Bộ tệp nộp bài cho bình duyệt ẩn danh gồm trang tiêu đề có tên tác giả tải riêng, bản thảo chính đã xoá mọi dấu vết tác giả cả trong chữ lẫn thuộc tính tệp, hình và bảng đúng định dạng, cùng tệp bổ sung cũng đã ẩn danh. Kiểm thuộc tính tệp là bước hay bị quên nhất.
Bình duyệt ẩn danh hai chiều (double-blind) chỉ có nghĩa khi tệp không tự khai tên bạn. Tên có thể lọt qua dòng cảm ơn, tên tệp, thuộc tính tài liệu, ghi chú theo dõi thay đổi, đường dẫn trong hình, hay một câu “trong nghiên cứu trước của nhóm”. Toà soạn phát hiện thì trả bài về; không phát hiện thì việc ẩn danh mất tác dụng.
Bộ tệp chuẩn và nội dung từng tệp
Danh sách dưới là bộ thường gặp; luôn đối chiếu hướng dẫn tác giả của tạp chí:
| Tệp | Chứa gì | Có tên tác giả không |
|---|---|---|
| Trang tiêu đề | Tiêu đề, tác giả, cơ quan, tác giả liên hệ, ORCID, lời cảm ơn, tài trợ, xung đột lợi ích | Có |
| Bản thảo ẩn danh | Tiêu đề, tóm tắt, từ khoá, toàn văn, tài liệu tham khảo | Không |
| Hình | Mỗi hình một tệp nếu tạp chí yêu cầu | Không, kể cả trong thuộc tính |
| Bảng | Bảng dạng chỉnh sửa được nếu tạp chí yêu cầu tách | Không |
| Tệp bổ sung | Phụ lục, bảng hỏi, dữ liệu, mã | Không |
| Thư gửi biên tập | Giới thiệu bài, cam kết | Có (chỉ biên tập viên xem) |
Xoá thông tin tác giả trong thuộc tính tệp
Microsoft Word
Vào File, Info, Check for Issues, Inspect Document. Chọn mục thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân (Document Properties and Personal Information), bấm kiểm, rồi bấm xoá tất cả ở mục đó. Kiểm luôn mục ghi chú, phiên bản và theo dõi thay đổi. Sau đó lưu tệp.
LibreOffice Writer
Vào Tools, Options, mục bảo mật (Security), phần tuỳ chọn, bật xoá thông tin cá nhân khi lưu. Mở File, Properties để kiểm trường tác giả và người sửa sau cùng.
Tệp PDF
Nếu tạp chí nhận PDF, mở thuộc tính tài liệu trong trình đọc PDF và kiểm trường tác giả. Phần mềm chỉnh PDF chuyên dụng có chức năng xoá thông tin ẩn; nếu không có, xuất lại PDF từ tệp Word đã làm sạch.
Hình
Ảnh chụp có thể mang dữ liệu EXIF gồm tên máy, có khi vị trí. Hình vẽ từ phần mềm có thể chứa tên người dùng trong thuộc tính. Xuất lại hình và kiểm thuộc tính trước khi tải lên.
Chỗ lọt tên tác giả trong chữ
Theo dõi thay đổi và ghi chú. Chấp nhận hoặc từ chối mọi thay đổi, xoá mọi ghi chú trước khi xuất bản ẩn danh. Một ghi chú sót lại mang tên người sửa.
Lời cảm ơn và tài trợ. Chuyển hẳn sang trang tiêu đề. Mã đề tài cũng có thể lộ nhóm nghiên cứu.
Tên cơ quan trong phương pháp. Câu “khảo sát sinh viên của trường mình” lộ cơ quan. Viết “một trường đại học công lập ở miền Trung” trong bản ẩn danh, khôi phục khi bài được nhận.
Phê duyệt đạo đức. Tên hội đồng đạo đức và số quyết định lộ cơ quan. Nhiều tạp chí cho phép ghi tạm “[ẩn để bình duyệt]”.
Đầu trang, chân trang. Mẫu tài liệu cũ có thể còn tên bạn ở đầu trang.
Tự trích dẫn khi bình duyệt ẩn danh hai chiều
Cách thường được chấp nhận
Trích dẫn bài trước của mình ở ngôi thứ ba như mọi tài liệu khác: viết “Nguyễn và cộng sự đã chỉ ra…” thay vì “trong nghiên cứu trước của nhóm…”. Người phản biện thấy một trích dẫn bình thường.
Khi bắt buộc phải che
Nếu bài mới phát triển trực tiếp từ bài trước tới mức trích dẫn ngôi thứ ba vẫn lộ, một số tạp chí cho phép thay bằng “[Tác giả, năm]” trong cả chữ và danh sách tham khảo. Làm theo đúng hướng dẫn của tạp chí, đừng tự sáng tạo.
Không làm
Không bỏ hẳn trích dẫn tới công trình liên quan của mình để “ẩn danh”; người phản biện có thể cho là thiếu tổng quan, hoặc tệ hơn, nghi trùng lặp không khai báo.
