Hồ sơ vào DOAJ thường bị trả không phải vì bài kém, mà vì website tạp chí không chứng minh được điều ban biên tập khai trong mẫu đơn. Năm mục hay vấp nhất là chính sách truy cập mở, giấy phép, phí xuất bản, mô tả bình duyệt và lưu trữ dài hạn.
Người thẩm định của DOAJ (Directory of Open Access Journals) không đọc lời hứa trong mẫu đơn mà mở từng đường dẫn bạn khai để đối chiếu. Mỗi câu trả lời trong hồ sơ vì thế phải trỏ tới một trang công khai trên website tạp chí, viết rõ tới mức người lạ đọc là hiểu, không cần hỏi lại.
Trước khi mở mẫu đơn: website phải tự trả lời được
Mẫu đơn DOAJ chia thành các phần lớn: tuân thủ truy cập mở, thông tin tạp chí, bản quyền và giấy phép, biên tập, mô hình tài chính, thực hành tốt. Gần như mỗi câu hỏi đều kèm một ô dán đường dẫn. Nếu trang đó chưa tồn tại, đừng điền tạm rồi bổ sung sau — người thẩm định sẽ mở đúng đường dẫn đó.
Việc nên làm trước là dựng một bộ trang chính sách riêng trên website: Mục tiêu và phạm vi, Ban biên tập, Quy trình bình duyệt, Chính sách truy cập mở, Bản quyền và giấy phép, Phí xuất bản, Đạo đức xuất bản, Lưu trữ. Mỗi trang có địa chỉ cố định, xem được không cần đăng nhập, có bản tiếng Anh nếu tạp chí muốn hướng ra quốc tế.
Một điều kiện nền hay bị bỏ qua: ISSN phải đã được đăng ký và tên tạp chí trong bản ghi trên ISSN Portal phải khớp tên đang dùng trên website. Tạp chí đổi tên mà chưa cập nhật ISSN là vướng ngay từ vòng đầu.
Chính sách truy cập mở viết thế nào để không bị hỏi lại
Câu hay bị trả
Câu kiểu “Tạp chí khuyến khích chia sẻ tri thức rộng rãi” không phải chính sách truy cập mở. DOAJ cần biết toàn văn mọi bài có đọc được miễn phí ngay khi xuất bản không, có thời gian cấm (embargo) không, và người đọc được làm gì với bài.
Câu nên viết
Viết thẳng: mọi bài đăng được cung cấp toàn văn miễn phí ngay khi xuất bản, không yêu cầu đăng ký hay đăng nhập; người dùng được đọc, tải, sao chép, phân phối, in, tìm kiếm, liên kết tới toàn văn theo điều kiện của giấy phép ghi trên từng bài. Nếu tạp chí còn số cũ chỉ có bản in, nói rõ phạm vi những số đã số hoá.
Bằng chứng kỹ thuật
Người thẩm định thường bấm thử vài bài. Nếu tải PDF bắt đăng ký tài khoản, hoặc một số bài khoá sau tường phí, câu chữ đẹp đến đâu cũng không cứu được. Kiểm bằng trình duyệt ẩn danh trước khi nộp.
Giấy phép và bản quyền: chỗ ba nơi phải nói cùng một điều
Lỗi phổ biến nhất ở mục này là mâu thuẫn: trang chính sách ghi CC BY, mẫu chuyển giao bản quyền lại bắt tác giả chuyển toàn bộ quyền cho toà soạn, còn trang bài không ghi giấy phép nào. Bảng dưới là các chỗ cần đồng bộ.
| Chỗ cần ghi | Nội dung phải có | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Trang chính sách bản quyền | Tên giấy phép cụ thể (ví dụ CC BY 4.0), ai giữ bản quyền | Chỉ ghi “giấy phép Creative Commons” mà không nói loại nào |
| Trang từng bài (HTML) | Dòng giấy phép và người giữ bản quyền | Không ghi gì, hoặc ghi “Bảo lưu mọi quyền” |
| Tệp PDF của bài | Dòng giấy phép ở trang đầu hoặc chân trang | PDF cũ còn ghi bản quyền thuộc toà soạn |
| Mẫu cam kết tác giả ký | Khớp với giấy phép đã công bố | Mẫu chuyển giao toàn bộ quyền, trái với CC BY |
| Siêu dữ liệu gửi đi (Crossref, OAI) | Trường giấy phép điền đúng | Bỏ trống trường giấy phép |
DOAJ chấp nhận nhiều loại giấy phép, kể cả giấy phép riêng của tạp chí, nhưng giấy phép đó phải công khai và nói rõ quyền của người dùng. Chọn giấy phép Creative Commons tiêu chuẩn là đường ngắn nhất vì người thẩm định không phải đọc diễn giải.
Phí xuất bản: khai rõ cả khi không thu
Không thu phí cũng phải viết ra. Nhiều tạp chí trong nước không thu phí nhưng website im lặng về chuyện này. Hãy có một câu rõ ràng: tạp chí không thu phí nộp bài, phí xử lý bài hay phí xuất bản dưới bất kỳ hình thức nào.
Có thu thì ghi mức, loại tiền, thời điểm thu. Phí xử lý bài (APC) phải ghi con số cụ thể, đơn vị tiền, thu khi nào (lúc nộp hay sau khi chấp nhận). “Phí theo thoả thuận” là câu sẽ bị hỏi lại.
Phí phụ cũng là phí. Phí trang màu, phí vượt số trang, phí nộp nhanh đều phải công bố. Người thẩm định so trang phí với thư mời nộp bài và hướng dẫn tác giả; chỉ cần một khoản lộ ra ở chỗ khác là hồ sơ bị đánh dấu thiếu minh bạch.
