Nộp bài trên ScholarOne đi qua khoảng bảy bước: loại bài, tiêu đề và tóm tắt; tải tệp; từ khoá; tác giả và cơ quan; gợi ý phản biện; chi tiết và ý kiến; xem lại và gửi. Lỗi hay gặp nhất là khai đồng tác giả thiếu, sai thư điện tử, và không mở bản dựng PDF trước khi bấm gửi.
ScholarOne Manuscripts là hệ thống quản lý bản thảo của Clarivate, được nhiều nhà xuất bản dùng. Mỗi tạp chí cấu hình riêng nên tên bước, thứ tự và các câu hỏi có thể khác; khung chung thì giống nhau. Hãy dành một buổi trọn vẹn cho lần nộp đầu, chuẩn bị đủ thông tin trước khi đăng nhập.
Tài khoản và ORCID: làm một lần cho đúng
Kiểm xem đã có tài khoản chưa
Mỗi tạp chí dùng ScholarOne có trang riêng, và tài khoản thường tính theo từng trang. Trước khi tạo mới, dùng chức năng quên mật khẩu với thư điện tử của bạn: rất nhiều người đã có tài khoản từ lần được mời phản biện hoặc được đồng tác giả khai tên. Tạo tài khoản trùng làm hồ sơ của bạn bị chia làm hai.
Điền hồ sơ cá nhân
Họ tên viết đúng như trên bài, thống nhất cách viết họ và tên. Cơ quan ghi bằng tên tiếng Anh chính thức, không viết tắt. Thư điện tử nên là thư cơ quan còn dùng lâu dài, kèm một thư dự phòng.
Liên kết ORCID
Trong phần sửa tài khoản có mục liên kết ORCID; bấm vào sẽ chuyển sang ORCID để đăng nhập và cho phép. Đừng gõ tay mã ORCID vào ô văn bản nếu hệ thống có nút liên kết, vì gõ tay không xác thực được bạn là chủ mã. Nhiều tạp chí bắt buộc tác giả liên hệ có ORCID đã xác thực.
Các bước nộp và ô hay điền sai
Tên bước có thể khác ở từng tạp chí; bảng mô tả khung thường gặp:
| Bước | Cần điền | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Loại bài, tiêu đề, tóm tắt | Chọn loại bài, dán tiêu đề, tóm tắt | Chọn sai loại bài; dán tóm tắt quá giới hạn chữ, mất ký tự đặc biệt |
| Tải tệp | Bản thảo, hình, bảng, tệp bổ sung, thư gửi biên tập | Gán sai loại tệp; thiếu tệp hình độ phân giải cao |
| Từ khoá, thuộc tính | Chọn từ khoá trong danh sách hoặc gõ | Gõ lại tiêu đề làm từ khoá |
| Tác giả và cơ quan | Thêm từng đồng tác giả, thứ tự, tác giả liên hệ | Thiếu người, sai thư điện tử, sai thứ tự |
| Gợi ý phản biện | Người được đề xuất, người đề nghị loại trừ | Đề xuất người có xung đột lợi ích |
| Chi tiết, ý kiến | Tài trợ, xung đột lợi ích, dữ liệu, đạo đức | Trả lời khác với nội dung trong bản thảo |
| Xem lại và gửi | Mở bản dựng PDF, HTML; bấm gửi | Bấm gửi không xem bản dựng |
Khai đồng tác giả: chỗ dễ sai nhất
Tìm trước, thêm sau
Khi thêm đồng tác giả, hệ thống thường cho tìm theo thư điện tử trước. Nếu người đó đã có tài khoản, chọn tài khoản có sẵn, đừng tạo bản ghi mới. Hỏi trước đồng tác giả họ dùng thư nào trên hệ thống.
Thư điện tử phải đúng
Nhiều tạp chí gửi thư xác nhận tới từng đồng tác giả. Thư sai thì người đó không nhận được, và có tạp chí giữ bài lại cho tới khi mọi người xác nhận. Gửi danh sách tác giả, cơ quan, thư điện tử cho cả nhóm duyệt trước khi nộp.
Thứ tự và tác giả liên hệ
Thứ tự trên hệ thống phải khớp thứ tự trên trang tiêu đề. Chỉ định tác giả liên hệ đúng người sẽ trả lời thư từ toà soạn trong nhiều tháng tới.
Gợi ý phản biện: điền thế nào cho có ích
Đề xuất người thật sự phù hợp. Ghi tên, cơ quan, thư điện tử cơ quan và một câu lý do: họ làm đúng chủ đề nào. Tránh đồng tác giả cũ gần đây, người cùng cơ quan, thầy hướng dẫn — đó là xung đột lợi ích mà biên tập viên dễ nhận ra.
Thư điện tử cơ quan. Đề xuất người phản biện bằng thư cá nhân miễn phí khiến biên tập viên dè dặt, vì đó là kiểu thao túng bình duyệt đã từng bị phát hiện.
Đề nghị loại trừ có lý do. Được phép đề nghị không mời một số người, nhưng nên nêu ngắn gọn lý do khách quan. Danh sách loại trừ quá dài gây ấn tượng xấu.
Biên tập viên không bắt buộc theo. Đề xuất chỉ để tham khảo. Đừng hiểu là quyền chọn người phản biện.
