Muốn ảnh chụp bằng điện thoại dùng được cho lưu trữ, hãy cố định máy song song với mặt giấy, chiếu sáng đều từ hai bên, đặt thẻ màu và thước trong khung, khoá phơi sáng và lấy nét, chụp đủ bìa, gáy, mọi trang, và lưu tệp gốc ít nén nhất mà máy cho phép.
Rất nhiều tư liệu Hán Nôm, gia phả, văn tự, sổ sách ở đình chùa và gia đình chỉ được tiếp cận một lần, trong một buổi chiều, với chiếc điện thoại trong túi. Ảnh chụp vội nghiêng, loá, mất góc, chữ nhòe thì lần sau muốn đọc lại phải quay về, mà không phải lúc nào cũng quay về được. Vài phút chuẩn bị giúp bộ ảnh đủ chất lượng để đọc chữ, đối chiếu và lưu trữ lâu dài. Các hướng dẫn số hoá của giới lưu trữ, như FADGI (Federal Agencies Digital Guidelines Initiative) của Mỹ hay Metamorfoze của Hà Lan, viết cho thiết bị chuyên dụng, nhưng nguyên lý của chúng áp dụng được cho điện thoại.
Ánh sáng: đều, đủ, không loá
Hai nguồn sáng đối xứng
Đặt hai đèn ở hai bên tài liệu, chếch khoảng bốn mươi lăm độ, cùng khoảng cách. Ánh sáng đều làm chữ ở mép trang và giữa trang rõ như nhau. Nếu không có đèn, chụp gần cửa sổ có ánh sáng tán xạ, tránh nắng chiếu thẳng tạo vệt sáng tối. Tắt đèn trần nếu nó tạo bóng của chính điện thoại lên trang.
Tránh loá trên giấy bóng và ảnh
Giấy dó thường ít loá, nhưng ảnh cũ, giấy bóng, tài liệu ép nhựa phản chiếu đèn. Đổi góc đèn thấp hơn, hoặc dùng tấm tán sáng. Kiểm tra trên màn hình bằng cách phóng to vùng gần đèn trước khi chụp loạt.
Không dùng đèn flash của điện thoại
Flash chiếu thẳng từ trên xuống gây điểm loá ở giữa và tối ở mép, đồng thời không tốt cho tài liệu nhạy sáng. Với tài liệu quý, hạn chế thời gian chiếu sáng mạnh; tắt đèn khi không chụp.
Giá đỡ và tư thế máy
Máy song song với trang
Cầm tay luôn làm ảnh nghiêng, chữ ở một đầu to hơn đầu kia. Dùng giá đỡ chụp từ trên xuống (copy stand), hoặc chân máy có tay ngang. Đặt một vật phẳng có đường kẻ để căn, hoặc bật lưới khung hình trên ứng dụng máy ảnh để thấy mép trang song song với khung.
Sách đóng gáy không mở phẳng
Sách gáy cứng hay sách chỉ khâu không nên ép phẳng. Đỡ sách bằng hai tấm kê tạo góc chữ V, chụp từng trang một với máy đặt vuông góc trang đó. Có thể đặt tấm kính sạch nhẹ lên trang để giữ phẳng nếu giấy chịu được, nhưng không bao giờ ép tài liệu mục, giòn.
Bấm chụp không chạm máy
Dùng nút chụp từ tai nghe, đồng hồ hẹn giờ hoặc điều khiển từ xa để tránh rung. Khoá lấy nét và phơi sáng (giữ ngón tay trên điểm lấy nét trong nhiều ứng dụng máy ảnh) để mọi trang cùng độ sáng.
Một mẹo nhỏ: đặt điện thoại ở chế độ máy bay trong lúc chụp để không bị cuộc gọi, thông báo làm rung máy hoặc chiếm màn hình giữa chừng. Bật lại khi nghỉ để không lỡ liên lạc cần thiết.
