Muốn sửa hồ sơ tác giả Scopus, bạn mở trang hồ sơ của mình, bấm Edit profile để vào trình sửa: chọn hồ sơ cần gộp, gỡ bài không phải của mình, thêm bài còn thiếu, đặt tên hiển thị và cập nhật cơ quan, rồi gửi để Scopus xử lý.
Scopus không chờ tác giả đăng ký. Hệ thống tự gom bài vào hồ sơ dựa trên tên, cơ quan, đồng tác giả và chủ đề. Với tên Việt, cách gom tự động này hay vấp: họ Nguyễn quá phổ biến, tên viết có dấu lẫn không dấu, thứ tự họ tên đảo lộn giữa các tạp chí. Kết quả là một người có hai ba hồ sơ, hoặc một hồ sơ chứa bài của người trùng tên.
Ba lỗi hay gặp nhất và dấu hiệu nhận ra
Trước khi sửa, xác định đúng loại lỗi, vì mỗi loại xử lý ở một bước khác nhau trong trình sửa.
| Lỗi | Dấu hiệu | Bước cần làm |
|---|---|---|
| Hồ sơ bị tách | Tìm tên mình ra hai ba kết quả, mỗi cái vài bài | Gộp các hồ sơ thành một |
| Bài nhận nhầm | Hồ sơ có bài ngành khác, cơ quan lạ, năm không khớp | Gỡ bài khỏi hồ sơ |
| Cơ quan sai hoặc cũ | Trang hồ sơ hiện nơi đã chuyển đi từ lâu | Cập nhật cơ quan hoặc chờ bài mới nạp |
| Thiếu bài | Bài có trong Scopus nhưng không nằm trong hồ sơ nào của bạn | Tìm bài và thêm vào hồ sơ |
Chuẩn bị gì trước khi gửi yêu cầu?
Yêu cầu càng rõ thì càng ít bị trả lại. Mất nửa giờ chuẩn bị tiết kiệm nhiều tuần chờ đợi:
- Danh sách đầy đủ bài đã công bố có trong Scopus, mỗi bài kèm DOI nếu có.
- Mọi biến thể tên bạn từng dùng khi ký bài: có dấu, không dấu, viết tắt tên đệm, đảo họ tên.
- Các cơ quan đã từng ghi trong bài, theo thứ tự thời gian.
- Mã ORCID nếu có, vì Scopus dùng nó làm một tín hiệu nhận diện.
- Mã số tác giả Scopus của tất cả hồ sơ liên quan, chép từ trang kết quả tìm tác giả.
- Một tài khoản Elsevier để đăng nhập, vì trình sửa yêu cầu đăng nhập.
Tìm hồ sơ bằng mục Authors ở trang tìm kiếm, nhập họ và tên. Thử cả dạng có dấu và không dấu. Đánh dấu tất cả hồ sơ là của mình, ghi lại mã số từng cái.
Thao tác trong trình sửa hồ sơ
Giao diện có thể đổi theo thời gian, nhưng các bước chính vẫn giữ: chọn hồ sơ, rà bài, đặt tên, gửi yêu cầu.
Gộp hồ sơ
Vào trang hồ sơ có nhiều bài nhất, bấm Edit profile. Trình sửa sẽ hỏi có hồ sơ nào khác cũng là của bạn không và đưa ra danh sách gợi ý. Chọn tất cả hồ sơ đúng. Nếu hồ sơ cần gộp không nằm trong gợi ý, tìm theo tên hoặc mã số trong ô tìm của trình sửa.
Gỡ bài nhận nhầm
Trình sửa liệt kê toàn bộ bài trong hồ sơ. Bỏ chọn những bài không phải của bạn. Đọc kỹ đồng tác giả và cơ quan trên từng bài; bài cùng chủ đề vẫn có thể của người trùng tên ở trường khác.
Thêm bài còn thiếu
Dùng ô tìm bài trong trình sửa để tìm theo tiêu đề hoặc DOI rồi thêm vào. Chỉ thêm được bài đã có trong Scopus. Bài ở tạp chí Scopus không chỉ mục thì không có cách nào thêm.
Tên hiển thị và cơ quan
Chọn tên ưu tiên hiển thị, nên chọn dạng có dấu nếu đã có trong danh sách biến thể. Phần cơ quan được Scopus suy từ bài gần nhất, nên cách bền nhất để đổi cơ quan là ghi đúng địa chỉ mới trong các bài sắp công bố. Nếu trình sửa cho phép cập nhật cơ quan, điền đúng tên chính thức tiếng Anh của đơn vị.
Sau khi gửi: chờ bao lâu và kiểm lại thế nào?
Bạn nhận một thư xác nhận kèm mã yêu cầu. Thời gian xử lý tuỳ loại yêu cầu và khối lượng công việc của Scopus; Elsevier không cam kết một mốc chung cho mọi trường hợp. Giữ lại thư xác nhận. Nếu sau vài tuần vẫn chưa thấy thay đổi, liên hệ bộ phận hỗ trợ Scopus kèm mã yêu cầu thay vì gửi một yêu cầu mới, vì gửi lặp có thể làm hồ sơ rối thêm.
