Luận văn, luận án số hoá thường có bốn mức truy cập: toàn văn mở cho mọi người, chỉ công khai tóm tắt, chỉ đọc tại chỗ hoặc trong mạng trường, và hạn chế có thời hạn rồi mới mở. Mức nào áp dụng tuỳ chính sách của trường, quy định hiện hành và lựa chọn của tác giả.
Người tìm đọc luận án của người khác thường bối rối vì cùng là thư viện số mà nơi thì cho tải cả tệp, nơi chỉ cho xem vài trang, nơi bắt đến tận phòng đọc. Người sắp nộp luận án thì băn khoăn có nên để mở toàn văn không, nhất là khi chưa đăng bài báo từ kết quả. Hiểu cấu trúc các mức truy cập giúp cả hai phía.
Các mức truy cập thường gặp
Mỗi trường gọi tên khác nhau, nhưng về bản chất thường rơi vào các mức sau:
| Mức | Người đọc thấy gì | Thường dùng khi |
|---|---|---|
| Toàn văn mở | Siêu dữ liệu, tóm tắt và tải được toàn văn từ bất kỳ đâu | Mặc định của nhiều kho lưu trữ mở |
| Chỉ tóm tắt | Siêu dữ liệu và tóm tắt; toàn văn không công khai | Tác giả chưa đồng ý mở hoặc có nội dung hạn chế |
| Trong mạng trường hoặc tại chỗ | Toàn văn chỉ đọc được từ mạng trường hoặc máy ở phòng đọc | Chính sách thận trọng, cân bằng giữa phục vụ và bảo vệ |
| Hạn chế có thời hạn | Tóm tắt ngay, toàn văn mở sau một ngày định trước | Chờ đăng bài báo, chờ thủ tục sáng chế |
| Không công khai | Chỉ có thông tin thư mục | Nội dung bảo mật theo quy định |
Trên kho dùng phần mềm như DSpace, các mức này được đặt ở cấp tệp: một luận án có thể công khai tóm tắt và chương mở đầu, còn tệp toàn văn đặt hạn chế.
Quyền của tác giả
Tác giả giữ quyền tác giả
Luận văn, luận án là tác phẩm của người viết. Khi nộp bản số vào thư viện, tác giả thường ký một văn bản cho phép trường lưu trữ và phổ biến theo mức truy cập đã chọn. Đây là giấy phép không độc quyền: trường được lưu và cho đọc, tác giả vẫn giữ quyền tác giả và được đăng bài, xuất bản sách từ nội dung đó.
Đọc kỹ văn bản cho phép
Văn bản này quyết định trường được làm gì: chỉ lưu nội bộ, cho đọc trong mạng trường, hay công khai trên internet; có được chuyển sang định dạng khác để bảo quản không; có được cung cấp cho kho thu gom bên ngoài không. Nếu trường có lựa chọn, tác giả cần chọn có ý thức chứ không ký cho xong thủ tục.
Quy định cấp trên
Ngoài chính sách của trường, đào tạo sau đại học còn chịu quy chế của cơ quan quản lý, trong đó có yêu cầu về công khai và lưu chiểu. Đọc quy chế đào tạo hiện hành và quy định của trường để biết phần nào bắt buộc công khai, phần nào tác giả được chọn. Luận án tiến sĩ ở Việt Nam còn được nộp lưu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam theo quy định.
Khi nào nên xin hạn chế, và hạn chế bao lâu?
Thời hạn hạn chế cụ thể do quy định của trường cho phép; hỏi thư viện hoặc phòng sau đại học trước khi nộp.
Đang chờ đăng bài báo. Một số tạp chí ngại nhận bài khi nội dung đã công khai đầy đủ trong luận án, dù nhiều tạp chí chấp nhận. Đọc chính sách của tạp chí dự định gửi; nếu không rõ, hạn chế toàn văn một thời gian là lựa chọn an toàn.
Đang làm thủ tục sáng chế. Công bố trước khi nộp đơn có thể ảnh hưởng tới tính mới của sáng chế. Trường hợp này nên hạn chế tới khi đã nộp đơn.
Có dữ liệu nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân của người tham gia, thông tin của đối tác cần bảo mật, nên được xử lý trong chính luận án hoặc giữ ở mức không công khai.
Không nên hạn chế vô thời hạn chỉ vì ngại. Luận án mở được đọc và trích dẫn nhiều hơn, giúp chính tác giả được biết tới. Hạn chế nên có lý do và có ngày kết thúc.
Tra luận án ở các thư viện khác trong nước
Không có một cổng duy nhất chứa mọi luận văn, luận án Việt Nam. Trình tự tìm hợp lý:
- Tra kho lưu trữ hoặc mục lục trực tuyến của trường nơi luận án được bảo vệ; tên trường thường ghi trong trích dẫn.
