Trạng thái trên Editorial Manager cho biết bài đang ở bước nào trong quy trình, không cho biết kết quả. With Editor nghĩa là biên tập viên đang giữ bài, Under Review là đang có người phản biện, Required Reviews Complete là đã đủ nhận xét, Decision in Process là đang ra quyết định.
Editorial Manager là hệ thống quản lý bản thảo của Aries Systems, được nhiều nhà xuất bản dùng. Mỗi tạp chí có thể đổi tên trạng thái và quyết định trạng thái nào tác giả được thấy, nên cùng một bước có thể hiện khác nhau ở hai tạp chí. Bài này giải thích các trạng thái thường gặp và cách phản ứng hợp lý, không bàn lại chuyện tâm lý chờ đợi.
Trước hết: tìm bài ở đúng thư mục
Sau khi đăng nhập với vai trò tác giả, trang chính chia bài theo thư mục, mỗi thư mục là một nhóm tình trạng: bài chưa hoàn tất, bài chờ tác giả duyệt, bài đang xử lý, bài bị trả về, bài cần sửa, bài đã có quyết định. Tên thư mục cho biết ai đang giữ bài — bạn hay toà soạn — trước khi bạn đọc trạng thái chi tiết.
Ngoài thư mục, trang chính thường có cột ngày nộp và ngày trạng thái thay đổi gần nhất. Ghi hai ngày này vào sổ theo dõi mỗi khi đăng nhập; khi cần viết thư hỏi, bạn có sẵn mốc thời gian chính xác thay vì ước chừng.
Lỗi hay gặp nhất của tác giả mới là tưởng đã nộp xong, trong khi bài nằm ở thư mục chờ tác giả duyệt. Editorial Manager dựng bản PDF từ các tệp bạn tải lên và yêu cầu bạn xem, rồi bấm duyệt. Chưa duyệt thì toà soạn chưa nhận bài; trạng thái kiểu Needs Approval by Author có thể nằm yên hàng tuần mà bạn không biết.
Các trạng thái thường gặp
Tên trạng thái có thể khác chút ít; bảng mô tả ý nghĩa phổ biến:
| Trạng thái | Nghĩa là | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
| Needs Approval by Author | Bản dựng PDF đang chờ bạn xem và duyệt | Mở, kiểm, bấm duyệt |
| Sent Back to Author | Toà soạn trả bài vì thiếu tệp, sai định dạng | Đọc thư, sửa, nộp lại trong thư mục tương ứng |
| Submitted to Journal | Toà soạn đã nhận, chưa phân công | Chờ |
| With Editor | Biên tập viên đang giữ bài: đọc sơ bộ hoặc tìm phản biện | Chờ |
| Editor Invited, Editor Assigned | Đang mời hoặc đã giao cho biên tập viên phụ trách | Chờ |
| Under Review | Ít nhất một người phản biện đã nhận lời | Chờ |
| Required Reviews Complete | Đã đủ số nhận xét tối thiểu | Chờ quyết định |
| Decision in Process | Biên tập viên đang hoàn tất quyết định | Chờ thư quyết định |
| Revise, Accept, Reject | Đã có quyết định | Đọc thư quyết định |
Một số tạp chí cấu hình để tác giả chỉ thấy With Editor suốt cả quá trình phản biện. Vì vậy, With Editor kéo dài nhiều tuần không chắc là bài bị bỏ quên.
Sau quyết định Revise: nộp bản sửa ở đúng chỗ
Khi nhận thư yêu cầu sửa, bài chuyển sang thư mục dành cho bài cần sửa. Nộp bản sửa đúng cách giúp bài không bị coi là bài mới:
- Đọc thư quyết định, ghi hạn nộp bản sửa. Nếu cần thêm thời gian, xin gia hạn trước khi hết hạn.
- Vào thư mục bài cần sửa, chọn thao tác sửa bài trên đúng bản ghi. Đừng nộp bài mới từ đầu: hệ thống sẽ tạo mã khác và biên tập viên mất dấu lịch sử.
- Tải thư trả lời nhận xét, trả lời từng ý, ghi rõ đã sửa ở trang, đoạn nào.
- Tải bản thảo đã sửa; nhiều tạp chí yêu cầu thêm một bản đánh dấu thay đổi. Xoá các tệp phiên bản cũ nếu hệ thống giữ lại và không còn cần.
- Xem bản dựng PDF, duyệt. Kiểm bài đã chuyển khỏi thư mục chờ duyệt sang thư mục đang xử lý.
Bản sửa thường có mã bản thảo cũ kèm hậu tố phiên bản, ví dụ R1. Nếu thấy mã hoàn toàn khác, bạn có thể đã nộp nhầm thành bài mới; báo toà soạn ngay.
Trạng thái nào kéo dài là bình thường
With Editor kéo dài
Biên tập viên có thể đang tìm người phản biện. Nhiều người được mời từ chối hoặc không trả lời, mỗi lượt mời chờ vài ngày. Với chủ đề hẹp, tìm đủ người phản biện có khi là bước lâu nhất.