Thẻ màu, thước và độ phân giải
Các yếu tố trong khung giúp người dùng sau này kiểm được ảnh có trung thực không:
| Yếu tố | Để làm gì | Cách làm khi chụp bằng điện thoại |
|---|---|---|
| Thẻ màu | Kiểm và chỉnh màu, cân bằng trắng | Đặt thẻ màu chuẩn cạnh tài liệu ít nhất ở ảnh đầu mỗi buổi, hoặc trong mọi ảnh nếu chiếu sáng thay đổi |
| Thước | Biết kích thước thật, tính độ phân giải | Đặt thước có vạch xăng-ti-mét song song mép trang, cùng mặt phẳng với tài liệu |
| Nền | Tách mép tài liệu | Nền xám trung tính hoặc đen nhám, không dùng nền có hoa văn |
| Thẻ nhận diện | Biết ảnh thuộc tài liệu nào | Chụp một tấm thẻ ghi tay mã tài liệu ở ảnh đầu mỗi tài liệu |
| Độ phân giải | Đủ để đọc nét chữ nhỏ nhất | Tính bằng số điểm ảnh chiều ngang chia cho bề rộng trang tính bằng inch |
Ví dụ cách tính: ảnh rộng bốn nghìn điểm ảnh phủ một trang rộng mười inch thì độ phân giải hiệu dụng là bốn trăm điểm ảnh mỗi inch. Muốn tăng, cho trang chiếm gần kín khung hình thay vì chừa nền rộng. Các hướng dẫn như FADGI có bảng mức độ phân giải khuyến nghị theo loại tài liệu; tra bảng hiện hành của họ thay vì đoán. Đừng dùng thu phóng kỹ thuật số của điện thoại, nó chỉ phóng ảnh chứ không thêm chi tiết.
Chụp đủ, chụp theo thứ tự
Một bộ ảnh tư liệu đầy đủ cho phép người khác hình dung lại vật thể. Thứ tự gợi ý:
- Ảnh toàn cảnh tài liệu đặt trên bàn, kèm thẻ nhận diện.
- Bìa trước, bìa sau, gáy, các mép sách nếu có chữ hay dấu.
- Mọi trang theo thứ tự, kể cả trang trắng, trang có dấu triện, trang lót.
- Chi tiết: dấu triện, chữ ký, phần chú bên lề, vết sửa, chụp thêm cận cảnh có thước.
- Những vật kèm theo: giấy kẹp trong sách, phong bì, nhãn kho.
Trang trắng nghe như thừa, nhưng không chụp thì người sau không biết trang đó trắng hay bị bỏ sót. Với sách nhiều tờ, đếm số tờ và đối chiếu với số ảnh ngay tại chỗ.
Định dạng lưu gốc và cài đặt máy
RAW hay JPEG
Nhiều điện thoại cho phép chụp RAW, thường lưu dạng DNG. Tệp RAW giữ nhiều thông tin hơn để chỉnh sáng, màu sau này, nhưng nặng hơn nhiều. Nếu chỉ chụp JPEG hoặc HEIC, đặt chất lượng cao nhất, tắt các chế độ làm đẹp, HDR tự động, tăng nét tự động vì chúng thay đổi nét chữ theo cách khó kiểm soát.
Đổi định dạng sau khi chụp
Khi về máy tính, giữ nguyên tệp gốc trong thư mục riêng, chỉ đọc. Tạo bản lưu trữ dạng TIFF không nén hoặc nén không mất dữ liệu nếu cơ quan bạn yêu cầu, và bản dùng dạng JPEG cỡ nhỏ để chia sẻ. HEIC chưa phải định dạng lưu trữ phổ biến, nên chuyển đổi nhưng vẫn giữ tệp gốc.
Siêu dữ liệu tại chỗ
Ghi ngay trong sổ tay hoặc bảng tính: mã tài liệu, nơi giữ, người cho phép, ngày chụp, thiết bị, số ảnh. Siêu dữ liệu EXIF trong tệp ghi được thiết bị và thời gian, nhưng không ghi được tài liệu là gì. Bật định vị thì ảnh mang toạ độ; cân nhắc tắt khi chụp ở nhà riêng người giữ tư liệu.
Một buổi chụp ở nơi giữ tư liệu diễn ra thế nào?