Chính sách miễn giảm. Nếu có miễn giảm cho tác giả khó khăn, ghi điều kiện và cách xin. Nếu không có, đừng viết mơ hồ kiểu “có thể xem xét”.
Mô tả bình duyệt: cụ thể đến mức ai cũng làm lại được
Những ý phải có
Loại bình duyệt (ẩn danh một chiều, ẩn danh hai chiều, mở), số người phản biện tối thiểu cho mỗi bài, ai chọn người phản biện, phản biện là người ngoài ban biên tập hay không, ai ra quyết định cuối và dựa trên gì. Thêm dòng về việc kiểm trùng lặp văn bản: dùng công cụ gì, ở bước nào.
Câu hay làm hồ sơ yếu đi
“Bài được thẩm định nghiêm ngặt bởi các chuyên gia đầu ngành” không cho người thẩm định thông tin nào. Cam kết thời gian xử lý quá ngắn so với một quy trình bình duyệt thật cũng gây nghi ngờ; nếu muốn nêu thời gian, nêu khoảng trung bình đã đo được của chính tạp chí.
Ban biên tập
Danh sách ban biên tập phải có họ tên đầy đủ và cơ quan công tác của từng người. Thiếu cơ quan, hoặc danh sách toàn người cùng một đơn vị chủ quản, là chỗ thường bị yêu cầu bổ sung.
Lưu trữ dài hạn: mục nhiều tạp chí trong nước để trống
DOAJ hỏi tạp chí đã gửi nội dung vào dịch vụ lưu trữ dài hạn nào, ví dụ CLOCKSS, LOCKSS, Portico, mạng lưu trữ PKP PN dành cho tạp chí chạy OJS, hoặc thư viện quốc gia. Câu “dữ liệu được sao lưu trên máy chủ của trường” không được tính là lưu trữ dài hạn, vì nó không bảo đảm nội dung còn sống khi toà soạn ngừng hoạt động.
Tạp chí chạy OJS có thể bật plugin PKP PN trong phần quản lý plugin, đồng ý điều khoản, rồi theo dõi trạng thái gửi từng số. Sau khi hoạt động ổn định, ghi tên dịch vụ lên trang Lưu trữ và chụp trạng thái để đối chiếu khi cần.
Mục chính sách lưu bản thảo của tác giả (tác giả được đặt bản nào lên kho lưu trữ của cơ sở) cũng nên viết sẵn. Nếu tạp chí đã khai trên Sherpa Romeo hay dịch vụ tương đương, ghi điều đó vào hồ sơ.
Bảng kiểm cuối trước khi bấm gửi
Dành một buổi rà theo danh sách dưới đây, mở từng đường dẫn bằng trình duyệt ẩn danh:
- Mọi đường dẫn khai trong mẫu đơn mở được, không cần đăng nhập, đúng trang nói về đúng chuyện được hỏi.
- Tên tạp chí, ISSN, nhà xuất bản trên website khớp bản ghi ISSN Portal.
- Ba nơi về giấy phép (trang chính sách, trang bài, PDF) nói cùng một loại giấy phép.
- Trang phí có câu rõ ràng, kể cả khi không thu.
- Trang bình duyệt nêu loại bình duyệt, số người phản biện, ai quyết định.
- Ban biên tập có cơ quan công tác từng người.
- Có tên dịch vụ lưu trữ dài hạn thật đang chạy.
- Số bài đã đăng đáp ứng tiêu chí số lượng hiện hành mà DOAJ công bố trong hướng dẫn nộp đơn.
Nếu hồ sơ bị trả, đọc kỹ thư phản hồi: nó thường chỉ đúng mục còn thiếu. Thời gian phải chờ trước khi nộp lại được ghi trong thư và trong hướng dẫn của DOAJ; dùng khoảng đó để sửa website chứ không chỉ sửa câu chữ trong mẫu đơn.
Câu hỏi thường gặp
Tạp chí mới thành lập có nộp DOAJ ngay được không?
Thường chưa nên. DOAJ yêu cầu tạp chí đã có một lượng bài xuất bản nhất định và có lịch xuất bản thực tế. Hãy đọc tiêu chí hiện hành trong hướng dẫn nộp đơn rồi đếm số bài của mình trước.
Có bắt buộc dùng giấy phép CC BY không?
Không bắt buộc. DOAJ chấp nhận nhiều loại giấy phép Creative Commons và cả giấy phép riêng nếu công khai, rõ quyền người dùng. CC BY chỉ là lựa chọn ít bị hỏi lại nhất.
Website chỉ có tiếng Việt thì có nộp được không?
DOAJ nhận tạp chí ở nhiều ngôn ngữ, nhưng người thẩm định cần đọc được chính sách. Có bản tiếng Anh cho các trang chính sách giúp hồ sơ đi nhanh và ít bị hỏi lại.
Ai trong toà soạn nên điền mẫu đơn?
Người nắm cả kỹ thuật website lẫn chính sách biên tập, thường là thư ký toà soạn phối hợp với người quản trị hệ thống. Người điền cần quyền sửa website để bổ sung ngay khi phát hiện thiếu.
Vào DOAJ có giúp tạp chí vào Scopus không?
Không có liên thông tự động. Nhưng những gì DOAJ đòi hỏi, như chính sách công khai, giấy phép rõ, ban biên tập minh bạch, cũng là nền mà các chỉ mục lớn xem xét sau này.