Overleaf cho nhóm viết chung một dự án LaTeX theo thời gian thực: chia sẻ bằng nút Share, mỗi người một vai trò, bình luận ngay trên mã. Theo dõi thay đổi, lịch sử đầy đủ và đồng bộ Git là tính năng của gói trả phí, áp theo gói của chủ dự án.
Nhiều nhóm chỉ phát hiện giới hạn của gói miễn phí khi đang gấp: không mời thêm được người, không xem lại được bản của tuần trước. Bài này chỉ cách bố trí dự án và quy ước làm việc để tránh những tình huống đó, kể cả khi nhóm không có gói trả phí.
Chia sẻ dự án và chọn vai trò
Ba vai trò
Khi mời qua nút Share, bạn chọn vai trò cho từng người: người chỉnh sửa (Editor) sửa được mọi tệp; người nhận xét (Reviewer) đọc, bình luận và đề xuất sửa ở chế độ theo dõi thay đổi; người xem (Viewer) chỉ đọc. Vai trò đổi được sau khi mời.
Giới hạn số người
Số người cộng tác được tính theo gói của chủ dự án. Theo trang tính năng của Overleaf tại thời điểm viết, gói miễn phí cho một người cộng tác (chỉnh sửa hoặc nhận xét) mỗi dự án, người xem không giới hạn; các gói trả phí cho nhiều hơn. Con số có thể thay đổi, xem trang giá hiện hành trước khi lên kế hoạch.
Chia sẻ bằng đường liên kết
Ngoài mời theo thư điện tử, dự án có thể bật đường liên kết cho phép xem hoặc chỉnh sửa. Đường liên kết chỉnh sửa trao quyền cho bất kỳ ai có nó; chỉ dùng trong nhóm tin cậy và tắt khi xong việc.
Tính năng nào chạy được ở gói miễn phí?
Tính năng cao cấp áp theo gói của chủ dự án: thành viên dùng gói miễn phí vẫn dùng được các tính năng đó khi làm việc trong dự án của người có gói trả phí.
| Tính năng | Gói miễn phí | Gói trả phí |
|---|---|---|
| Chỉnh sửa đồng thời, bình luận | Có | Có |
| Số người cộng tác chỉnh sửa hoặc nhận xét | Một người mỗi dự án | Nhiều hơn, tuỳ gói |
| Theo dõi thay đổi (track changes) | Không | Có |
| Lịch sử phiên bản | Trong 24 giờ gần nhất | Toàn bộ, đặt tên phiên bản, khôi phục |
| Đồng bộ Git, GitHub, Dropbox | Không | Có |
| Liên kết Zotero, Mendeley | Không | Có (người cộng tác vẫn trích được tài liệu đã nhập) |
| Thời gian biên dịch | Giới hạn thấp hơn | Dài hơn |
Nhiều trường đại học trên thế giới mua giấy phép Overleaf cho cả trường; hỏi thư viện hoặc bộ phận công nghệ thông tin của cơ quan xem tài khoản bằng thư điện tử của trường có được nâng gói hay không.
Bình luận và theo dõi thay đổi: dùng cho đúng việc
Bình luận
Bôi đen một đoạn mã rồi thêm bình luận; bình luận hiện ở lề, có thể trả lời và đánh dấu đã giải quyết. Đây là chỗ để hỏi, đề xuất ý, ghi việc cần làm. Đừng viết ý kiến vào tệp bằng dấu %: dòng chú thích kiểu đó không ai được báo, và hay sót lại trong bản nộp.
Theo dõi thay đổi
Khi bật, mọi chỉnh sửa hiện màu theo người sửa, người khác chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi, như trong Word. Hợp với giai đoạn đồng tác giả cấp cao đọc lại bản thảo hoặc khi sửa theo ý kiến phản biện. Ở giai đoạn viết nháp, bật theo dõi cho mọi thứ làm màn hình rối và chậm.
Nhóm không có gói trả phí
Thay theo dõi thay đổi bằng quy ước: mỗi chương có một người phụ trách viết, người khác góp ý bằng bình luận, chỉ người phụ trách sửa trực tiếp. Sửa lớn thì báo trong khung trò chuyện của dự án.
Lịch sử phiên bản: đừng để mất bản của tuần trước
Với gói trả phí, mục History lưu toàn bộ thay đổi, cho xem khác biệt giữa hai thời điểm, đặt tên một phiên bản (ví dụ “bản nộp vòng 1”) và khôi phục tệp. Đặt tên phiên bản ở mỗi mốc nộp bài: khi phản biện hỏi về một câu đã sửa, bạn mở lại được đúng bản đã nộp.
Với gói miễn phí, lịch sử chỉ giữ 24 giờ. Nhóm phải tự sao lưu: ở mỗi mốc, tải mã nguồn dạng tệp nén qua nút tải xuống và lưu vào thư mục chung của nhóm với tên có ngày; đồng thời tải PDF. Mất năm phút mỗi mốc, nhưng là bảo hiểm duy nhất khi ai đó lỡ xoá nhầm một mục lớn.
Làm việc ngoại tuyến và đồng bộ Git
Overleaf không có chế độ ngoại tuyến
Trình soạn của Overleaf cần mạng. Muốn viết trên máy bay hay ở nơi mạng kém, cách được hỗ trợ là đồng bộ Git: sao dự án về máy, sửa bằng trình soạn và bản TeX cài tại máy, rồi đẩy lên khi có mạng.
