Đề nghị chuyển bản thảo sang tạp chí khác cùng nhà xuất bản nghĩa là bài bị từ chối ở tạp chí bạn nộp, nhưng biên tập viên thấy nó hợp với một tạp chí khác. Nhận thì bài được chuyển cùng tệp, có khi kèm nhận xét phản biện; không nhận thì bạn tự do gửi nơi khác.
Nhiều nhà xuất bản lớn có dịch vụ chuyển bài, ví dụ Article Transfer Service của Elsevier, hay các dịch vụ chuyển bài của Springer Nature và Wiley. Cách vận hành cụ thể khác nhau, và có thể thay đổi; đọc trang giới thiệu dịch vụ của chính nhà xuất bản trong thư mời. Bài này giúp bạn đọc thư, cân nhắc, và thao tác đúng.
Khi nào bạn nhận được đề nghị chuyển
Đề nghị chuyển thường đến trong hai hoàn cảnh. Thứ nhất, biên tập viên đọc sơ bộ và thấy bài ngoài phạm vi hoặc không đủ mức mới mà tạp chí hướng tới, nhưng nội dung vững; bài bị từ chối trước khi gửi phản biện, kèm gợi ý tạp chí khác. Thứ hai, bài đã qua phản biện, nhận xét cho thấy bài có giá trị nhưng không đạt mức của tạp chí; quyết định từ chối kèm đề nghị chuyển.
Ở hoàn cảnh thứ hai, giá trị của việc chuyển lớn hơn, vì nhận xét phản biện có thể giúp tạp chí đích quyết định nhanh. Ở hoàn cảnh thứ nhất, bạn chủ yếu được tiết kiệm công nộp lại và gợi ý một tạp chí có thể phù hợp.
Nhận xét phản biện có đi theo không
Câu hỏi quan trọng nhất khi cân nhắc. Câu trả lời tuỳ chính sách từng nhà xuất bản, nên đọc kỹ thư mời; bảng dưới mô tả các khả năng thường gặp:
| Tình huống | Nhận xét đi theo | Ý nghĩa với bạn |
|---|---|---|
| Từ chối trước phản biện | Không có nhận xét để chuyển | Tạp chí đích bình duyệt từ đầu |
| Từ chối sau phản biện, người phản biện đồng ý chuyển | Thường đi theo, có thể kèm danh tính người phản biện | Tạp chí đích có thể quyết định nhanh hơn |
| Từ chối sau phản biện, người phản biện không đồng ý | Có thể chỉ chuyển nội dung nhận xét hoặc không chuyển | Tạp chí đích có thể mời phản biện mới |
| Tạp chí đích muốn phản biện thêm | Nhận xét cũ là tham khảo | Vẫn có vòng bình duyệt mới |
Tạp chí đích không bị ràng buộc bởi quyết định hay ý kiến của tạp chí trước. Chuyển bài không có nghĩa là được nhận.
Nên nhận hay rút ra gửi nơi khác
Kiểm tạp chí đích như kiểm mọi tạp chí
Đọc phạm vi, các bài gần đây, chỉ mục, mô hình truy cập. Nếu tạp chí đích là truy cập mở thu phí xuất bản, kiểm mức phí và khả năng chi trả trước khi bấm nhận. Đề nghị chuyển là gợi ý, không phải sự bảo đảm phù hợp với yêu cầu đánh giá của bạn.
Khi nhận là hợp lý
Bài đã có nhận xét tích cực về phương pháp, tạp chí đích đúng phạm vi, đáp ứng yêu cầu chỉ mục của cơ quan bạn, và bạn muốn rút ngắn thời gian. Nhận xét đi theo giúp tránh một vòng tìm phản biện mới.
Khi nên từ chối
Tạp chí đích không đáp ứng yêu cầu đánh giá của bạn, phạm vi lệch, phí xuất bản vượt khả năng, hoặc bạn đã có lựa chọn tốt hơn ở nhà xuất bản khác. Từ chối đề nghị không ảnh hưởng tới quyền gửi bài ở nơi khác.
Bàn với đồng tác giả
Chuyển bài là quyết định nộp bài mới. Hỏi ý kiến mọi đồng tác giả trước khi bấm, như khi nộp lần đầu.
Các bước thao tác khi nhận chuyển
Quy trình chung; tên nút và màn hình khác nhau giữa các nhà xuất bản:
- Mở thư quyết định, tìm đường dẫn nhận hoặc từ chối đề nghị chuyển. Chú ý hạn trả lời ghi trong thư.
- Đọc trang mô tả dịch vụ chuyển của nhà xuất bản và trang hướng dẫn tác giả của tạp chí đích.
- Bấm nhận. Hệ thống thường yêu cầu bạn xác nhận đồng ý chuyển bài và các tệp.