Khi có thông báo đã xử lý, mở lại trang hồ sơ và kiểm từng điểm: số bài có khớp danh sách của bạn không, còn bài lạ nào không, các hồ sơ phụ đã biến mất chưa. Chỉ số h và số trích dẫn được tính lại theo tập bài mới, nên có thể thay đổi. Nếu hồ sơ phục vụ một hồ sơ xét duyệt, chụp lại trang hồ sơ kèm ngày.
Lỗi hay gặp khi tự sửa
Gộp nhầm hồ sơ của người trùng tên. Chỉ dựa vào tên mà không xem cơ quan và đồng tác giả. Gỡ ra khó hơn gộp vào nhiều.
Gửi nhiều yêu cầu cho cùng một việc. Các yêu cầu chồng nhau có thể xung đột. Gửi một lần, đầy đủ, rồi chờ.
Sửa trên hồ sơ phụ. Nên bắt đầu từ hồ sơ chính, hồ sơ có nhiều bài nhất, để các hồ sơ khác gộp vào nó.
Quên đồng bộ ORCID. Sau khi hồ sơ Scopus sạch, đồng bộ sang ORCID bằng công cụ liên kết Scopus trong mục thêm công trình của ORCID, để hai nơi khớp nhau.
Không thống nhất cách ký tên sau đó. Nếu bài mới vẫn ký lung tung, hồ sơ lại bị tách. Chọn một dạng tên tiếng Anh cố định và dùng mãi.
Liên kết hồ sơ Scopus với ORCID
Sau khi hồ sơ Scopus đã sạch, nên đẩy danh sách bài sang ORCID để hai nơi khớp nhau. Trong hồ sơ ORCID, mục thêm công trình có chức năng tìm và liên kết với các nguồn, trong đó có Scopus. Bạn cấp quyền, chọn đúng hồ sơ tác giả Scopus, xác nhận danh sách bài, và ORCID nhận các bản ghi kèm định danh.
Làm theo thứ tự này quan trọng. Nếu đẩy sang ORCID khi hồ sơ Scopus còn chứa bài của người trùng tên, lỗi lan sang ORCID và từ đó lan tiếp sang các hệ thống đọc dữ liệu ORCID như hệ thống nộp bài của tạp chí. Ngược lại, ORCID có đủ bài cũng giúp Scopus nhận diện bạn chính xác hơn với những bài mới, nhất là khi bạn khai ORCID lúc nộp bài.
Một tình huống thường gặp: nghiên cứu sinh có hồ sơ Scopus từ thời làm thạc sĩ ở trường cũ, sau đó có thêm một hồ sơ mới ở trường mới. Gộp hai hồ sơ, đặt tên hiển thị thống nhất, rồi liên kết với ORCID, là lúc hồ sơ trên mọi hệ thống bắt đầu nói cùng một câu chuyện. Việc này nên xong trước khi nộp hồ sơ xét học bổng, xét đề tài hay chức danh, vì hội đồng thường mở hồ sơ trực tuyến để đối chiếu.
Phòng ngừa để không phải sửa lần nữa
- Chọn một dạng tên ký bài duy nhất, ví dụ họ đặt sau, tên đệm viết đủ, giữ dấu nếu tạp chí cho phép.
- Ghi tên cơ quan tiếng Anh theo đúng tên chính thức, thống nhất với đồng nghiệp trong đơn vị.
- Điền ORCID khi nộp bài ở mọi tạp chí có ô này.
- Mỗi năm rà lại hồ sơ một lần, nhất là sau khi có bài mới.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đăng ký để có hồ sơ tác giả Scopus không?
Không. Scopus tự tạo hồ sơ khi có bài của bạn được chỉ mục. Bạn chỉ cần tài khoản Elsevier khi muốn gửi yêu cầu sửa hồ sơ.
Sửa hồ sơ Scopus có làm thay đổi chỉ số h không?
Có thể. Chỉ số h và số trích dẫn được tính trên tập bài trong hồ sơ, nên gộp thêm bài hoặc gỡ bài nhận nhầm đều làm con số thay đổi theo.
Bài đăng ở tạp chí không thuộc Scopus có thêm vào hồ sơ được không?
Không. Hồ sơ chỉ chứa bài có trong cơ sở dữ liệu Scopus. Bài ở nơi khác nên đưa vào ORCID hoặc Google Scholar.
Đã chuyển trường, làm sao để hồ sơ hiện cơ quan mới?
Cách bền nhất là ghi đúng cơ quan mới trong các bài sắp công bố, vì Scopus suy cơ quan từ bài gần nhất. Nếu trình sửa cho phép, cập nhật cơ quan trong đó.
Gửi yêu cầu xong mà lâu không thấy đổi thì làm gì?
Đừng gửi yêu cầu mới. Liên hệ bộ phận hỗ trợ Scopus kèm mã yêu cầu trong thư xác nhận để hỏi tình trạng xử lý.