Tải tệp và xem bản dựng trước khi bấm gửi
Phần tải tệp là nơi bài bị trả về nhiều nhất vì lỗi kỹ thuật:
- Đọc hướng dẫn tác giả của tạp chí về định dạng tệp, một tệp hay tách hình riêng.
- Gán đúng loại cho mỗi tệp khi tải lên: bản thảo chính, trang tiêu đề, hình, bảng, tài liệu bổ sung, thư gửi biên tập. Loại tệp quyết định thứ tự trong bản dựng và ai được xem.
- Nếu tạp chí bình duyệt ẩn danh hai chiều, trang tiêu đề có tên tác giả tải riêng với loại dành cho nó; bản thảo chính không có tên.
- Sắp lại thứ tự tệp nếu hệ thống cho phép, để hình đi đúng thứ tự trong bài.
- Ở bước cuối, mở bản dựng PDF và đọc từ đầu tới cuối: hình có đủ không, ký tự đặc biệt có hiển thị không, có tệp nào lộ tên tác giả không.
- Chỉ bấm gửi khi bản dựng đúng. Gửi rồi thì không tự sửa được nữa.
Nếu bản dựng lỗi phông chữ hay công thức, thử xuất bản thảo ra PDF và tải lên dạng đó (nếu tạp chí cho phép) hoặc gửi kèm cả bản Word lẫn PDF.
Bước chi tiết: trả lời khai báo cho khớp với bản thảo
Tài trợ. Nhiều tạp chí có ô chọn cơ quan tài trợ từ danh sách chuẩn (thường lấy từ Crossref Funder Registry hoặc ROR) kèm mã đề tài. Chọn đúng tên trong danh sách thay vì gõ tự do, và ghi mã đề tài giống hệt trong lời cảm ơn của bài.
Xung đột lợi ích. Câu trả lời trên hệ thống phải giống tuyên bố trong bản thảo. Hệ thống ghi “không có” còn bản thảo nêu một khoản tài trợ từ doanh nghiệp là kiểu lệch khiến bài bị hỏi lại.
Dữ liệu và đạo đức. Tuyên bố về dữ liệu (để ở kho nào, có điều kiện truy cập gì) và phê duyệt của hội đồng đạo đức nên soạn sẵn thành đoạn văn, dán vào ô tương ứng.
Thư gửi biên tập. Có tạp chí cho dán thư vào ô văn bản, có tạp chí đòi tải tệp. Thư ngắn: bài nói gì, vì sao hợp tạp chí, cam kết chưa nộp nơi khác.
Bản nháp, thư xác nhận và những việc không cần làm
ScholarOne lưu bài chưa gửi trong mục bản nháp. Bạn có thể thoát giữa chừng và quay lại sau, nhưng đừng để bản nháp quá lâu; một số tạp chí tự xoá bản nháp sau một thời gian. Sau khi gửi thành công, bạn nhận thư xác nhận kèm mã bản thảo. Lưu thư này, mọi thư hỏi sau đó đều cần mã đó.
Không cần gửi thư cho biên tập viên báo “vừa nộp bài”: hệ thống đã thông báo. Không cần nộp lại khi thấy trạng thái chưa đổi sau vài ngày; bàn biên tập kiểm định dạng trước khi chuyển bài, và việc đó mất thời gian. Nộp lại cùng bài hai lần tạo hai mã, gây rối cho toà soạn và có thể bị xem là nộp trùng.
Nếu sau khi gửi bạn phát hiện một lỗi nhỏ như thiếu một đồng tác giả, viết thư cho toà soạn ngay, nêu mã bản thảo và lỗi cụ thể. Đừng tự rút bài rồi nộp lại.
Câu hỏi thường gặp
Tài khoản ScholarOne của tạp chí này có dùng cho tạp chí khác không?
Thường không tự động, vì mỗi tạp chí có trang riêng. Một số nhà xuất bản cho dùng chung đăng nhập, nhưng cứ kiểm bằng chức năng quên mật khẩu trước khi tạo mới.
Có bắt buộc liên kết ORCID khi nộp bài không?
Tuỳ tạp chí. Nhiều tạp chí bắt buộc với tác giả liên hệ, một số bắt buộc với mọi tác giả. Liên kết qua nút xác thực thay vì gõ tay mã.
Nộp xong mới thấy sai tên đồng tác giả thì sửa thế nào?
Viết thư cho toà soạn, nêu mã bản thảo và nội dung cần sửa. Biên tập viên có thể trả bài về để bạn sửa, hoặc sửa giúp. Không tự nộp lại bài mới.
Có thể nộp bài mà không gợi ý phản biện không?
Một số tạp chí để mục này tuỳ chọn, một số bắt buộc. Nếu bắt buộc, đề xuất người phù hợp, không xung đột lợi ích, dùng thư điện tử cơ quan.
Bản dựng PDF bị lỗi phông tiếng Việt thì làm sao?
Nhúng phông khi xuất tệp, hoặc tải bản PDF do bạn tự xuất nếu tạp chí cho phép. Nếu vẫn lỗi, ghi chú trong thư gửi biên tập và gửi kèm tệp gốc.
