Một trường có nhiều mã cơ quan trên Scopus vì hệ thống tạo hồ sơ cơ quan tự động từ chuỗi địa chỉ trong bài. Tên viết lệch, tên cũ, viết không dấu hay ghi tên khoa thay vì trường đều có thể sinh mã riêng. Việc gộp do đầu mối được trường cử thực hiện.
Hệ quả thấy ngay khi đơn vị đếm công bố: con số trên trang hồ sơ chính thấp hơn danh sách tự tổng hợp, bài của giảng viên “biến mất” khỏi thống kê. Hiểu cơ chế mã cơ quan giúp phòng khoa học biết sửa ở đâu, còn giảng viên biết ghi địa chỉ sao cho bài được tính đúng chỗ.
Mã cơ quan được sinh ra như thế nào?
Mỗi bài trong Scopus mang chuỗi địa chỉ đúng như tác giả ghi. Thuật toán của Scopus đối chiếu chuỗi này với các hồ sơ cơ quan có sẵn. Nếu khớp, bài được gán vào hồ sơ đó. Nếu không khớp đủ chắc, bài có thể được gán vào một hồ sơ mới hoặc nằm ở trạng thái chưa gán vào hồ sơ cơ quan nào.
Mỗi hồ sơ có một mã số, tra được bằng mục tìm theo cơ quan và dùng trong truy vấn qua mã trường AF-ID(). Hồ sơ cơ quan có thể có quan hệ cha con: một viện trực thuộc có hồ sơ riêng, gắn với hồ sơ của đại học. Khi quan hệ này chưa được thiết lập, bài của viện không cộng vào số của đại học.
Những nguyên nhân sinh thêm mã
Ở các trường Việt Nam, vài nguyên nhân dưới đây xuất hiện lặp đi lặp lại:
| Nguyên nhân | Ví dụ kiểu chuỗi địa chỉ | Hậu quả |
|---|---|---|
| Tên tiếng Anh không thống nhất | University of … và … University cho cùng một trường | Hai hồ sơ song song |
| Ghi tên khoa, bộ môn mà không có tên trường | Faculty of Chemistry, Hanoi | Bài gán sai hoặc không gán |
| Tên cũ trước khi sáp nhập, đổi tên | Tên trường thành viên trước khi lên đại học | Bài cũ nằm ở hồ sơ khác |
| Viết không dấu, viết tắt | Chỉ ghi tên viết tắt của trường | Thuật toán không đủ tin cậy để khớp |
| Viện, trung tâm trực thuộc | Tên viện đứng riêng | Hồ sơ con chưa gắn vào hồ sơ cha |
Một bài có nhiều tác giả ở nhiều cơ quan sẽ được gán vào nhiều hồ sơ cơ quan cùng lúc, mỗi địa chỉ một lần. Vì vậy một tác giả ghi hai đơn vị, ví dụ trường và một viện trực thuộc bộ, giúp bài được tính cho cả hai, miễn là cả hai địa chỉ đều viết rõ ràng. Ngược lại, gộp hai đơn vị vào một dòng địa chỉ dài thường làm thuật toán chỉ nhận ra một trong hai.
Ảnh hưởng tới thống kê và xếp hạng
Số công bố, số trích dẫn và các chỉ số hiện trên hồ sơ cơ quan chỉ tính bài đã gán vào hồ sơ đó. Các công cụ phân tích dựa trên Scopus như SciVal cũng dựa trên cách gán này. Các bảng xếp hạng đại học như THE và QS dùng dữ liệu công bố từ Scopus, nên bài nằm ở hồ sơ lạc có thể không được tính cho trường.
Không nên phóng đại: gộp mã không làm trường có thêm bài, nó chỉ đưa bài về đúng chỗ. Nhưng với một trường quy mô vừa, vài chục bài nằm lạc có thể làm lệch đáng kể các chỉ số tính theo tỷ lệ, như tỷ lệ bài hợp tác quốc tế hay trích dẫn trung bình.
Một cách tự đo nhanh: chạy truy vấn AF-ID() với mã chính, rồi chạy truy vấn AFFIL() với vài biến thể tên trường, lọc cùng khoảng năm. Lấy tập thứ hai trừ tập thứ nhất, đọc qua phần chênh lệch. Những bài thật sự của trường nằm trong phần chênh lệch là bài cần đưa về.
Ai trong trường được đề nghị gộp và sửa?
Trường có thuê bao Scopus
Elsevier cung cấp công cụ Institution Profile Wizard cho các cơ quan thuê bao. Chỉ người được trường uỷ quyền mới dùng được, thường là thư viện hoặc phòng quản lý khoa học. Qua công cụ này, đầu mối có thể đề nghị gộp hồ sơ trùng, sửa tên hiển thị, thiết lập quan hệ cha con, đề nghị đưa bài lạc về.
Trường chưa thuê bao
Đầu mối vẫn có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ Scopus để đề nghị sửa hồ sơ cơ quan, kèm danh sách mã cần gộp và bằng chứng. Quá trình có thể chậm hơn, vì vậy càng cần chuẩn bị gọn.