Under Review kéo dài
Người phản biện thường được cho một khoảng thời gian, và có thể xin gia hạn. Một người nộp muộn là cả bài chờ. Đây là trạng thái kéo dài nhiều nhất và thường không có gì bất thường.
Required Reviews Complete rồi quay lại Under Review
Biên tập viên thấy các nhận xét trái ngược nhau và mời thêm người. Trạng thái nhảy lùi không phải là tín hiệu xấu.
Decision in Process nhiều ngày
Quyết định có thể cần biên tập viên cấp cao hơn duyệt, hoặc biên tập viên đang bận. Đến bước này thì kết quả đã gần.
Khi nào nên viết thư hỏi
Hỏi đúng lúc giúp phát hiện bài bị kẹt thật; hỏi quá sớm chỉ làm phiền. Dấu hiệu nên hỏi:
- Bài ở Submitted to Journal hoặc With Editor lâu hơn hẳn thời gian xử lý trung bình mà tạp chí công bố.
- Under Review kéo dài vượt xa thời gian tạp chí công bố cho vòng bình duyệt.
- Trạng thái không đổi sau khi bạn đã nộp bản sửa theo yêu cầu.
- Bạn có lý do chính đáng cần biết sớm, ví dụ hạn bảo vệ luận án, và đã có thư từ toà soạn về thời gian dự kiến.
Nếu tạp chí không công bố thời gian xử lý, đọc vài bài gần đây: nhiều tạp chí in ngày nhận, ngày sửa, ngày chấp nhận trên trang bài. Từ đó bạn có mốc tham chiếu thực tế.
Viết thư hỏi thế nào
Gửi qua đâu
Dùng chức năng gửi thư trong hệ thống nếu có, hoặc thư của toà soạn ghi trong thư xác nhận. Đừng gửi thẳng cho tổng biên tập ở địa chỉ cá nhân.
Viết gì
Ngắn, lịch sự: mã bản thảo, tiêu đề, ngày nộp, trạng thái hiện tại và đã ở trạng thái đó bao lâu, câu hỏi cụ thể (bài có cần bổ sung gì không, có thể cho biết thời gian dự kiến không). Nếu có hạn chót cá nhân, nêu một lần, không gây áp lực.
Sau khi hỏi
Chờ trả lời một khoảng hợp lý trước khi hỏi lại. Nếu nhiều lần không có hồi âm và bài đã quá lâu, có thể cân nhắc rút bài bằng thư chính thức trước khi gửi nơi khác — đừng nộp song song.
Những điều trạng thái không nói với bạn
Trạng thái không đoán được kết quả. Bài bị từ chối ngay ở bàn biên tập có thể đi rất nhanh từ With Editor sang Reject; bài được nhận cũng có thể đi qua đúng các trạng thái ấy. Đừng suy kết quả từ thời gian.
Ngày cập nhật trạng thái không phải ngày làm việc. Một số thao tác nội bộ như ghi chú, mời thêm người, không đổi trạng thái hiển thị.
Cách hiển thị khác nhau giữa tạp chí. Kinh nghiệm ở tạp chí này không áp nguyên sang tạp chí khác. Đọc trang hướng dẫn tác giả của chính tạp chí nếu có mục giải thích trạng thái. Nhiều nhà xuất bản còn có trang trợ giúp riêng cho Editorial Manager mô tả các thư mục và trạng thái tác giả nhìn thấy; đọc một lần trước lần nộp đầu tiên là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao bài mình vẫn ở thư mục bài chưa hoàn tất?
Vì bạn chưa duyệt bản dựng PDF hoặc còn thiếu thông tin bắt buộc. Mở bài trong thư mục đó, xem bước nào chưa xong, hoàn tất và duyệt bản dựng.
With Editor bao lâu là quá lâu?
Không có con số chung. So với thời gian xử lý tạp chí công bố hoặc ngày tháng in trên các bài gần đây. Vượt xa mức đó thì gửi thư hỏi lịch sự.
Trạng thái nhảy từ Under Review về With Editor có nghĩa là gì?
Thường là biên tập viên đang xử lý nhận xét, mời thêm người, hoặc đổi người phản biện. Đây là thao tác bình thường, không phải tín hiệu kết quả.
Có nên nộp bài cho tạp chí khác trong lúc chờ không?
Không. Nộp song song vi phạm chính sách của hầu hết tạp chí. Nếu muốn gửi nơi khác, rút bài bằng thư chính thức trước.
Bài bị trả về với trạng thái Sent Back to Author thì sao?
Đó thường là lỗi kỹ thuật như thiếu tệp, sai định dạng, chưa ẩn danh. Đọc thư kèm theo, sửa đúng chỗ yêu cầu và nộp lại trong cùng bản ghi.