Đặt tên tệp và định dạng hình, dữ liệu
Tên tệp và định dạng tưởng là chuyện nhỏ nhưng lại là lý do bài bị trả về nhiều:
- Tên tệp không chứa tên tác giả. Dùng mẫu như
manuscript_anonymized.docx,title_page.docx,figure1.tif. - Đánh số hình, bảng khớp với số trong bài; đừng để tệp tên
final_v3_sua.docx. - Định dạng và độ phân giải hình theo hướng dẫn tạp chí; nhiều tạp chí phân biệt yêu cầu cho ảnh chụp và cho hình vẽ nét.
- Bảng nên là bảng thật trong Word hay bảng tính, không phải ảnh chụp bảng.
- Dữ liệu bổ sung dạng mở (CSV thay vì định dạng độc quyền nếu được), có tệp mô tả biến.
- Mã nguồn kèm hướng dẫn chạy; xoá đường dẫn thư mục có tên người dùng trong mã.
Tệp bổ sung và kho dữ liệu: chỗ ẩn danh hay hở
Đường dẫn tới kho lưu trữ
Nếu bài dẫn tới dữ liệu hay mã trên OSF, GitHub, Zenodo, đường dẫn và trang kho đó thường lộ tên tác giả. OSF có tuỳ chọn tạo đường dẫn chỉ xem (view-only link) có ẩn danh dành cho bình duyệt. Với kho khác, một số tạp chí cho tải dữ liệu lên hệ thống thay vì dẫn ra ngoài; đọc hướng dẫn.
Bảng hỏi và phụ lục
Bảng hỏi có tên trường, tên đề tài, logo cơ quan ở đầu trang. Làm một bản ẩn danh riêng cho bình duyệt, giữ bản gốc để thay khi bài được nhận.
Mã nguồn
Đường dẫn tuyệt đối trong mã như thư mục người dùng mang tên bạn. Tìm và thay bằng đường dẫn tương đối trước khi đóng gói.
Tình huống: bị trả bài vì một chỗ không ngờ
Một nghiên cứu sinh nộp bài cho tạp chí bình duyệt ẩn danh hai chiều, đã xoá tên khỏi chữ và thuộc tính tệp Word. Bài vẫn bị trả về sau vài ngày. Lý do: một hình biểu đồ xuất từ phần mềm thống kê, phần tiêu đề nhỏ phía dưới hình còn đường dẫn thư mục có tên người dùng, và tệp hình mang trường tác giả trong thuộc tính.
Toà soạn không nói ngay chỗ lộ là hình nào; thư chỉ ghi bản nộp còn thông tin nhận diện tác giả. Nghiên cứu sinh phải tự rà lại từng tệp, mất thêm một buổi, trong khi bài nằm yên ở trạng thái trả về. Cách khắc phục khi đã tìm ra thì chỉ mất mười phút: xuất lại hình không có chú thích tự động, kiểm thuộc tính, tải lại. Bài học là kiểm cả những tệp không phải văn bản. Từ đó, bước cuối của nhóm luôn là mở bản dựng PDF của hệ thống và đọc từng hình ở mức phóng to.
Kiểm lần cuối trước khi tải lên
Mười phút kiểm này tránh được một vòng trả bài:
- Mở bản thảo ẩn danh, tìm (Ctrl+F) họ của từng tác giả, tên cơ quan, tên đề tài, tên thành phố nơi cơ quan đóng trụ sở, và các từ như “chúng mình”, “nhóm chúng ta”, “trường mình”.
- Mở thuộc tính tệp của từng tệp, kiểm trường tác giả.
- Xem tên tất cả tệp, kể cả tệp nén nếu tạp chí cho tải tệp nén, và tên từng tệp bên trong.
- Mở các tệp bổ sung, tìm tương tự.
- Tải lên, rồi mở bản dựng PDF của hệ thống và đọc lại trang đầu.
Câu hỏi thường gặp
Bình duyệt ẩn danh một chiều có cần xoá tên trong tệp không?
Không cần, vì người phản biện được biết tác giả. Nhưng vẫn đọc hướng dẫn tạp chí, vì có tạp chí vẫn yêu cầu trang tiêu đề tách riêng.
Có cần xoá tên trong tài liệu tham khảo không?
Thường không. Tài liệu tham khảo giữ nguyên, trích dẫn bài của mình ở ngôi thứ ba. Chỉ che khi tạp chí yêu cầu rõ.
Tệp PDF có cần làm sạch thuộc tính không?
Có. PDF xuất từ Word thường mang trường tác giả của tệp gốc. Làm sạch tệp gốc trước khi xuất, rồi kiểm lại thuộc tính PDF.
Lời cảm ơn để ở đâu khi bình duyệt ẩn danh?
Để trên trang tiêu đề hoặc tệp riêng theo hướng dẫn tạp chí. Khi bài được nhận, toà soạn sẽ ghép lại vào bản cuối.
Đã lỡ nộp bản có tên tác giả thì làm sao?
Báo ngay cho toà soạn, nêu mã bản thảo và gửi kèm bản đã ẩn danh. Biên tập viên thường trả bài về để bạn thay tệp trước khi mời phản biện.
