Muốn chuyển sang Zotero mà không mất ghi chú, hãy xuất EndNote ra định dạng XML từ đúng thư mục dữ liệu, còn Mendeley thì dùng chức năng nhập trực tuyến của Zotero sau khi đã đồng bộ hết tệp lên máy chủ Mendeley. Bản thảo Word đang dở cần xử lý riêng.
Phần lớn sự cố khi chuyển không nằm ở thao tác nhập mà ở ba chỗ: tệp đính kèm không theo sang, các trường riêng biến thành hàng trăm ghi chú lộn xộn, và bản thảo Word chứa trích dẫn của phần mềm cũ không cập nhật được nữa. Bài này đi qua từng chỗ.
Chuẩn bị chung trước khi chuyển
Dù chuyển từ phần mềm nào, làm năm việc sau trước:
- Cập nhật Zotero lên bản mới nhất bằng
Help → Check for Updates; bộ nhập được cải tiến theo từng bản. - Nếu Zotero đã có dữ liệu, sao lưu thư mục dữ liệu Zotero (đóng Zotero rồi chép cả thư mục).
- Tạm tắt đồng bộ tự động trong
Settings → Sync, để nếu nhập hỏng thì không đẩy rác lên máy chủ. - Liệt kê các bản thảo Word đang viết dở có trích dẫn của phần mềm cũ; chúng cần quyết định riêng.
- Giữ nguyên phần mềm cũ và thư viện cũ cho tới khi kiểm xong, đừng gỡ cài đặt ngay.
Từ EndNote: xuất XML đúng chỗ để tệp theo sang
Xuất
Trong EndNote, vào File → Export, chọn kiểu lưu XML. Điểm quyết định: lưu tệp XML ngay trong thư mục dữ liệu của thư viện EndNote (thư mục có đuôi .Data), không lưu vào thư mục con như PDF. Zotero tìm tệp đính kèm theo đường dẫn tương đối tính từ vị trí tệp XML; đặt sai chỗ là mất toàn bộ PDF. Thư viện EndNote cũ có hình gắn trong trường Figure thì chuyển hình thành tệp đính kèm trước khi xuất.
Nhập
Trong Zotero, vào File → Import, chọn tệp XML. Zotero tạo một thư mục mới chứa toàn bộ bản ghi kèm tệp. Trường ghi chú nghiên cứu của EndNote trở thành ghi chú con trong Zotero.
Dọn ghi chú tự sinh
Các trường Zotero không có (trường tuỳ biến, địa chỉ, cơ quan tác giả) được đưa vào ghi chú gắn thẻ _EndnoteXML import. Thư viện lớn có thể sinh hàng nghìn ghi chú loại này làm Zotero chậm đi. Bấm vào thẻ đó ở góc dưới bên trái để lọc, xem qua, chuyển thông tin quan trọng vào trường phù hợp, phần còn lại chuyển vào thùng rác.
Từ Mendeley: dùng bộ nhập trực tuyến
Vì sao không còn đường cục bộ
Mendeley Reference Manager, bản thay cho Mendeley Desktop, không giữ cơ sở dữ liệu thật trên máy. Vì vậy cách được hỗ trợ là nhập trực tuyến: Zotero đăng nhập vào tài khoản Mendeley của bạn để kéo dữ liệu về. Trước đó, mở Mendeley và chắc chắn mọi tệp đã đồng bộ lên máy chủ.
Thao tác
Trong Zotero, vào File → Import, chọn Mendeley Reference Manager (online import), đăng nhập. Zotero nhập toàn bộ dữ liệu và cấu trúc thư mục; trường Mendeley không tương ứng với loại tài liệu Zotero được đưa vào trường Extra.
Thư viện nhóm Mendeley
Nhóm Mendeley không nhập trực tiếp được. Trước khi nhập, chép các tài liệu của nhóm vào một thư mục trong thư viện cá nhân Mendeley, rồi mới chạy bộ nhập.
