Cách an toàn nhất là chia sẻ đường dẫn DOI của bài, cộng với liên kết chia sẻ miễn phí nếu nhà xuất bản cung cấp. Chỉ đăng tệp toàn văn khi giấy phép cho phép: bài mở theo giấy phép Creative Commons, hoặc bản thảo đã chấp nhận đúng theo chính sách tự lưu trữ của nhà xuất bản.
Ngay khi bài được đăng, phản xạ tự nhiên là đăng tệp PDF lên trang cá nhân, nhóm chuyên môn, mạng học thuật. Nhưng với bài không mở, bản PDF của nhà xuất bản thường thuộc quyền của họ theo hợp đồng bạn đã ký. Bài này giúp bạn biết đang cầm bản nào, được phép làm gì với nó, và cách chia sẻ vừa hiệu quả vừa không rủi ro.
Ba phiên bản của một bài báo
Tên gọi theo cách phân loại phổ biến trong xuất bản học thuật. Quyền chia sẻ thường khác nhau theo phiên bản.
| Phiên bản | Là gì | Quyền chia sẻ thường gặp |
|---|---|---|
| Bản thảo gốc (preprint, submitted version) | Bản bạn gửi tạp chí, trước bình duyệt | Thường được chia sẻ rộng, kể cả trên máy chủ tiền ấn phẩm |
| Bản thảo đã chấp nhận (accepted manuscript) | Bản cuối sau bình duyệt, trước khi nhà xuất bản dàn trang | Thường được đưa lên kho của trường, đôi khi sau thời gian cấm |
| Bản chính thức (version of record) | Bản đã dàn trang, có logo, số trang của nhà xuất bản | Với bài không mở, thường không được đăng công khai |
Nhiều tác giả không giữ bản thảo đã chấp nhận và đến khi cần tự lưu trữ chỉ còn bản PDF của nhà xuất bản. Hãy lưu bản này ngay khi nhận thư chấp nhận, kèm ngày.
Vì sao nên chia sẻ đường dẫn DOI thay vì tệp PDF?
Đúng quyền
Đường dẫn DOI chỉ trỏ người đọc tới trang chính thức của bài. Chia sẻ đường dẫn không vi phạm quyền của ai, bất kể bài mở hay không.
Được ghi nhận
Các hệ đo lường sự chú ý như Altmetric ghép lần nhắc với bài qua DOI hoặc đường dẫn tới trang bài. Tệp PDF đăng thẳng lên mạng xã hội không có định danh, nên lần chia sẻ đó gần như vô hình. Lượt truy cập cũng được tính cho bài trên trang nhà xuất bản thay vì phân tán.
Luôn trỏ tới bản đúng
Nếu bài có đính chính hoặc bị rút, người đọc qua đường dẫn DOI sẽ thấy thông báo. Bản PDF lưu hành trên mạng thì không bao giờ được cập nhật.
Liên kết chia sẻ của nhà xuất bản
Nhiều nhà xuất bản lớn cung cấp cách cho tác giả chia sẻ bài không mở một cách hợp pháp. Elsevier gửi cho tác giả một liên kết chia sẻ (Share Link) cho phép người khác đọc miễn phí bài trong một khoảng thời gian sau khi đăng. Springer Nature có SharedIt, tạo liên kết cho phép đọc bản xem trên trình duyệt, không tải về. Các nhà xuất bản khác cũng có công cụ tương tự với tên gọi khác.
Đọc thư báo bài đã đăng từ nhà xuất bản, thường liên kết này nằm ngay ở đó. Nếu không có, tìm mục dành cho tác giả về chia sẻ bài (sharing) trên trang của nhà xuất bản. Đây là cách tốt nhất để chia sẻ toàn văn khi bài không mở.
Quy định với các mạng học thuật
Mạng học thuật không phải kho lưu trữ
Các trang như ResearchGate, Academia.edu là mạng xã hội học thuật do công ty thương mại vận hành, không phải kho lưu trữ của tổ chức. Nhiều chính sách nhà xuất bản cho phép đưa bản thảo đã chấp nhận lên kho của trường hoặc trang cá nhân, nhưng hạn chế hoặc cấm đưa lên các mạng thương mại, hoặc chỉ cho phép sau một thời gian.
Đã từng có gỡ bỏ hàng loạt
Một số nhà xuất bản đã yêu cầu các mạng học thuật gỡ hàng loạt bài đăng vi phạm bản quyền. Tài khoản của bạn có thể mất bài mà không báo trước, và trong trường hợp xấu hơn, bạn có thể nhận thư nhắc từ nhà xuất bản.
Cách làm an toàn trên mạng học thuật
Thêm bản ghi bài kèm DOI, để chế độ chỉ hiện thông tin; nếu chính sách cho phép, tải lên bản thảo đã chấp nhận, ghi rõ đó là bản nào và kèm câu dẫn tới bản chính thức. Với bài mở theo giấy phép Creative Commons, tải lên bản chính thức là được, giữ nguyên thông tin giấy phép.
Kiểm quyền tự lưu trữ trước khi đăng
Mất khoảng năm phút cho mỗi bài.
- Xem bài có xuất bản mở không, và theo giấy phép nào; thông tin nằm trên trang bài và trong tệp PDF.