- Đăng nhập hệ thống nộp bài của tạp chí đích (có thể cần tài khoản riêng). Bài chuyển sang thường nằm ở mục bài chưa hoàn tất.
- Bổ sung những gì tạp chí đích yêu cầu thêm: câu hỏi riêng, định dạng, thư gửi biên tập mới.
- Nếu muốn sửa bài theo nhận xét trước khi gửi, tải bản sửa lên và viết thư trả lời nhận xét kèm theo.
- Xem bản dựng, rồi gửi. Bài có mã bản thảo mới ở tạp chí đích.
Có nên sửa bài trước khi chuyển
Nên sửa nếu nhận xét đã chỉ ra lỗi rõ. Gửi bản sửa kèm thư trả lời từng ý cho thấy bạn nghiêm túc, và biên tập viên tạp chí đích không phải hỏi lại những điều đã được nêu.
Không cần sửa những ý thuộc về phạm vi. Ý kiến kiểu “chưa đủ mới cho tạp chí này” gắn với tạp chí cũ. Viết thư gửi biên tập giải thích vì sao bài hợp với tạp chí đích.
Chỉnh định dạng theo tạp chí đích. Giới hạn chữ, cấu trúc tóm tắt, kiểu trích dẫn có thể khác. Một số dịch vụ chuyển cho phép nộp định dạng tự do ở vòng đầu; đọc hướng dẫn.
Thư gửi biên tập tạp chí đích viết gì
Bài chuyển sang vẫn cần một thư gửi biên tập mới, viết cho tạp chí đích chứ không dán lại thư cũ. Thư nên có ba ý: bài được chuyển từ tạp chí nào qua dịch vụ chuyển của nhà xuất bản; vì sao bài phù hợp với phạm vi tạp chí đích, nêu cụ thể nhóm độc giả hoặc chuyên mục; và bạn đã làm gì với nhận xét phản biện trước đó.
Nếu đã sửa bài, nêu ngắn những thay đổi chính và đính kèm thư trả lời từng nhận xét. Nếu chưa sửa vì cho rằng nhận xét gắn với yêu cầu riêng của tạp chí cũ, giải thích ngắn gọn, lịch sự. Biên tập viên tạp chí đích đánh giá cao việc tác giả minh bạch về lịch sử bài.
Đừng viết thư theo kiểu xem việc chuyển là đã được hứa nhận. Câu như “tạp chí trước đã giới thiệu bài sang đây” đúng về sự kiện, nhưng quyết định ở tạp chí đích là độc lập; giọng thư nên là đề nghị xem xét.
Tình huống: chuyển sang tạp chí truy cập mở
Một nhóm nghiên cứu nộp bài cho một tạp chí đăng ký thuê bao, sau phản biện bị từ chối kèm đề nghị chuyển sang tạp chí truy cập mở cùng nhà xuất bản. Nhóm đọc trang tạp chí đích và thấy có phí xuất bản, mức phí cao hơn khả năng kinh phí đề tài. Họ kiểm thêm: cơ quan có thoả thuận nào với nhà xuất bản để được giảm phí không. Không có, nên nhóm từ chối, sửa bài theo nhận xét, và gửi tạp chí khác phù hợp với kinh phí.
Trước khi từ chối, nhóm cũng hỏi thư viện trường xem có quỹ hỗ trợ phí xuất bản truy cập mở nào không, vì một số cơ quan có chương trình như vậy. Quyết định này không làm mất gì: nhận xét phản biện vẫn là của nhóm để cải thiện bài. Điều nhóm làm đúng là kiểm phí trước khi bấm nhận, thay vì phát hiện ra sau khi bài đã được chấp nhận.
Câu hỏi thường gặp
Nhận chuyển rồi có rút lại được không?
Được, như mọi bài đang xử lý: gửi thư rút bài cho tạp chí đích. Nhưng nên cân nhắc trước khi nhận để không tốn thời gian của cả hai bên.
Tạp chí đích có biết bài từng bị từ chối không?
Có. Bài đi qua dịch vụ chuyển nên biên tập viên tạp chí đích biết nguồn gốc và có thể xem nhận xét nếu được chuyển. Đây là điều bình thường.
Từ chối đề nghị chuyển có ảnh hưởng gì không?
Không. Bạn tự do gửi bài cho bất kỳ tạp chí nào khác, kể cả tạp chí khác của cùng nhà xuất bản qua đường nộp thường.
Có phải trả phí khi chuyển bài không?
Dịch vụ chuyển thường không thu phí, nhưng tạp chí đích có thể thu phí xuất bản nếu là truy cập mở. Kiểm trang phí của tạp chí đích trước khi nhận.
Đồng tác giả có cần đồng ý không?
Nên có sự đồng ý của mọi đồng tác giả, vì chuyển bài tương đương nộp bài cho tạp chí mới. Nhiều hệ thống còn gửi thư xác nhận tới từng người.