Kiểm tra sau khi nhập: đếm, không đoán
Đừng tin cảm giác “trông đủ rồi”. So bằng số đếm và mở thử những bản ghi nhiều thông tin nhất.
| Mục kiểm | Cách làm | Nếu lệch |
|---|---|---|
| Số bản ghi | So tổng số bản ghi ở phần mềm cũ với thư mục vừa nhập | Xem phần mềm cũ có bản ghi trùng, bản ghi trong thùng rác không |
| Tệp đính kèm | Mở ngẫu nhiên mười bản ghi có PDF | EndNote: xuất lại XML đúng thư mục .Data; Mendeley: đồng bộ tệp rồi nhập lại |
| Ghi chú | Mở năm bản ghi bạn nhớ là có ghi chú dài | Tìm trong trường Extra hoặc ghi chú tự sinh |
| Đánh dấu trên PDF | Mở vài tệp từng đánh dấu nhiều trong phần mềm cũ | Xem mục dưới về chú thích trong tệp |
| Tên tác giả, ký tự tiếng Việt | Lọc vài tài liệu tiếng Việt | Sửa tay, chuyển tên Việt sang chế độ một trường |
| Cấu trúc thư mục | So cây thư mục hai bên | Tạo lại thư mục còn thiếu, kéo bản ghi vào |
Đánh dấu và ghi chú trên PDF: kiểm tận mắt
Ghi chú dạng văn bản gắn với bản ghi thường sang khá trọn. Phần cần kiểm kỹ là đánh dấu và ghi chú nằm trên trang PDF, vì mỗi phần mềm lưu chúng một kiểu: có phần mềm ghi thẳng vào tệp PDF, có phần mềm giữ trong cơ sở dữ liệu riêng. Chú thích đã nằm trong tệp sẽ hiện khi mở bằng trình đọc của Zotero; Zotero cho phép nhập chúng thành chú thích của mình để tìm kiếm cùng các chú thích khác.
Với những tài liệu quan trọng mà chú thích không sang, cách chắc chắn là xuất chú thích ra từ phần mềm cũ trước khi chuyển (nhiều phần mềm cho xuất PDF kèm chú thích hoặc xuất ghi chú ra tệp văn bản), rồi đính tệp đó vào bản ghi tương ứng trong Zotero. Làm cho vài chục tài liệu cốt lõi của luận án là đủ, không cần cho cả thư viện.
Bản thảo Word đang chứa trích dẫn của phần mềm cũ
Trích dẫn Mendeley
Trình cắm Zotero cho Word đọc được trích dẫn tạo bởi Mendeley Desktop và nối chúng với bản ghi đã nhập. Trích dẫn tạo bằng Mendeley Cite, công cụ mới hơn của Mendeley, thì Zotero không đọc được. Bản thảo dùng Mendeley Cite nên hoàn thành bằng Mendeley, hoặc chèn lại trích dẫn bằng Zotero.
Trích dẫn EndNote
Zotero không chuyển trực tiếp trường trích dẫn EndNote trong Word. Với bài sắp nộp, thực tế nhất là giữ EndNote cho riêng bản thảo đó tới khi xong. Với bản thảo còn dài, cân nhắc chèn lại trích dẫn bằng Zotero theo từng chương; một số người dùng đổi trích dẫn EndNote sang dạng chưa định dạng rồi dùng chức năng quét RTF của Zotero, nhưng chức năng này thay đổi qua các bản Zotero nên hãy kiểm bản bạn đang dùng còn hỗ trợ không trước khi lên kế hoạch.
Luôn giữ bản gốc
Trước khi đụng vào bản thảo, lưu một bản sao. Thao tác chuyển trích dẫn hỏng giữa chừng có thể để lại tài liệu nửa trích dẫn cũ, nửa mới, rất khó gỡ.