- Nếu không mở, tìm tạp chí trên Sherpa Romeo, dịch vụ của Jisc tổng hợp chính sách tự lưu trữ của các nhà xuất bản, xem quy định cho từng phiên bản.
- Đối chiếu với hợp đồng bản quyền hoặc thoả thuận giấy phép bạn đã ký khi bài được chấp nhận; hợp đồng là căn cứ cuối cùng.
- Ghi lại: phiên bản được phép, nơi được phép (kho của trường, trang cá nhân, mạng thương mại), thời gian cấm nếu có, câu ghi nguồn bắt buộc.
- Đăng đúng phiên bản, đúng nơi, kèm câu ghi nguồn và đường dẫn DOI.
Nếu trường có kho lưu trữ, đó thường là nơi an toàn nhất để đặt bản thảo đã chấp nhận; nhiều nhà xuất bản cho phép điều này rõ ràng hơn so với mạng thương mại.
Kế hoạch chia sẻ trong tuần đầu sau khi bài lên mạng
Tuần đầu là lúc bài được chú ý nhiều nhất. Một kế hoạch đơn giản, đúng quyền:
- Ngày đầu: lấy đường dẫn DOI và liên kết chia sẻ của nhà xuất bản (nếu có); cập nhật hồ sơ ORCID, Google Scholar, trang cá nhân bằng đường dẫn DOI.
- Ngày đầu hoặc thứ hai: viết một bài ngắn bằng lời thường trên mạng xã hội, nêu một phát hiện chính, kèm đường dẫn DOI và hình tóm tắt nếu giấy phép cho phép dùng lại.
- Trong tuần: gửi thư ngắn cho đồng nghiệp và đối tác liên quan, kèm liên kết chia sẻ thay vì đính kèm PDF.
- Trong tuần: nhờ bộ phận truyền thông của trường đưa tin, nhắc họ dùng đường dẫn DOI.
- Khi được phép theo chính sách: đặt bản thảo đã chấp nhận vào kho của trường, ghi đúng phiên bản và câu ghi nguồn.
Kế hoạch này không cần tệp PDF nào lưu hành ngoài tầm kiểm soát, mà vẫn giúp người quan tâm đọc được bài và các lần nhắc được ghi nhận đúng.
Với người hỏi xin bài qua tin nhắn riêng, gửi liên kết chia sẻ hoặc bản thảo đã chấp nhận tuỳ chính sách. Nhiều chính sách cho phép tác giả gửi bản cho đồng nghiệp với mục đích học thuật cá nhân; đọc điều khoản này trong hợp đồng để biết chính xác.
Lỗi hay gặp
Đăng PDF của nhà xuất bản vào nhóm mạng xã hội đông người. Dù thiện ý, đó vẫn là phân phối công khai một tệp mà bạn có thể không giữ quyền.
Nghĩ rằng là tác giả thì có mọi quyền. Khi ký hợp đồng chuyển nhượng bản quyền, bạn có thể đã trao phần lớn quyền phân phối cho nhà xuất bản và chỉ giữ một số quyền hạn chế.
Chia sẻ đường dẫn có tham số theo dõi dài. Đường dẫn chép từ thanh địa chỉ có thể chứa mã phiên làm việc, mã của thư viện trường. Dùng dạng DOI ngắn gọn để đường dẫn bền và ai cũng mở được.
Đăng bản thảo gốc mà không ghi rõ là bản chưa bình duyệt. Người đọc có thể nhầm là bản chính thức. Luôn ghi phiên bản và dẫn tới bản đã đăng.
Câu hỏi thường gặp
Là tác giả, vì sao lại không được tự do đăng bài của mình?
Khi ký hợp đồng chuyển nhượng bản quyền cho nhà xuất bản, tác giả thường chỉ giữ một số quyền nhất định, như tự lưu trữ bản thảo đã chấp nhận ở một số nơi. Bản chính thức của bài không mở thường thuộc quyền phân phối của nhà xuất bản.
Bài mở theo giấy phép CC BY có đăng PDF được không?
Được. Giấy phép CC BY cho phép chia sẻ và phân phối lại với điều kiện ghi nguồn đúng cách. Giữ nguyên thông tin giấy phép và tên tác giả, kèm đường dẫn DOI tới bản chính thức.
Sherpa Romeo là gì?
Sherpa Romeo là dịch vụ của Jisc tổng hợp chính sách tự lưu trữ của các nhà xuất bản và tạp chí, cho biết phiên bản nào được đặt ở đâu và sau bao lâu. Đây là điểm tra nhanh, nhưng hợp đồng bạn đã ký vẫn là căn cứ cuối cùng.
Liên kết chia sẻ của nhà xuất bản có dùng mãi được không?
Tuỳ nhà xuất bản. Có liên kết chỉ cho đọc miễn phí trong một khoảng thời gian sau khi đăng, có liên kết dùng lâu dài nhưng chỉ cho đọc trên trình duyệt. Đọc điều kiện kèm theo khi nhận liên kết.
Đăng bản thảo đã chấp nhận lên ResearchGate có được không?
Tuỳ chính sách từng nhà xuất bản. Nhiều nơi cho phép đặt bản này ở kho của trường hoặc trang cá nhân nhưng hạn chế với mạng học thuật thương mại. Tra Sherpa Romeo và hợp đồng trước khi tải lên.