- Tra cơ sở dữ liệu luận án của Thư viện Quốc gia Việt Nam với luận án tiến sĩ.
- Tìm trên Google Scholar và BASE theo tên luận án, vì nhiều kho của trường đã được thu gom.
- Nếu chỉ thấy tóm tắt, liên hệ thư viện nơi lưu để hỏi điều kiện đọc toàn văn, có thể là đọc tại chỗ.
- Viết thư cho tác giả, nhiều người sẵn lòng chia sẻ bản điện tử cho mục đích nghiên cứu.
Khi trích dẫn luận án, ghi đủ tên tác giả, năm, tên luận án, loại (luận văn thạc sĩ hay luận án tiến sĩ), tên trường. Đó là thông tin người đọc cần để tìm lại.
Tra luận án nước ngoài
Một số nguồn lớn để tìm luận án nước ngoài, mức truy cập toàn văn khác nhau:
| Nguồn | Phạm vi | Truy cập toàn văn |
|---|---|---|
| ProQuest Dissertations & Theses Global | Luận án nhiều nước, mạnh nhất với Bắc Mỹ | Cần thuê bao; trường không mua thì chỉ xem thông tin thư mục |
| NDLTD | Mạng lưới luận án điện tử, tìm qua nhiều kho | Tuỳ kho gốc |
| DART-Europe | Luận án truy cập mở của các trường châu Âu | Phần lớn mở |
| OATD | Luận án truy cập mở gom từ nhiều kho | Mở |
| BASE, lọc loại luận án | Kho lưu trữ khắp thế giới | Tuỳ trạng thái truy cập |
Khi trích dẫn và dùng lại nội dung luận án của người khác
Đọc được toàn văn không có nghĩa là được dùng lại tuỳ ý. Trích dẫn ý tưởng, kết quả, một đoạn ngắn kèm ghi nguồn là cách dùng bình thường trong học thuật. Dùng lại bảng hỏi, bộ dữ liệu, hình vẽ, hoặc một phần dài của luận án trong tài liệu của mình thì cần xem luận án có giấy phép mở cho phép điều đó không; nếu không, xin phép tác giả.
Luận án ở mức chỉ đọc tại chỗ có thêm một giới hạn: chụp hay sao chép thường không được phép, hoặc chỉ được một phần theo quy định của thư viện. Khi đến đọc, mang sổ ghi chép và ghi đủ thông tin trích dẫn, kể cả số trang, để không phải quay lại.
Gợi ý cho thư viện trường
Thư viện có thể làm nhiều việc để luận án của trường vừa được bảo vệ đúng mức vừa tới được người đọc. Một mẫu văn bản cho phép rõ ràng, liệt kê các mức truy cập cho tác giả chọn. Một quy trình xử lý thời hạn hạn chế để tệp tự mở đúng ngày, không phụ thuộc trí nhớ của ai. Siêu dữ liệu đầy đủ, tóm tắt cả tiếng Việt và tiếng Anh, để luận án hiện trên các dịch vụ thu gom ngay cả khi toàn văn chưa mở.
Với luận văn, luận án cũ đã số hoá từ bản in, cần rà lại văn bản cho phép. Những bản không có giấy tờ cho phép công khai nên để ở mức thận trọng, và liên hệ tác giả khi có thể để xin chuyển sang mức mở.
Câu hỏi thường gặp
Nộp luận án vào thư viện số có mất quyền tác giả không?
Không. Tác giả thường cấp cho trường giấy phép không độc quyền để lưu và phổ biến. Tác giả vẫn giữ quyền tác giả và được đăng bài, xuất bản sách từ nội dung luận án.
Có nên để mở toàn văn luận án khi chưa đăng bài báo?
Tuỳ chính sách của tạp chí dự định gửi. Nhiều tạp chí chấp nhận nội dung từng có trong luận án, một số thì không. Nếu chưa rõ, xin hạn chế có thời hạn.
Thời hạn hạn chế luận án tối đa là bao lâu?
Tuỳ quy định của từng trường và quy chế hiện hành. Hỏi thư viện hoặc phòng sau đại học trước khi nộp, và chọn thời hạn vừa đủ cho lý do cụ thể.
Tìm luận án tiến sĩ Việt Nam ở đâu?
Tra kho của trường nơi bảo vệ, cơ sở dữ liệu luận án của Thư viện Quốc gia Việt Nam, rồi Google Scholar và BASE. Không thấy toàn văn thì liên hệ thư viện nơi lưu hoặc tác giả.
Vì sao có luận án chỉ đọc được tại thư viện?
Vì tác giả chưa đồng ý công khai trên mạng, văn bản cho phép cũ không bao gồm việc đưa lên internet, hoặc chính sách của trường chọn mức thận trọng.
