Với KoboToolbox, bạn dựng biểu mẫu trên trang web, triển khai, rồi điều tra viên tải biểu mẫu về ứng dụng KoboCollect trên điện thoại Android khi có mạng. Ở thực địa họ điền phiếu không cần sóng; phiếu lưu trong máy và được gửi về máy chủ khi điện thoại có mạng trở lại.
KoboToolbox là bộ công cụ mã nguồn mở, ban đầu phát triển cho công tác nhân đạo, nay được dùng rộng trong điều tra hộ gia đình, y tế công cộng, nông nghiệp. Điểm mạnh là thu ngoại tuyến ổn định, ghi được toạ độ, ảnh, âm thanh, và logic biểu mẫu đủ cho bảng hỏi phức tạp. Bài này theo đúng thứ tự công việc của một đợt thực địa.
Dựng biểu mẫu: trình dựng trên web hay XLSForm
Trình dựng trên web
Sau khi tạo tài khoản, chọn tạo dự án mới và dựng từ đầu. Trình dựng (Formbuilder) cho kéo thả các loại câu: chọn một, chọn nhiều, số, chữ, ngày, toạ độ, ảnh, ghi chú. Điều kiện hiển thị và ràng buộc đặt trong phần thiết lập của từng câu. Hợp với bảng hỏi dưới năm mươi câu.
XLSForm
Với bảng hỏi dài, nhiều nhóm lặp, nhiều điều kiện, soạn bằng XLSForm nhanh và dễ kiểm hơn: một tệp bảng tính với trang survey (mỗi dòng một câu, các cột type, name, label, relevant, constraint, required), trang choices (danh sách đáp án) và trang settings. Tải tệp lên KoboToolbox là thành biểu mẫu. Tệp này cũng là tài liệu mô tả bảng hỏi để lưu cùng đề tài.
Tên biến
Đặt name ngắn, không dấu, không khoảng trắng, có quy ước theo phần: a1_tuoi, b3_thu_nhap. Tên này thành tên cột trong dữ liệu xuất; đổi tên sau khi đã thu phiếu sẽ làm hai đợt dữ liệu lệch nhau.
Câu toạ độ, ảnh và thông tin tự ghi: cấu hình thế nào
Những câu đặc thù của thực địa cần cấu hình kỹ, vì sai một lần là thiếu dữ liệu cho cả đợt.
| Loại câu | Dùng để | Lưu ý cấu hình |
|---|---|---|
Toạ độ điểm (geopoint) | Ghi vị trí hộ, điểm lấy mẫu | Đặt ngưỡng độ chính xác chấp nhận; dặn điều tra viên đứng ngoài trời, chờ tín hiệu ổn định |
Ảnh (image) | Chụp mẫu vật, công trình, giấy tờ được phép chụp | Giới hạn kích thước ảnh để không đầy dung lượng; không chụp mặt người nếu không có đồng ý |
Ghi âm (audio) | Ghi câu trả lời mở | Cần đồng ý riêng của người trả lời; tệp nặng, gửi khi có mạng ổn định |
Thời điểm bắt đầu, kết thúc (start, end) | Đo thời lượng phỏng vấn | Thêm ngay từ đầu; dùng để phát hiện phiếu điền quá nhanh |
| Định danh thiết bị, người dùng | Biết phiếu do ai, máy nào thu | Cần cho kiểm phiếu theo điều tra viên |
Nhóm lặp (begin_repeat) | Hỏi lặp cho từng thành viên hộ | Đặt số lần lặp theo câu đếm thành viên trước đó |
Cài biểu mẫu lên máy điều tra viên
Làm trước ngày đi thực địa, tại nơi có mạng ổn định, với từng máy:
- Cài ứng dụng KoboCollect từ kho ứng dụng Android. KoboCollect chỉ có trên Android; điều tra viên dùng iPhone thì dùng biểu mẫu web có chế độ ngoại tuyến, cần mở biểu mẫu một lần khi có mạng để trình duyệt lưu lại.
