Hình đăng theo giấy phép mở như CC BY được dùng lại không cần xin phép, chỉ cần ghi nguồn và giấy phép đúng cách. Hình trong bài đã chuyển giao bản quyền cho nhà xuất bản thì phải xin phép trước khi in lại hoặc chỉnh sửa, kể cả khi bạn chính là tác giả.
Đây là loại lỗi hay làm bài bị giữ lại ở khâu sản xuất: biên tập viên phát hiện hình chép từ bài khác mà không có giấy phép, yêu cầu bổ sung văn bản cho phép hoặc thay hình. Biết trước hình nào cần xin, xin ở đâu và ghi chú thế nào giúp bạn xử lý xong từ lúc viết bản thảo.
Hình nào cần xin phép, hình nào không?
Bắt đầu bằng việc xác định giấy phép của bài gốc. Dòng giấy phép thường nằm ở trang đầu bài, chân trang hoặc mục thông tin bài trên website tạp chí.
| Tình trạng bài gốc | In lại nguyên hình | Chỉnh sửa hoặc vẽ lại | Ghi chú dưới hình |
|---|---|---|---|
| CC BY | Được, không xin | Được, phải nói rõ đã chỉnh | Nguồn, tác giả, giấy phép, có chỉnh hay không |
| CC BY-NC | Được nếu nơi đăng không thương mại | Như trên | Như trên; nhiều nhà xuất bản vẫn yêu cầu xin phép |
| CC BY-ND | Được in nguyên | Không được chỉnh nếu không xin phép | Nguồn và giấy phép |
| Đã chuyển giao bản quyền | Phải xin phép | Phải xin phép nếu bản vẽ lại vẫn giống hình gốc | Reprinted hoặc Adapted from, kèm with permission |
| Hình của chính bạn trong bài đã chuyển giao | Thường phải xin nhưng được duyệt nhanh | Như trên | Như trên |
| Tài liệu thuộc phạm vi công cộng | Được | Được | Nguồn để người đọc truy lại |
Hai trường hợp dễ nhầm. Thứ nhất, bài “miễn phí đọc” không đồng nghĩa với bài có giấy phép mở: nhiều bài được nhà xuất bản cho đọc miễn phí nhưng bản quyền vẫn thuộc họ. Thứ hai, trong một bài CC BY có thể có hình đã ghi “reprinted with permission” từ nguồn khác; hình đó không theo giấy phép của bài, bạn phải xin chủ gốc.
Xin phép qua công cụ của nhà xuất bản như thế nào?
Nhiều nhà xuất bản lớn dùng dịch vụ RightsLink của Copyright Clearance Center để cấp phép tự động. Đường vào thường là nút Rights and permissions, Request permissions hoặc Reprints and permissions trên trang bài báo. Các bước chung:
- Mở trang bài báo gốc, bấm nút xin quyền để vào biểu mẫu cấp phép.
- Chọn loại sử dụng: in lại trong bài báo khoa học, luận án, sách, tài liệu giảng dạy. Loại sử dụng quyết định điều kiện và phí.
- Chọn đối tượng dùng lại: hình, bảng, đoạn trích. Khai số lượng hình chính xác, không khai chung chung.
- Khai bạn có phải là tác giả bài gốc không và có chỉnh sửa hình không.
- Điền thông tin ấn phẩm mới: tên tạp chí hoặc luận án, nhà xuất bản, dự kiến thời gian đăng, hình thức in hay trực tuyến.
- Xem điều kiện và mức phí hiện ra (nhiều trường hợp phi thương mại hoặc dùng trong luận án được miễn phí), chấp nhận, rồi tải giấy phép PDF về.
Lưu giấy phép cùng thư mục bản thảo và nộp kèm khi tạp chí yêu cầu. Với nhà xuất bản không có công cụ tự động, gửi thư cho bộ phận quyền (permissions) với đủ: thông tin bài gốc kèm DOI, số hình, mục đích, nơi sẽ đăng. Thời gian phản hồi không cố định, nên xin sớm.
