Giữ quyền tác giả là việc bạn tuyên bố ngay khi nộp bài rằng bản thảo được chấp nhận sau này sẽ mang giấy phép CC BY. Nhờ tuyên bố có trước hợp đồng xuất bản, bạn được đăng bản đó lên kho mở ngay khi xuất bản, không phải chờ thời gian cấm.
Cách làm này phổ biến từ khi liên minh các nhà tài trợ cOAlition S đưa ra Plan S và đề xuất chiến lược giữ quyền (Rights Retention Strategy) cho các đề tài họ tài trợ. Với nhà nghiên cứu ở Việt Nam, nó ít khi bắt buộc, nhưng bạn sẽ gặp khi có đồng tác giả hoặc nguồn tài trợ thuộc diện này. Bài này đi qua cơ chế, câu chữ, chỗ đặt và những phản ứng có thể gặp.
Vì sao tuyên bố trước khi nộp lại có tác dụng?
Mấu chốt là thứ tự thời gian. Khi bạn ký hợp đồng chuyển giao bản quyền ở cuối quy trình, bạn chỉ chuyển được những quyền mà bạn còn nắm vào lúc đó. Nếu trước đó bạn đã cấp một giấy phép CC BY cho công chúng đối với bản thảo được chấp nhận, giấy phép ấy đã tồn tại, và hợp đồng sau không xoá được nó.
Nói cách khác, bạn không chống lại hợp đồng xuất bản, mà làm cho một phần quyền không còn nằm trong gói chuyển giao. Nhà xuất bản vẫn giữ bản dàn trang, mã định dạng, logo và mọi giá trị biên tập họ thêm vào. Thứ được tự do chỉ là bản chữ của bạn sau khi sửa theo phản biện.
Có hai nguồn tạo ra giấy phép trước: nhà tài trợ quy định trong hợp đồng tài trợ, hoặc trường đại học có chính sách giữ quyền ở cấp tổ chức, theo đó giảng viên cấp sẵn cho trường quyền đăng bài lên kho. Khi không có cả hai, tác giả vẫn có thể tự tuyên bố, nhưng vị thế mặc cả yếu hơn.
Câu chữ thường dùng và đặt ở đâu?
cOAlition S công bố một câu mẫu bằng tiếng Anh, các nhà tài trợ thành viên dùng lại có điều chỉnh. Nội dung gồm ba ý: đề tài được ai tài trợ, mục đích là truy cập mở, và giấy phép CC BY áp cho mọi bản thảo được chấp nhận phát sinh từ lần nộp này. Câu cụ thể cần chép từ hướng dẫn của chính nhà tài trợ, không tự dịch hay rút gọn.
| Vị trí | Đặt gì | Lý do |
|---|---|---|
| Thư nộp bài (cover letter) | Câu tuyên bố đầy đủ, kèm mã đề tài | Ban biên tập biết từ đầu, tránh bất ngờ ở khâu ký hợp đồng |
| Mục tài trợ hoặc lời cảm ơn trong bản thảo | Cùng câu tuyên bố | Câu này đi theo bản thảo qua mọi vòng sửa và vào bản được chấp nhận |
| Ô ghi chú trên hệ thống nộp bài | Nhắc lại ngắn, nếu có ô dành cho tác giả | Để lại dấu vết trong hệ thống của tạp chí |
| Hồ sơ đề tài của bạn | Bản lưu thư nộp và bản thảo có câu tuyên bố | Bằng chứng khi nhà tài trợ hay trường kiểm tuân thủ |
Đừng chỉ đặt ở một nơi. Thư nộp bài thường không đi kèm bài khi chuyển sang tạp chí khác, còn mục tài trợ có thể bị biên tập viên cắt gọn. Đặt ở cả hai chỗ giúp tuyên bố còn sống qua các vòng sửa.
Nhà xuất bản phản ứng thế nào?
Phản ứng khác nhau theo nhà xuất bản và thay đổi theo thời gian. Danh sách chính sách cập nhật nằm ở trang của cOAlition S và các công cụ kiểm tra tuân thủ đi kèm, tra trước khi nộp.
Chấp nhận im lặng
Nhiều tạp chí không phản hồi gì đặc biệt, bài đi qua quy trình bình thường. Hợp đồng ký cuối cùng có thể vẫn ghi điều khoản cấm tự lưu trữ, nhưng tuyên bố trước đó vẫn là cơ sở để bạn đăng bản thảo được chấp nhận.
Đề nghị chuyển sang lối truy cập mở có phí
Một số nhà xuất bản trả lời rằng bài có câu giữ quyền phải đi theo lối truy cập mở vàng, tức là trả phí xuất bản. Khi đó bạn có quyền chọn: trả phí nếu đề tài có khoản này, hoặc rút bài và nộp nơi khác.
Từ chối thẳng
Một số nhà xuất bản từng công bố chính sách không nhận bài có câu giữ quyền. Khả năng này cần biết trước khi chọn tạp chí, vì từ chối ở khâu kỹ thuật vẫn tốn thời gian của bạn.
Yêu cầu ký phụ lục
Có nơi đề nghị tác giả ký thêm văn bản từ bỏ giấy phép. Nếu nhà tài trợ bắt buộc giữ quyền, ký từ bỏ có thể làm bạn vi phạm hợp đồng tài trợ; hỏi bộ phận quản lý đề tài trước khi ký.
Khi nào nên dùng, khi nào không?