- Trong phần thiết lập của ứng dụng, nhập địa chỉ máy chủ (theo máy chủ toàn cầu hay châu Âu mà tài khoản đang dùng, ghi trong trang trợ giúp của KoboToolbox), tên người dùng và mật khẩu.
- Tạo tài khoản riêng cho điều tra viên và chia quyền nộp phiếu cho dự án, thay vì đưa mật khẩu của chủ dự án.
- Tải biểu mẫu trống về máy. Mở thử, điền một phiếu thử đến cuối, lưu và gửi; xoá phiếu thử trên máy chủ sau đó.
- Kiểm bộ nhớ trống, pin, chế độ định vị độ chính xác cao; mang sạc dự phòng.
Mỗi lần sửa biểu mẫu trên máy chủ và triển khai lại, các máy phải tải bản mới. Phiếu điền bằng bản cũ vẫn gửi được nhưng có thể thiếu cột mới. Hạn chế sửa biểu mẫu khi đã ra thực địa; nếu buộc phải sửa, ghi rõ ngày đổi bản.
Ở thực địa: điền, lưu, gửi
Hoàn tất phiếu
Điền xong, điều tra viên đánh dấu phiếu là hoàn tất để nó vào hàng chờ gửi. Phiếu chưa hoàn tất nằm ở mục bản nháp, không được gửi; đây là nguồn mất phiếu phổ biến khi điều tra viên quên đánh dấu.
Gửi khi có mạng
Cuối ngày, ở nơi có sóng hoặc wifi, mở mục gửi phiếu, chọn tất cả và gửi. Có thể bật gửi tự động khi có mạng trong phần thiết lập, nhưng nên giữ thói quen kiểm số phiếu đã gửi bằng mắt.
Đừng xoá phiếu đã gửi quá sớm
Phiếu đã gửi vẫn nằm trong máy cho tới khi xoá. Giữ lại tới khi trưởng nhóm xác nhận số phiếu trên máy chủ khớp sổ ghi chép thực địa. Điện thoại hỏng hay mất trước khi gửi là mất phiếu, nên gửi hằng ngày thay vì dồn cuối đợt.
Kiểm phiếu hằng ngày trên máy chủ
Đếm theo điều tra viên. Mỗi tối, lọc bảng dữ liệu theo người thu và so với kế hoạch ngày. Số lệch là dấu hiệu phiếu chưa gửi, chưa hoàn tất, hoặc đi sai địa bàn.
Soát thời lượng. Dùng hai trường thời điểm bắt đầu và kết thúc để tính thời lượng. Phiếu dài hai mươi phút mà hoàn tất trong bốn phút cần hỏi lại điều tra viên.
Soát toạ độ. Xem các điểm toạ độ trên phần xem dữ liệu dạng bản đồ của KoboToolbox; điểm nằm ngoài địa bàn hoặc nhiều phiếu trùng một điểm là dấu hiệu cần kiểm.
Gắn trạng thái duyệt. KoboToolbox cho gắn trạng thái kiểm duyệt cho từng phiếu (đạt, không đạt, đang chờ). Dùng nó để đánh dấu phiếu đã soát và phiếu cần quay lại hộ.
Phản hồi trong ngày. Lỗi phát hiện tối nay phải được nói với điều tra viên sáng mai, trước khi họ lặp lại lỗi đó ở hai mươi hộ tiếp theo.
Tập huấn điều tra viên với chính biểu mẫu điện tử
Tập trên máy thật
Buổi tập huấn nên dùng đúng điện thoại điều tra viên sẽ mang đi, đã cài biểu mẫu thật. Mỗi người điền ít nhất hai phiếu đóng vai: một hộ đơn giản, một hộ nhiều thành viên có nhóm lặp. Người hướng dẫn chuẩn bị sẵn các tình huống khó như người trả lời không biết tuổi chính xác, hộ từ chối chụp ảnh, mất định vị.