Một số nhà xuất bản tham gia hướng dẫn cấp phép của Hiệp hội STM, theo đó việc dùng lại một số ít hình giữa các nhà xuất bản tham gia được cho phép không tốn phí. Giới hạn cụ thể và danh sách thành viên nằm trong văn bản hướng dẫn hiện hành của STM; vẫn phải ghi nguồn và nhiều nơi vẫn yêu cầu xin qua hệ thống để có giấy tờ.
Vẽ lại hình thì có phải xin phép không?
Câu trả lời phụ thuộc vào việc bản vẽ lại còn giữ bao nhiêu phần sáng tạo của hình gốc. Số liệu không có bản quyền, nhưng cách trình bày thì có. Nếu bạn vẽ lại sơ đồ với cùng bố cục, cùng cách sắp xếp khối, cùng màu và chú giải, chỉ đổi phông chữ, thì vẫn là tác phẩm phái sinh và cần xin phép như in lại.
Ngược lại, nếu bạn lấy số liệu đã công bố trong bảng của bài gốc rồi tự dựng một biểu đồ mới theo cách trình bày riêng, đó là hình của bạn; chỉ cần trích dẫn nguồn số liệu. Tương tự với sơ đồ quy trình: tự thiết kế lại từ hiểu biết của mình, kết hợp ý từ nhiều nguồn, thường không cần xin phép, chỉ cần ghi “dựa trên” các tài liệu đã dùng.
Ranh giới không phải lúc nào cũng rõ. Khi bạn đặt hai hình cạnh nhau mà người đọc nhận ra ngay hình của bạn chép từ hình kia, hãy coi là cần xin. Biên tập viên cũng dùng đúng phép thử này.
Ghi chú nguồn dưới hình viết thế nào?
Ghi chú nguồn đặt cuối chú thích hình, sau phần mô tả nội dung. Mẫu chữ cụ thể theo hướng dẫn tác giả của tạp chí bạn nộp; nếu giấy phép có câu ghi bắt buộc thì chép đúng câu đó.
| Trường hợp | Cấu trúc ghi chú |
|---|---|
| In lại nguyên hình có xin phép | Reprinted from + trích dẫn bài gốc + with permission from + chủ quyền |
| Chỉnh sửa hình có xin phép | Adapted from + trích dẫn + with permission from + chủ quyền |
| Hình CC BY in nguyên | Nguồn + tên tác giả + licensed under CC BY 4.0 |
| Hình CC BY có chỉnh | Như trên + nói rõ phần đã chỉnh, ví dụ đổi màu, cắt bớt, dịch chú giải |
| Biểu đồ tự dựng từ số liệu bài khác | Data from + trích dẫn, không cần with permission |
Dịch chú giải hình sang tiếng Việt cũng là chỉnh sửa. Với hình CC BY-ND, dịch chú giải có thể vướng điều kiện không phái sinh, nên cân nhắc giữ hình nguyên và giải thích bằng chữ trong chú thích.
Luận án, bài giảng và bài trình chiếu có khác không?
Luận án. Nhiều nhà xuất bản cho phép dùng hình trong luận án miễn phí, nhưng khi luận án được đưa lên kho mở thì đó là phân phối công khai. Khi xin phép, chọn đúng loại sử dụng luận án và khai có đăng lên kho trực tuyến.
Bài giảng trong lớp. Trình chiếu hình trong lớp học có giới hạn thường được coi là ngoại lệ cho mục đích giảng dạy theo luật nhiều nước, nhưng đưa bộ trình chiếu lên mạng công khai thì không còn là ngoại lệ đó nữa.
Bài nói tại hội thảo. Trình chiếu một lần thường ít vấn đề, nhưng nếu ban tổ chức đăng tệp trình chiếu hoặc kỷ yếu, hình trong đó cần cùng điều kiện như khi in.
