Chọn thiết bị theo tài liệu: máy quét phẳng hợp tài liệu rời và ảnh cũ; sách đóng gáy cần máy quét sách chụp từ trên xuống hoặc máy ảnh trên giá với kê chữ V; bản đồ khổ lớn cần máy quét khổ lớn hoặc chụp ghép nhiều ảnh; phim âm bản cần thiết bị quét xuyên sáng.
Câu hỏi “mua máy quét hay máy ảnh” thường được đặt sai, vì một dự án số hoá hiếm khi chỉ có một loại tài liệu. Thư viện khoa, phòng tư liệu viện nghiên cứu hay nhóm số hoá Hán Nôm thường gặp cùng lúc sách khắc in đóng gáy, tờ văn tự rời, bản đồ gấp, ảnh chụp cũ. Mỗi loại có cấu tạo vật lý riêng, và thiết bị sai không chỉ cho ảnh kém mà còn làm hỏng tài liệu. Bài này đi theo từng loại, rồi đến cách bảo vệ tài liệu mỏng giòn trong lúc làm việc.
Bảng chọn nhanh theo loại tài liệu
Bảng dưới là điểm xuất phát; quyết định cuối cùng còn phụ thuộc tình trạng từng tài liệu và kinh phí:
| Loại tài liệu | Thiết bị hợp | Vì sao | Tránh |
|---|---|---|---|
| Tờ rời, văn tự, thư | Máy quét phẳng hoặc máy ảnh trên giá | Tài liệu nằm phẳng được, máy quét phẳng cho màu và độ nét ổn định | Máy quét có khay nạp giấy tự động |
| Sách đóng gáy, sách khắc in | Máy quét sách từ trên xuống có kê chữ V, hoặc máy ảnh trên giá | Không phải ép gáy mở phẳng | Úp sách lên mặt kính máy quét phẳng |
| Bản đồ, bản vẽ khổ lớn | Máy quét khổ lớn, hoặc máy ảnh chụp ghép nhiều phần | Kích thước vượt mặt kính thông thường | Gấp bản đồ để vừa máy |
| Ảnh giấy cũ | Máy quét phẳng | Ánh sáng đều, chi tiết tốt ở độ phân giải cao | Chụp điện thoại có loá |
| Phim âm bản, phim dương bản | Máy quét có bộ phận chiếu sáng xuyên qua, hoặc máy ảnh với hộp đèn | Cần ánh sáng xuyên qua phim | Quét như ảnh giấy |
| Cuộn, sắc phong có lụa | Máy ảnh trên giá, chụp từng đoạn | Không trải phẳng hết được, vật liệu nhạy cảm | Kéo căng hoặc kẹp chặt |
Một tình huống thường gặp: nhóm số hoá nhận một hộp tài liệu lẫn lộn gồm tờ rời, sách mỏng, ảnh và một tấm bản đồ gấp. Cách hợp lý là phân loại trước theo bảng trên, làm cùng loại một lượt với cùng cấu hình thiết bị, thay vì đổi thiết bị và cài đặt liên tục theo thứ tự trong hộp. Thứ tự gốc trong hộp vẫn được ghi lại trong bảng siêu dữ liệu.
Sách đóng gáy: điểm khó nhất
Vì sao không úp lên máy quét phẳng
Để trang sát mặt kính, phải ép gáy mở gần một trăm tám mươi độ. Với sách cũ, chỉ khâu và giấy ở gáy dễ đứt, gãy. Dù không hỏng ngay, chữ gần gáy vẫn bị cong và tối. Đây là lỗi hay gặp nhất khi tự số hoá sách ở thư viện nhỏ.
Máy quét sách từ trên xuống
Máy quét sách chụp từ trên xuống (overhead hay planetary scanner) để sách nằm ngửa trên bàn đỡ, có loại có bàn đỡ chữ V để sách chỉ mở một góc nhỏ. Một số máy có phần mềm làm phẳng trang cong. Giá thành cao, thường chỉ thư viện lớn hoặc trung tâm số hoá có.
Máy ảnh trên giá
Giải pháp rẻ hơn là máy ảnh số gắn trên giá chụp, hai đèn hai bên, kê chữ V tự làm bằng bìa cứng không axit. Với hai máy ảnh mỗi máy chụp một trang, tốc độ tăng đáng kể. Cộng đồng tự làm máy quét sách đã chia sẻ nhiều thiết kế giá đỡ kiểu này.
Bản đồ khổ lớn và ảnh cũ
Bản đồ khổ lớn
Máy quét khổ lớn kiểu cuộn kéo giấy qua trục, không hợp với bản đồ cũ giòn hay đã dán vải. Với bản đồ quý, máy quét phẳng khổ lớn hoặc máy ảnh chụp từ trên xuống an toàn hơn. Nếu phải chụp ghép, giữ máy ở cùng độ cao, chồng lấn các ô ảnh đủ rộng để phần mềm ghép nhận được điểm chung, và đặt thước ở nhiều vị trí để kiểm biến dạng.
Ảnh giấy cũ
Quét ảnh ở độ phân giải đủ cao để in phóng sau này, chế độ màu ngay cả với ảnh đen trắng để giữ sắc độ của giấy ảnh. Quét cả mặt sau nếu có chữ ghi chú, dấu hiệu hiệu ảnh. Không gỡ ảnh khỏi album dán keo nếu không có người bảo quản hướng dẫn; chụp cả trang album thay vì cố tách.
Phim
Phim cần ánh sáng xuyên qua. Máy quét phẳng có nắp đèn cho phim, máy quét phim riêng, hoặc máy ảnh chụp phim đặt trên hộp đèn đều dùng được. Giữ phim sạch bụi bằng bóng thổi, không lau bằng vải.