Thống nhất cách xử lý
Ghi thành văn bản ngắn những quy ước: khi nào chọn không biết, khi nào chọn từ chối, ghi chú vào đâu khi có tình huống lạ, làm gì khi ứng dụng báo lỗi. Điều tra viên mang theo bản in quy ước này. Phiếu thử trong buổi tập huấn phải được xoá trên máy chủ, hoặc gắn nhãn để loại khi phân tích.
Sau thực địa: xuất, làm sạch và lưu trữ
Kết thúc đợt, xuất toàn bộ dữ liệu ra hai bản: một bản dùng nhãn để đọc, một bản dùng mã để phân tích. Tải riêng ảnh và tệp đính kèm, lưu theo mã phiếu. Giữ nguyên bản xuất gốc không sửa; mọi thao tác làm sạch thực hiện trên bản sao bằng cú pháp ghi lại được, kèm sổ ghi từng thay đổi.
Tệp XLSForm cuối cùng, sổ ghi thực địa, danh sách điều tra viên theo mã, và quy ước xử lý tình huống nên lưu cùng dữ liệu. Đó là bộ tài liệu giúp người khác, hoặc chính nhóm sau vài năm, hiểu dữ liệu được thu thế nào. Khi dự án kết thúc, xem lại thoả thuận về thời gian giữ dữ liệu với hội đồng đạo đức và xoá dữ liệu trên máy chủ Kobo nếu đã cam kết.
Lỗi hay gặp ở đợt thực địa đầu tiên
- Quên thử biểu mẫu trên đúng loại điện thoại của điều tra viên; máy cấu hình thấp có thể chậm với biểu mẫu nhiều nhóm lặp.
- Ràng buộc quá chặt, ví dụ tuổi tối đa thấp hơn thực tế, khiến điều tra viên không nhập được và ghi sai cho qua.
- Câu ảnh để bắt buộc, gặp hộ không đồng ý chụp thì không hoàn tất được phiếu; nên để không bắt buộc kèm câu ghi lý do.
- Chỉ một người giữ tài khoản chủ dự án, người đó ốm thì cả nhóm không sửa được gì; chia quyền quản lý cho ít nhất hai người.
- Không xuất dữ liệu sao lưu giữa đợt; nên xuất bản sao định kỳ dù dữ liệu đã nằm trên máy chủ.
Câu hỏi thường gặp
KoboCollect có chạy trên iPhone không?
Không. KoboCollect chỉ có trên Android. Với iPhone, dùng biểu mẫu web của KoboToolbox, có thể dùng ngoại tuyến sau khi mở một lần khi có mạng. Nên thử kỹ trước khi đi thực địa vì trình duyệt có thể xoá dữ liệu lưu tạm.
Một điện thoại có thu được nhiều biểu mẫu khác nhau không?
Được. Ứng dụng tải về được nhiều biểu mẫu trong cùng một tài khoản máy chủ. Điều tra viên chọn đúng biểu mẫu khi bắt đầu phiếu; nên đặt tên biểu mẫu rõ ràng để tránh chọn nhầm.
Dữ liệu trên KoboToolbox xuất sang SPSS được không?
Được. KoboToolbox xuất ra Excel và CSV, có lựa chọn dùng nhãn hoặc mã cho câu hỏi và đáp án, và có lựa chọn xuất dạng phù hợp để đưa vào SPSS. Ảnh và tệp đính kèm tải riêng.
Nên chọn máy chủ toàn cầu hay châu Âu?
Chọn theo yêu cầu về nơi lưu dữ liệu của cơ quan tài trợ và hội đồng đạo đức. Tài khoản ở hai máy chủ là riêng biệt, nên quyết định trước khi tạo dự án và dặn điều tra viên dùng đúng địa chỉ.
Điều tra viên điền sai rồi gửi đi thì sửa thế nào?
Chủ dự án có thể sửa phiếu trên máy chủ, và KoboToolbox lưu lại lịch sử sửa. Nên ghi lý do sửa vào sổ làm sạch dữ liệu, không sửa im lặng, để khi báo cáo còn giải thích được.