Lịch chuyển gợi ý cho nghiên cứu sinh đang có hai phần mềm
Nhiều người đang ở giữa chừng: thư viện cũ lớn, bản thảo cũ dở dang, tài liệu mới vẫn đến hằng ngày. Một lịch chia giai đoạn giảm rủi ro:
- Tuần thứ nhất: cài Zotero, nhập toàn bộ thư viện cũ vào một thư mục riêng tên “Nhập từ phần mềm cũ”, chưa sắp xếp lại gì.
- Cùng tuần: kiểm theo bảng ở trên bằng số đếm; ghi lại chỗ lệch vào một ghi chú độc lập trong Zotero.
- Từ tuần thứ hai: mọi tài liệu mới lưu vào Zotero; phần mềm cũ chỉ dùng cho bản thảo đang dở.
- Khi một bản thảo cũ nộp xong, đánh dấu nó đã khép lại; bài tiếp theo viết bằng Zotero từ đầu.
- Sau khi bản thảo cuối cùng dùng phần mềm cũ đã xong, xuất thư viện cũ thêm một lần làm bản lưu, rồi mới gỡ phần mềm.
Cách này chậm hơn chuyển một lần, nhưng tránh được tình huống nguy hiểm nhất: phải chuyển trích dẫn trong luận án đúng tuần nộp.
Lỗi hay gặp khi chuyển và cách gỡ
Tệp PDF không theo sang từ EndNote. Tệp XML được lưu ngoài thư mục .Data hoặc trong thư mục con. Xoá thư mục vừa nhập trong Zotero, đổ thùng rác, xuất lại XML đúng chỗ rồi nhập lại.
Nhập Mendeley xong thiếu tệp. Một phần tệp chưa đồng bộ lên máy chủ Mendeley. Mở Mendeley, chờ đồng bộ xong, rồi chạy lại bộ nhập; Zotero bỏ qua các bản ghi đã nhập từ trước.
Zotero chậm hẳn sau khi nhập. Thường do hàng nghìn ghi chú tự sinh từ trường không tương ứng. Lọc theo thẻ nhập, xoá ghi chú không cần, rồi khởi động lại Zotero.
Ký tự tiếng Việt hiện sai. Tệp xuất từ phần mềm cũ không ở mã UTF-8. Thử xuất lại với lựa chọn mã hoá Unicode nếu phần mềm cũ có, hoặc sửa tay những bản ghi bị lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chuyển sang Zotero khi đang viết dở luận án không?
Có thể chuyển thư viện ngay, nhưng bản thảo luận án đang có hàng trăm trích dẫn thì nên giữ phần mềm cũ cho bản đó. Dùng Zotero cho tài liệu mới và các bài viết sau, tránh chuyển trích dẫn ở giai đoạn gấp.
Chuyển bằng RIS có tốt hơn XML không?
Với EndNote, XML giữ được định dạng như chữ nghiêng và đường dẫn tệp tốt hơn. RIS chỉ đáng dùng khi bạn cần giữ mã số bản ghi của EndNote, và nó làm mất định dạng chữ trong tiêu đề.
Nhập xong thấy trùng nhiều bản ghi thì làm gì?
Mở mục Duplicate Items trong Zotero, xem từng cặp và gộp. Gộp giữ lại tệp và ghi chú của cả hai bản, nên an toàn hơn xoá. Nếu trùng do nhập hai lần, xoá cả thư mục nhập lần sau rồi đổ thùng rác.
Thẻ và nhóm màu từ phần mềm cũ có sang không?
Từ khoá và thẻ thường sang thành thẻ Zotero. Màu đánh dấu bản ghi hay xếp hạng sao của phần mềm cũ thì thường không tương ứng; nếu bạn dựa nhiều vào chúng, đổi thành thẻ trước khi xuất.
Sau khi chuyển có nên gỡ EndNote hay Mendeley ngay không?
Chưa nên. Giữ phần mềm cũ ít nhất tới khi các bản thảo đang dùng nó đã nộp xong và bạn đã kiểm thư viện Zotero bằng số đếm. Giữ thêm một bản xuất XML hoặc bản sao thư viện cũ làm dự phòng.