Trước buổi chụp
Hỏi trước người giữ tư liệu về số lượng, kích thước, tình trạng, chỗ ngồi làm việc và nguồn điện. Sạc đầy điện thoại và pin dự phòng, giải phóng bộ nhớ, mang theo giá đỡ, hai đèn nhỏ, thẻ màu, thước, nền xám, khăn sạch, sổ ghi chép và bảng mã tài liệu in sẵn. Thử toàn bộ bộ đồ nghề ở nhà một lần để không mất thời gian lắp ráp tại chỗ.
Trong buổi chụp
Dựng chỗ chụp xa nơi có nước, đồ ăn, quạt thổi mạnh. Chụp ảnh thẻ màu đầu buổi, rồi chụp lần lượt từng tài liệu theo thứ tự trong bảng mã. Sau mỗi tài liệu, đếm ảnh và phóng to kiểm ngẫu nhiên vài ảnh. Nếu có hai người, một người lật trang và giữ tài liệu, một người bấm máy và ghi chép, tốc độ và độ an toàn đều tăng.
Ngay sau buổi chụp
Ngay trong ngày, chép ảnh sang máy tính và một ổ thứ hai, đổi tên tệp theo quy ước, điền bảng siêu dữ liệu khi trí nhớ còn mới. Đừng xoá ảnh trên điện thoại cho tới khi đã kiểm bản sao. Gửi lời cảm ơn và, nếu đã hứa, một bộ ảnh cho người giữ tư liệu.
Lỗi hay gặp và cách sửa ngay tại chỗ
Kiểm vài ảnh đầu trên màn hình phóng to trước khi chụp cả cuốn:
| Dấu hiệu | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Chữ một bên mép mờ | Máy nghiêng hoặc trang cong | Căn lại giá đỡ, dùng tấm kê chữ V |
| Vệt sáng giữa trang | Đèn chiếu thẳng hoặc flash | Hạ góc đèn, tắt flash |
| Màu vàng hoặc xanh bất thường | Cân bằng trắng tự động thay đổi | Khoá cân bằng trắng, chụp thẻ màu |
| Độ sáng mỗi ảnh một khác | Phơi sáng tự động | Khoá phơi sáng |
| Thiếu trang | Lật hai trang một lần | Đếm số tờ, đối chiếu số ảnh trước khi rời đi |
Câu hỏi thường gặp
Điện thoại có thay được máy quét chuyên dụng không?
Cho mục đích nghiên cứu và lưu trữ ở mức cơ bản, điện thoại tốt chụp đúng cách cho ảnh dùng được. Với tài liệu quý cần chất lượng bảo tồn cao, máy ảnh chuyên dụng hoặc máy quét sách vẫn ổn định hơn về màu và độ nét.
Có cần mua thẻ màu chuẩn không?
Thẻ màu chuẩn giúp kiểm và chỉnh màu chính xác. Nếu chưa có, ít nhất đặt một tấm xám trung tính và thước trong khung. Với dự án lớn hoặc tư liệu quý, nên đầu tư thẻ màu chuẩn.
Nên chụp RAW hay JPEG khi số hoá tư liệu?
RAW giữ nhiều dữ liệu hơn để xử lý sau, phù hợp khi tư liệu chỉ tiếp cận được một lần. JPEG chất lượng cao đủ cho đọc chữ thông thường và nhẹ hơn. Dù chọn gì, giữ nguyên tệp gốc.
Có nên dùng ứng dụng quét tài liệu tự cắt góc không?
Ứng dụng quét tự cắt và nắn ảnh tiện cho giấy tờ thường, nhưng nó cắt mất mép, làm mất thông tin về vật thể và thường nén mạnh. Với tư liệu lưu trữ, chụp nguyên khung bằng máy ảnh rồi xử lý sau.
Chụp tư liệu ở đình chùa, nhà riêng cần lưu ý gì?
Xin phép người giữ tư liệu, nói rõ mục đích và việc có công bố hay không. Xử lý tài liệu nhẹ nhàng, không dùng đèn nóng sát giấy, và gửi lại người giữ một bản ảnh nếu họ muốn.
Một trang cần độ phân giải bao nhiêu là đủ?
Tuỳ cỡ chữ nhỏ nhất và mục đích. Hãy tính độ phân giải hiệu dụng từ số điểm ảnh và kích thước trang, rồi đối chiếu bảng khuyến nghị của các hướng dẫn số hoá như FADGI cho loại tài liệu tương ứng.