Giảng viên cá nhân
Giảng viên không trực tiếp sửa hồ sơ cơ quan. Việc giảng viên làm được là báo bài bị gán nhầm cho đầu mối của trường, và sửa hồ sơ tác giả của chính mình nếu bài nằm sai hồ sơ tác giả.
Trình tự làm sạch cho phòng khoa học
Một lượt làm sạch có tổ chức thường gồm các bước:
- Liệt kê mọi hồ sơ cơ quan có thể là của trường bằng tìm theo cơ quan, thử nhiều biến thể tên.
- Ghi mã số, tên hiển thị, số bài của từng hồ sơ vào một bảng tính.
- Xác định hồ sơ chính và các hồ sơ cần gộp hoặc gắn quan hệ cha con.
- Tìm bài lạc bằng cách so
AF-ID()vớiAFFIL()như ở trên. - Gửi đề nghị qua công cụ dành cho cơ quan hoặc qua bộ phận hỗ trợ, một lần, đầy đủ.
- Kiểm lại sau khi có thông báo xử lý, ghi số bài trước và sau.
Bảng tính ở bước 2 nên được giữ và cập nhật định kỳ, vì mã mới vẫn có thể phát sinh từ bài mới.
Khi giảng viên phát hiện bài của mình bị gán sai cơ quan
Giảng viên không sửa được hồ sơ cơ quan, nhưng biết đi đúng đường thì việc sửa nhanh hơn nhiều. Bảng dưới phân biệt hai trường hợp hay bị lẫn:
| Tình huống | Thuộc hồ sơ nào | Ai xử lý |
|---|---|---|
| Bài nằm trong hồ sơ tác giả của mình nhưng cơ quan hiện sai | Hồ sơ cơ quan | Báo đầu mối của trường, kèm DOI bài |
| Bài nằm trong hồ sơ tác giả của người khác | Hồ sơ tác giả | Tự sửa qua trình sửa hồ sơ tác giả |
| Bài ghi đúng tên trường nhưng không hiện trong hồ sơ trường | Hồ sơ cơ quan | Đầu mối đề nghị đưa bài về |
| Địa chỉ trong bài ghi thiếu tên trường | Không do Scopus | Không sửa được; ghi đúng ở bài sau |
Trường hợp cuối là bài học khó chịu nhất: Scopus phản ánh đúng những gì in trong bài. Nếu địa chỉ in ra đã thiếu tên trường, thì không có công cụ nào gán bài về trường một cách chính đáng. Vì thế quy định chuẩn hoá địa chỉ ở phần dưới quan trọng hơn mọi thao tác sửa.
Khi báo cho đầu mối, gửi một bảng gồm DOI, tiêu đề, năm, chuỗi địa chỉ đúng như in trong bài và mã cơ quan đang hiện sai. Đầu mối gom báo cáo của nhiều người rồi gửi một lần, tránh tình trạng mỗi giảng viên tự liên hệ bộ phận hỗ trợ.
Phòng từ gốc: chuẩn hoá cách ghi địa chỉ
Sửa sau luôn tốn công hơn ghi đúng từ đầu. Trường nên ban hành một quy định ngắn về cách ghi cơ quan trong bài:
- Một tên tiếng Anh chính thức duy nhất cho trường, viết đầy đủ.
- Thứ tự ghi: bộ môn hoặc khoa, rồi tên trường, rồi thành phố và quốc gia.
- Viện, trung tâm trực thuộc phải kèm tên trường mẹ trong cùng địa chỉ.
- Không chỉ ghi tên viết tắt.
- Gửi quy định cho cả nghiên cứu sinh và cộng tác viên ngoài trường đứng tên đơn vị.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết trường mình có bao nhiêu mã cơ quan trên Scopus?
Dùng mục tìm theo cơ quan, thử nhiều biến thể tên tiếng Anh, tên viết tắt và tên cũ. Ghi lại mọi hồ sơ có vẻ là của trường cùng mã số và số bài để đối chiếu.
Giảng viên có tự gộp mã cơ quan được không?
Không. Hồ sơ cơ quan do đầu mối được trường uỷ quyền đề nghị sửa. Giảng viên nên báo bài bị gán nhầm cho thư viện hoặc phòng khoa học.
Gộp mã cơ quan có làm tăng số bài của trường không?
Không tạo thêm bài, chỉ đưa những bài thật sự của trường đang nằm ở hồ sơ khác về hồ sơ chính. Con số hiện trên hồ sơ chính vì thế có thể tăng.
Viện trực thuộc có cần hồ sơ riêng không?
Có thể giữ hồ sơ riêng nhưng nên được gắn làm hồ sơ con của trường. Khi đó bài của viện vẫn được tính cho trường mẹ.
Bài cũ ghi tên trường trước khi sáp nhập có tính cho trường mới không?
Tuỳ việc hồ sơ cũ đã được gộp hoặc gắn quan hệ với hồ sơ mới hay chưa. Đầu mối của trường cần đề nghị việc này kèm văn bản chứng minh.