Bảo vệ tài liệu mỏng giòn trong lúc số hoá
Đánh giá trước khi chạm. Kiểm tra tình trạng: giấy có giòn gãy khi uốn nhẹ không, mực có bong không, có mốc không. Tài liệu mốc cần cách ly và hỏi người làm bảo quản trước, vì bào tử mốc ảnh hưởng cả người làm và tài liệu khác.
Tay sạch, khô. Với giấy, tay sạch khô thường an toàn hơn găng vải vì găng làm giảm cảm giác và dễ làm rách giấy mỏng. Găng nitrile dùng cho ảnh và phim. Hãy theo quy định của cơ quan giữ tài liệu.
Dùng dụng cụ lật trang. Thanh lật trang mỏng bằng nhựa hoặc xương giúp lật trang giòn mà không bẻ góc. Tờ rời mỏng có thể đặt lên một tấm bìa đỡ để di chuyển.
Hạn chế nhiệt và ánh sáng. Dùng đèn LED ít toả nhiệt, chỉ bật khi chụp. Không để tài liệu dưới đèn mạnh trong lúc chỉnh máy hay nghỉ giữa giờ.
Không sửa tài liệu trong lúc số hoá. Không dán băng keo, không là phẳng, không gỡ nếp gấp cứng. Mọi can thiệp bảo quản để người có chuyên môn làm, số hoá ghi lại tình trạng hiện có.
Phần mềm đi kèm thiết bị cũng quan trọng
Phần mềm điều khiển chụp
Với máy ảnh trên giá, phần mềm chụp nối dây (tethered capture) cho phép bấm chụp từ máy tính, xem ảnh lớn ngay sau mỗi lần chụp, và đặt tên tệp tự động theo mẫu. Nó giúp phát hiện ảnh mờ ngay khi tài liệu còn nằm trên bàn, thay vì phát hiện sau khi đã trả tài liệu.
Phần mềm của máy quét
Phần mềm đi kèm máy quét phẳng thường bật sẵn các chế độ tự động làm nét, khử bụi, tăng tương phản. Với bản lưu trữ, hãy tắt các chế độ đó, đặt độ phân giải và chế độ màu cố định, lưu thành một cấu hình riêng để mọi người trong nhóm dùng chung. Chỉnh sửa, nếu cần, làm trên bản dùng sau.
Xử lý hàng loạt
Cắt mép, xoay, chuyển định dạng cho hàng nghìn ảnh nên làm bằng công cụ xử lý hàng loạt hoặc mã nhỏ, với cùng thông số cho cả lô. Chỉnh từng ảnh bằng tay vừa chậm vừa làm các ảnh không đồng nhất.
Tính toán năng suất và chi phí trước khi mua
Đo trên mẫu thật
Lấy vài tài liệu tiêu biểu, chụp thử với thiết bị đang có, đo thời gian cho mỗi trang gồm cả lật trang, kiểm ảnh, ghi siêu dữ liệu. Năng suất thực tế luôn thấp hơn con số quảng cáo của máy vì phần lớn thời gian nằm ở thao tác với tài liệu, không ở tốc độ chụp.
Thuê dịch vụ hay tự làm
Với khối lượng nhỏ và tài liệu quý, nhờ trung tâm số hoá của thư viện lớn có thể hợp lý hơn mua thiết bị. Với khối lượng lớn, kéo dài nhiều năm, tự làm có lợi khi có người được đào tạo và quy trình kiểm chất lượng.
Kiểm chất lượng thường xuyên
Dù dùng thiết bị gì, định kỳ chụp thẻ màu và thước để kiểm máy còn cho kết quả ổn định không. Phần mềm phân tích ảnh thẻ chuẩn có thể đo độ nét và sai màu; với nhóm nhỏ, ít nhất so mắt ảnh thẻ của tuần này với tuần trước.
Câu hỏi thường gặp
Có nên úp sách cổ lên máy quét phẳng không?
Không nên với sách cũ đóng gáy, vì phải ép gáy mở phẳng, dễ làm đứt chỉ và gãy giấy. Hãy dùng máy quét sách từ trên xuống hoặc máy ảnh trên giá với kê chữ V.
Máy quét có khay nạp giấy tự động dùng cho tài liệu cũ được không?
Không nên. Khay nạp kéo giấy qua trục, dễ làm rách, nhăn hoặc kẹt giấy cũ, giấy dó mỏng. Khay nạp chỉ hợp với giấy tờ văn phòng mới, khổ chuẩn.
Số hoá bản đồ lớn hơn mặt kính máy quét thế nào?
Dùng máy quét khổ lớn nếu bản đồ chịu được, hoặc chụp ghép bằng máy ảnh từ trên xuống với các ô chồng lấn. Đặt thước ở nhiều chỗ để kiểm sai lệch sau khi ghép.
Ảnh đen trắng cũ nên quét chế độ màu hay xám?
Nhiều hướng dẫn số hoá khuyên quét chế độ màu để giữ sắc độ của giấy ảnh và dấu vết thời gian. Bản xám có thể tạo sau từ bản màu, còn ngược lại thì không.
Có cần đeo găng tay khi số hoá tài liệu giấy không?
Với giấy, nhiều cơ quan bảo quản khuyên tay sạch khô vì găng vải làm giảm cảm giác và dễ làm rách giấy. Ảnh, phim, kim loại thì nên đeo găng nitrile. Hãy theo quy định nơi giữ tài liệu.
Làm sao biết thiết bị số hoá còn cho ảnh ổn định?
Định kỳ chụp cùng một thẻ màu và thước trong cùng điều kiện, so sánh với lần trước. Sai lệch màu hoặc độ nét tăng dần là dấu hiệu cần hiệu chỉnh hoặc bảo dưỡng.