Nên dùng khi nhà tài trợ bắt buộc. Nếu đề tài thuộc một nhà tài trợ trong cOAlition S hoặc có điều khoản tương tự, đây không còn là lựa chọn. Đồng tác giả là người nhận tài trợ thường biết rõ; hỏi họ câu chữ chính xác.
Nên cân nhắc khi trường có chính sách giữ quyền. Một số trường đại học trên thế giới có chính sách cấp trước quyền cho trường. Giảng viên Việt Nam làm việc với các trường này sẽ được hướng dẫn qua thư viện của họ.
Có thể dùng khi muốn đăng sớm lên kho của trường. Không có yêu cầu bắt buộc, bạn vẫn tự tuyên bố được. Nhưng cân nhắc với tạp chí mục tiêu: nếu tạp chí đã cho tự lưu trữ bản thảo được chấp nhận ngay khi xuất bản, tuyên bố thêm ít giá trị.
Không cần khi bài đã là truy cập mở CC BY. Bài đăng theo CC BY thì mọi phiên bản đều chia sẻ được. Câu giữ quyền khi đó không thêm gì, chỉ làm thư nộp dài hơn.
Còn những công cụ giữ quyền nào khác?
Trước khi có chiến lược của cOAlition S, tác giả đã có cách gắn phụ lục vào hợp đồng xuất bản. Phụ lục tác giả của SPARC (SPARC Author Addendum) là văn bản mẫu tác giả gửi kèm hợp đồng, liệt kê quyền mình muốn giữ, như tự lưu trữ, dùng trong giảng dạy, làm tác phẩm phái sinh. Hiệu quả của phụ lục phụ thuộc vào việc nhà xuất bản có ký chấp nhận hay không.
Lựa chọn khác là hỏi thẳng ban biên tập về loại giấy phép trước khi nộp. Nhiều tạp chí có sẵn tuỳ chọn giấy phép độc quyền thay cho chuyển giao bản quyền, hoặc cho tác giả chọn CC BY khi đi theo lối truy cập mở. Thư hỏi ngắn trước khi nộp tốn ít công hơn nhiều so với thương lượng khi bài đã được chấp nhận.
Các bước làm cho một bài cụ thể
Nếu bạn quyết định áp dụng, làm theo thứ tự sau:
- Xác định nguồn yêu cầu: nhà tài trợ nào, điều khoản nào, câu mẫu nằm ở đâu. Lưu bản hướng dẫn về máy.
- Kiểm chính sách tạp chí mục tiêu với câu giữ quyền qua công cụ của nhà tài trợ hoặc trang chính sách của tạp chí.
- Chèn câu tuyên bố vào thư nộp bài và mục tài trợ của bản thảo, kèm mã đề tài.
- Giữ câu tuyên bố qua mọi vòng sửa; khi biên tập viên đề nghị bỏ, hỏi lý do bằng văn bản.
- Khi bài được chấp nhận, lưu bản thảo được chấp nhận cuối cùng, ghi giấy phép CC BY trên trang đầu.
- Đăng bản đó lên kho mở vào ngày bài xuất bản, gắn DOI bản chính thức và giấy phép CC BY trong siêu dữ liệu.
Đừng đăng bản dàn trang của nhà xuất bản dù đã có câu giữ quyền. Giấy phép chỉ áp cho bản chữ của bạn, không áp cho phần dàn trang.
Hai lỗi hay gặp khi làm theo người khác. Một là chép câu tuyên bố từ bài của đồng nghiệp, giữ nguyên tên nhà tài trợ và mã đề tài của họ; biên tập viên đọc thấy ngay và hỏi lại, làm chậm bài. Hai là gắn câu tuyên bố cho bài không có tài trợ thật, chỉ vì thấy nhiều người làm. Câu tuyên bố phải gắn với một nguồn yêu cầu có thật, hoặc ghi rõ là lựa chọn của tác giả.
Câu hỏi thường gặp
Câu giữ quyền có làm bài bị đánh giá thấp hơn khi bình duyệt không?
Phản biện viên thường không thấy thư nộp bài, và quyết định học thuật tách khỏi chuyện giấy phép. Ảnh hưởng nếu có thường nằm ở khâu kỹ thuật, khi nhà xuất bản không chấp nhận chính sách đó.
Có thể dùng giấy phép khác CC BY trong câu giữ quyền không?
Một số nhà tài trợ cho phép ngoại lệ như CC BY-ND trong trường hợp cụ thể, nhưng phải xin trước. Nếu không có yêu cầu từ nhà tài trợ, tác giả tự chọn, song CC BY là lựa chọn được nhiều nơi công nhận nhất.
Nhà nghiên cứu Việt Nam không có tài trợ nước ngoài có cần câu giữ quyền không?
Không bắt buộc. Nếu muốn đăng bản thảo lên kho của trường sớm, trước hết hãy tra chính sách tự lưu trữ của tạp chí; nhiều nơi đã cho phép, khi đó không cần thêm câu giữ quyền.
Đã ký hợp đồng chuyển giao rồi mới biết về chiến lược giữ quyền thì sao?
Tuyên bố phải có trước hợp đồng mới có tác dụng. Với bài đã ký, bạn chỉ có thể làm theo điều khoản tự lưu trữ trong hợp đồng hoặc xin nhà xuất bản cho phép riêng.
Bản thảo được chấp nhận khác bản tiền ấn phẩm thế nào?
Bản tiền ấn phẩm là bản trước bình duyệt. Bản thảo được chấp nhận là bản đã sửa theo phản biện và được tạp chí chấp nhận, nhưng chưa dàn trang. Câu giữ quyền nhắm vào bản thứ hai.
