → Advanced → Files and Folders trỏ tới thư mục đám mây đó, trên từng máy. Khi ấy Zotero lưu đường dẫn tương đối; máy Windows và máy Mac đặt thư mục ở chỗ khác nhau vẫn mở được tệp.
Chuyển tệp sẵn có
Zotero không có lệnh dời hàng loạt tệp lưu trữ sang tệp liên kết. Người dùng thường nhờ tiện ích bên thứ ba như ZotMoov hoặc Attanger; trước khi cài, kiểm trang của tiện ích xem có hỗ trợ đúng phiên bản Zotero bạn đang chạy hay không, và sao lưu thư mục dữ liệu trước khi chạy.
Cái giá của tệp liên kết trên máy tính bảng
Ứng dụng Zotero trên điện thoại và máy tính bảng không mở được tệp liên kết, vì tệp không đi qua hệ thống đồng bộ của Zotero. Bạn sẽ thấy bản ghi, thấy chú thích cũ, nhưng không đọc tiếp được. Nếu thói quen của bạn là đọc trên máy tính bảng, hướng giải quyết thực tế là chia đôi thư viện: bài báo đang đọc để dạng lưu trữ thường (đi qua Zotero hoặc WebDAV), còn sách scan, tài liệu đã đọc xong, dữ liệu kèm bài thì để tệp liên kết.
Một cách khác là mở PDF từ ứng dụng ổ đám mây trên máy tính bảng rồi ghi chú bằng phần mềm đọc PDF khác. Khi đó chú thích được ghi thẳng vào tệp, không vào cơ sở dữ liệu Zotero; trên máy tính, Zotero hiển thị chúng như chú thích bên ngoài và bạn phải nhập vào nếu muốn tìm kiếm cùng các chú thích khác. Cách này chạy được, nhưng chú thích sẽ nằm hai nơi, nên chỉ dùng khi thật cần.
Điều tuyệt đối không làm: đặt thư mục dữ liệu Zotero vào ổ đám mây
Thư mục dữ liệu (chứa tệp zotero.sqlite) khác với thư mục chứa PDF liên kết. Đặt thư mục dữ liệu vào Dropbox, OneDrive hay Google Drive để “đồng bộ cho nhanh” là cách làm hỏng thư viện quen thuộc nhất.
- Ổ đám mây có thể chép tệp cơ sở dữ liệu giữa chừng khi Zotero đang ghi, sinh bản lỗi hoặc bản xung đột.
- Mở Zotero ở hai máy cùng lúc thì hai bản cơ sở dữ liệu ghi đè lên nhau, mất thay đổi không báo trước.
- Khi hỏng, bạn chỉ còn trông vào bản sao lưu tự động
zotero.sqlite.bakhoặc dữ liệu trên máy chủ Zotero. - Đồng bộ dữ liệu của Zotero đã miễn phí và không giới hạn, nên không có lý do gì đi đường vòng này.
Muốn dời thư mục dữ liệu sang ổ khác trên cùng máy, dùng Settings → Advanced → Files and Folders → Data Directory Location, đóng Zotero rồi chuyển cả thư mục.
Chọn cách nào: bảng quyết định nhanh
| Tình huống của bạn | Lựa chọn hợp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đọc nhiều trên máy tính bảng, thư viện vài nghìn bài | Mua thêm dung lượng Zotero hoặc dùng WebDAV | Mọi tệp mở được trên ứng dụng di động |
| Cơ quan có Nextcloud hoặc ownCloud | WebDAV | Hỏi bộ phận kỹ thuật xem có bật WebDAV và hạn mức bao nhiêu |
| Chủ yếu dùng máy tính, nhiều sách scan nặng | Tệp liên kết trong ổ đám mây | Đặt thư mục gốc liên kết trên từng máy |
| Thư viện nhóm hết dung lượng | Chủ nhóm mua thêm, hoặc thành viên cất tệp lớn ở thư viện cá nhân | WebDAV không áp dụng cho nhóm |
| Chỉ dùng một máy | Không cần đồng bộ tệp | Vẫn nên bật đồng bộ dữ liệu để có bản lưu trên máy chủ |
Sau khi đổi cách lưu tệp: kiểm trong mười phút
Đổi chỗ chứa tệp là thao tác nên kiểm ngay, trước khi bạn quên mình đã đổi gì.
- Thêm một PDF mới trên máy chính, bấm đồng bộ, chờ biểu tượng đồng bộ dừng quay.
- Sang máy thứ hai hoặc ứng dụng trên máy tính bảng, đồng bộ, mở đúng tệp đó và làm một chú thích thử.
- Quay lại máy chính, đồng bộ, xem chú thích thử đã hiện chưa rồi xoá nó.
- Với tệp liên kết, mở thử một tệp cũ trên máy thứ hai; nếu báo không tìm thấy tệp, kiểm lại thư mục gốc liên kết trên máy đó.
- Vào phần quản lý dung lượng trên trang Zotero, xem con số đã giảm như dự tính hay chưa.
Nếu một bước hỏng, dừng lại sửa trước khi thêm tài liệu mới; sửa sớm với vài tệp nhẹ hơn nhiều so với sửa sau khi đã thêm cả trăm tệp.
Câu hỏi thường gặp
Hết dung lượng Zotero thì có mất tài liệu đã lưu không?
Không. Tệp đã đồng bộ vẫn nằm trên máy chủ và trên máy bạn. Chỉ tệp mới thêm không lên được máy chủ, nên máy khác và ứng dụng di động sẽ không thấy tệp đó cho tới khi bạn giải phóng hoặc mua thêm dung lượng.
Có dùng Google Drive làm WebDAV cho Zotero được không?
Google Drive không cung cấp cổng WebDAV, nên không điền vào phần WebDAV của Zotero được. Muốn dùng Google Drive, cách duy nhất là cất PDF thành tệp liên kết trong thư mục Google Drive trên máy tính.
Chuyển từ máy chủ Zotero sang WebDAV có phải tải lại toàn bộ tệp không?
Có. Sau khi đổi, Zotero tải các tệp từ máy bạn lên máy chủ WebDAV trong lần đồng bộ tiếp theo, nên lần đầu có thể lâu. Đảm bảo máy đang dùng có đủ mọi tệp trước khi đổi.
Chú thích làm trên iPad có sang máy tính nếu tệp đang dùng WebDAV không?
Có. Chú thích làm trong ứng dụng Zotero được lưu vào cơ sở dữ liệu và đi theo đồng bộ dữ liệu, không phụ thuộc tệp đi đường nào. Trên máy tính, mở PDF trong Zotero là thấy chúng.
Có nên xoá ảnh chụp trang web cũ để giảm dung lượng không?
Nên, nếu bản ghi đó đã có PDF toàn văn. Ảnh chụp trang chỉ hữu ích với tài liệu không có PDF như bài báo điện tử hay trang chính sách. Xoá xong nhớ đổ thùng rác thì dung lượng mới được trả lại.