Các bước cơ bản
Trong menu của dự án, mục Git cho địa chỉ để sao dự án về. Overleaf dùng mã xác thực (token) tạo trong phần thiết lập tài khoản thay cho mật khẩu khi Git hỏi đăng nhập. Sau đó dùng lệnh Git thông thường: kéo về trước khi sửa, gửi thay đổi kèm lời mô tả, đẩy lên. Thay đổi người khác làm trên trình soạn trực tuyến sẽ đến máy bạn ở lần kéo tiếp theo.
Xung đột
Nếu bạn và người khác cùng sửa một đoạn, Git báo xung đột khi kéo về và bạn phải gộp tay. Giảm xung đột bằng cách chia tệp theo chương hoặc theo mục, và viết mỗi câu một dòng trong mã nguồn: thay đổi khi đó gói gọn trong ít dòng, gộp dễ hơn nhiều so với cả đoạn văn trên một dòng.
GitHub
Đồng bộ GitHub đẩy dự án sang một kho GitHub, tiện khi nhóm đã quản lý mã phân tích ở đó. Không nên vừa dùng đồng bộ GitHub vừa đẩy Git trực tiếp vào cùng một dự án nếu chưa nắm chắc luồng thay đổi.
Tình huống: ba tác giả, hai múi giờ, một hạn nộp
Một nhóm ba người, hai người ở Việt Nam và một người làm sau tiến sĩ ở châu Âu, viết chung bài trên Overleaf với gói miễn phí của trưởng nhóm. Vì gói miễn phí chỉ cho một người cộng tác chỉnh sửa, người thứ ba ban đầu chỉ xem được. Nhóm chuyển quyền sở hữu dự án cho thành viên ở châu Âu, người có tài khoản trường với gói cao cấp, và mọi người lập tức có theo dõi thay đổi, lịch sử đầy đủ.
Họ chia việc theo tệp: mỗi người một mục, người viết mục kết quả giữ tệp .bib. Vì lệch múi giờ, mỗi người kết thúc phiên làm việc bằng một bình luận tóm tắt đã sửa gì và còn vướng gì, thay vì nhắn tin rời rạc. Trước ngày nộp, trưởng nhóm đặt tên phiên bản “bản nộp”, bật theo dõi thay đổi cho vòng đọc cuối, và chỉ chấp nhận sửa sau khi cả ba đồng ý. Không có gì phức tạp; điểm mấu chốt là biết giới hạn theo gói nằm ở chủ dự án.
Gửi bản thảo cho người không dùng Overleaf
Đồng tác giả cấp cao hay người góp ý bên ngoài nhóm thường không muốn tạo tài khoản. Có hai cách gọn: gửi PDF để họ chú thích trực tiếp trên tệp, hoặc bật đường liên kết chỉ xem để họ đọc bản mới nhất mà không sửa được. Góp ý trên PDF sau đó được người phụ trách chuyển thành bình luận hoặc sửa trong mã nguồn. Tránh gửi tệp nén mã nguồn cho người không dùng LaTeX, vì họ không biên dịch được và dễ sửa nhầm vào tệp.
Quy ước tối thiểu cho một dự án viết chung
- Một tệp chính, mỗi mục lớn một tệp; ghi tên người phụ trách ở đầu mỗi tệp bằng một dòng chú thích.
- Không ai đổi phần đầu tệp chính (gói, lớp tài liệu) mà không báo; một gói thêm vào có thể làm hỏng biên dịch của cả nhóm.
- Hình đặt trong thư mục riêng, tên tệp không dấu, không khoảng trắng.
- Tệp .bib do một người quản lý, hoặc xuất từ thư viện nhóm Zotero; không ai sửa tay tệp .bib trên Overleaf.
- Trước mỗi mốc nộp: đặt tên phiên bản hoặc tải bản sao lưu, biên dịch sạch không cảnh báo nghiêm trọng.
Câu hỏi thường gặp
Người được mời có cần tài khoản Overleaf trả phí không?
Không cần. Người được mời chỉ cần tài khoản Overleaf, kể cả gói miễn phí. Giới hạn số người cộng tác và các tính năng cao cấp tính theo gói của chủ dự án.
Chuyển chủ dự án sang người khác được không?
Được. Chủ dự án có thể chuyển quyền sở hữu cho một người cộng tác trong phần chia sẻ. Đây là cách để dự án hưởng gói trả phí của người khác trong nhóm.
Người nhận xét có sửa trực tiếp được không?
Người nhận xét không sửa trực tiếp; mọi đề xuất sửa của họ được ghi ở chế độ theo dõi thay đổi để người chỉnh sửa chấp nhận hoặc từ chối, và họ thêm được bình luận.
Dùng Git với Overleaf có cần biết dòng lệnh không?
Không bắt buộc. Các phần mềm Git có giao diện như GitHub Desktop hoặc tiện ích Git trong VS Code làm được các thao tác kéo, gửi, đẩy. Điều cần là hiểu thứ tự kéo về trước khi sửa để tránh xung đột.
Lỡ xoá mất một chương trên gói miễn phí thì làm gì?
Nếu chưa quá 24 giờ, mở mục History để khôi phục. Quá thời hạn đó, chỉ còn cách lấy lại từ bản sao lưu đã tải về; vì vậy nhóm dùng gói miễn phí nên sao lưu ở mỗi mốc.