Ảnh chụp, hình từ sách và ảnh chụp màn hình phần mềm
Ảnh chụp hiện vật, mẫu vật, thực địa do người khác chụp thuộc quyền của người chụp hoặc nơi lưu giữ, không phụ thuộc vào bài báo nào đã đăng nó trước. Muốn dùng lại, bạn xin chủ ảnh; bài báo đăng trước chỉ là nơi giúp bạn tìm ra chủ ảnh. Với ảnh tư liệu của bảo tàng, thư viện, nhiều nơi có điều khoản sử dụng riêng cho mục đích nghiên cứu, đọc trên trang của họ trước khi gửi thư.
Hình trong sách theo cùng logic với hình trong bài báo, nhưng sách thường không có nút cấp phép tự động; bạn liên hệ bộ phận quyền của nhà xuất bản sách. Ảnh chụp màn hình giao diện phần mềm để minh hoạ thao tác thường được chấp nhận khi dùng ở mức cần thiết và có ghi tên phần mềm, nhưng một số hãng có hướng dẫn riêng về việc dùng hình giao diện, đáng xem nếu bài đặt nặng vào phần này.
Lỗi hay gặp khiến bài bị giữ lại
Các lỗi sau xuất hiện nhiều ở khâu biên tập kỹ thuật:
- Chụp màn hình hình từ bài khác, ghi “nguồn: Internet” hoặc chỉ ghi tên tạp chí.
- Dùng hình từ ngân hàng ảnh hoặc trang tin tức mà không kiểm điều khoản sử dụng.
- Tưởng hình của chính mình thì không cần xin, trong khi bài gốc đã chuyển giao bản quyền.
- Xin phép cho bản in nhưng tạp chí mới là bản trực tuyến, hoặc xin cho luận án rồi dùng giấy phép đó cho bài báo.
- Ghi “adapted from” nhưng không có câu “with permission” trong khi hình gốc không theo giấy phép mở.
Cách phòng gọn nhất là lập một bảng nhỏ ngay khi viết: số hình, nguồn, giấy phép, đã xin chưa, tệp giấy phép nằm đâu. Đến lúc nộp bài, bảng này trả lời luôn câu hỏi của biên tập viên.
Câu hỏi thường gặp
Dùng lại hình từ bài CC BY có cần gửi thư báo cho tác giả không?
Không bắt buộc. Giấy phép CC BY đã cho phép dùng lại, điều kiện chỉ là ghi nguồn, tên tác giả, giấy phép và nói rõ có chỉnh sửa hay không. Gửi thư cảm ơn là lịch sự, không phải thủ tục.
Hình chụp từ Google Images có dùng trong bài báo được không?
Không nên. Kết quả tìm ảnh không cho biết ai giữ quyền. Hãy tìm nguồn gốc của hình, kiểm giấy phép tại đó, hoặc thay bằng hình tự vẽ hay hình từ kho ảnh có giấy phép mở rõ ràng.
Xin phép dùng hình có mất phí không?
Tuỳ nhà xuất bản và loại sử dụng. Dùng trong luận án hoặc bởi chính tác giả thường miễn phí; dùng trong sách thương mại thường có phí. Mức cụ thể hiện ra khi điền biểu mẫu trên công cụ cấp phép.
Bảng số liệu có cần xin phép như hình không?
Chép nguyên bảng với cách trình bày gốc thì cần xin như hình. Lấy vài con số để đưa vào bảng của mình với cấu trúc khác thì chỉ cần trích dẫn nguồn số liệu.
Nhà xuất bản không trả lời thư xin phép thì làm gì?
Im lặng không phải là đồng ý. Hãy gửi nhắc lại sau một thời gian hợp lý, đồng thời chuẩn bị phương án thay thế: tự dựng hình mới từ số liệu đã công bố hoặc dùng hình có giấy phép mở.
