Xuất bản toàn văn trên OJS: PDF, HTML hay JATS XML

PDF dễ làm và giữ đúng bản in, HTML đọc tốt trên điện thoại và thân thiện với trình đọc màn hình, còn JATS XML là định dạng có cấu trúc cho chỉ mục và lưu trữ lâu dài. Toà soạn nhỏ nên làm PDF chuẩn kèm siêu dữ liệu đầy đủ trước, thêm HTML khi đủ sức, JATS khi có nhu cầu cụ thể.

Trong OJS, mỗi bài có thể gắn nhiều tệp toàn văn (galley), mỗi tệp một định dạng. Câu hỏi không phải định dạng nào “xịn” nhất, mà định dạng nào phục vụ người đọc của tạp chí, đáp ứng yêu cầu của nơi tạp chí muốn được chỉ mục, và vừa sức toà soạn duy trì đều đặn từng số.

So sánh ba định dạng

Bảng dưới so theo ba nhóm người dùng của toàn văn: người đọc, máy chỉ mục và người làm lưu trữ.

Không định dạng nào thắng tuyệt đối. Vì vậy nhiều tạp chí lớn xuất bản cùng lúc hai hoặc ba định dạng, sinh từ một nguồn chung để không phải sửa ba lần.

PDF: làm cho đúng trước khi làm thêm

PDF chữ, không phải ảnh

PDF phải được xuất từ tệp dàn trang, có lớp chữ chọn và tìm được. PDF quét từ bản in là ảnh: máy chỉ mục không đọc được, người đọc không chép được câu trích. Bài cũ chỉ còn bản in thì quét kèm nhận dạng chữ.

Nhúng phông và chọn chuẩn lưu trữ

Nhúng toàn bộ phông chữ để chữ có dấu không bị đổi phông trên máy người đọc. Nếu phần mềm dàn trang hỗ trợ, xuất theo chuẩn PDF/A, chuẩn dành cho lưu trữ dài hạn, buộc nhúng phông và cấm các thành phần phụ thuộc bên ngoài.

Thông tin trong tệp

Điền thuộc tính tài liệu của PDF như tên bài, tác giả. Trang đầu PDF nên có tên tạp chí, tập, số, năm, DOI dạng đường dẫn và giấy phép, để người nhận tệp qua thư vẫn biết bài từ đâu ra.

HTML: lợi ích cho người đọc di động

Đưa HTML lên OJS

OJS cho tải lên tệp HTML làm một galley, kèm các tệp phụ thuộc như ảnh, bảng tính, được gắn riêng để đường dẫn trong HTML trỏ đúng. Hình và bảng nên có chú thích đầy đủ, ảnh có văn bản thay thế.

Nguồn để sinh HTML

Có thể chuyển từ tệp Word đã biên tập bằng công cụ như Pandoc, rồi dọn mã bằng tay. Bản HTML sinh trực tiếp từ Word bằng chức năng lưu dạng web thường chứa rất nhiều mã thừa và kiểu trình bày cứng, hiển thị kém trên điện thoại.

Giữ cùng nội dung với PDF

HTML và PDF phải là cùng một phiên bản cuối. Mỗi lần sửa sau khi xuất bản, nhớ sửa cả hai, hoặc tốt hơn là sinh cả hai từ cùng một nguồn.

JATS XML: khi nào cần

JATS là gì

JATS (Journal Article Tag Suite) là chuẩn XML để mô tả bài báo khoa học, đánh dấu từng phần: tiêu đề, tác giả, cơ quan, tóm tắt, các mục, hình, bảng, tài liệu tham khảo. Đây là định dạng PubMed Central yêu cầu và được nhiều kho lưu trữ, nền tảng xuất bản dùng làm định dạng gốc.

Khi nào đáng làm

Tạp chí y sinh muốn vào PubMed Central; tạp chí muốn sinh PDF và HTML từ một nguồn duy nhất; tạp chí có đối tác lưu trữ hoặc chỉ mục yêu cầu XML. Nếu không có nhu cầu nào, JATS chưa phải ưu tiên.

Hiển thị JATS trên OJS

Có các plugin hiển thị JATS trên OJS, chẳng hạn JATS Parser để chuyển JATS thành HTML hiển thị trên trang, hay Lens Galley để hiển thị bằng trình đọc Lens. Kiểm plugin có bản tương thích với phiên bản OJS của bạn trước khi lên kế hoạch.

Mức tối thiểu và các bậc nâng dần cho toà soạn nhỏ

Mỗi bậc chỉ nên bắt đầu khi bậc trước đã làm đều đặn cho mọi bài, mọi số.

Đa số tạp chí trường ở Việt Nam nên đứng vững ở bậc tối thiểu và bậc 2 trước. Một PDF chuẩn với siêu dữ liệu đầy đủ có giá trị hơn nhiều so với HTML làm vội, lỗi hình, lệch nội dung với PDF.

Một quy trình gọn cho toà soạn hai người

Một tạp chí ra bốn số mỗi năm, mỗi số chừng mười lăm bài, toà soạn chỉ có thư ký và một kỹ thuật viên dàn trang. Quy trình hợp lý là: tác giả nộp bản Word theo mẫu của tạp chí; sau biên tập câu chữ, kỹ thuật viên dàn trang bằng phần mềm đang dùng và xuất mỗi bài một PDF chữ có nhúng phông; trang đầu mỗi PDF có tên tạp chí, tập, số, DOI và giấy phép; thư ký nhập siêu dữ liệu đầy đủ trong OJS rồi gắn PDF vào bài.

Khi đã quen, bước tiếp theo là bật xuất PDF/A trong phần mềm dàn trang, gần như không tốn thêm công. Chỉ khi toà soạn có thêm người hoặc có yêu cầu cụ thể từ một cơ sở chỉ mục mới tính tới HTML hay JATS. Cách đi từng bậc giúp chất lượng mỗi số đều nhau, thay vì số đầu có ba định dạng còn các số sau bỏ dở.

Dù ở bậc nào, hãy giữ tệp nguồn cuối cùng của mỗi bài, gồm tệp Word đã biên tập, tệp dàn trang và hình gốc, trong một thư mục lưu trữ có tên theo DOI. Khi cần sinh lại định dạng khác hoặc sửa lỗi, toà soạn không phải đi tìm lại từ thư của tác giả.

Lỗi hay gặp

Đăng PDF quét cho bài mới. Máy chỉ mục không đọc được nội dung, bài gần như vô hình với tìm kiếm toàn văn.

Một PDF chứa cả số tạp chí. Người đọc phải tải cả số để đọc một bài, các hệ thống không gắn được toàn văn vào đúng bài. Mỗi bài một tệp riêng.

HTML lệch nội dung với PDF. Sửa một bên mà quên bên kia. Người trích dẫn không biết bản nào đúng.

Đặt tên galley không rõ. Nhãn galley nên ghi rõ định dạng như PDF, HTML, để người đọc trên điện thoại biết bấm vào sẽ mở gì.

Câu hỏi thường gặp