Gõ tên hoặc ISSN của tạp chí vào Sherpa Romeo, nay là open policy finder của Jisc, rồi đọc từng phiên bản: bản nộp, bản được chấp nhận, bản xuất bản. Mỗi phiên bản ghi được đăng ở đâu, sau thời gian cấm bao lâu, theo giấy phép nào và phải kèm câu ghi chú gì.
Sherpa Romeo là cơ sở dữ liệu chính sách tự lưu trữ quen thuộc nhất với thư viện đại học. Từ cuối năm 2024, Jisc gộp Sherpa Romeo cùng hai dịch vụ về chính sách nhà tài trợ thành một nền tảng mang tên open policy finder; địa chỉ cũ chuyển hướng sang nền tảng mới, nội dung chính sách vẫn kế thừa. Nhiều người vẫn gọi tên cũ, nên bài này dùng cả hai tên.
Tra một tạp chí: các bước
Thao tác tra không cần tài khoản. Trình tự hợp lý:
- Mở open policy finder, chọn tra chính sách tạp chí (phần kế thừa Sherpa Romeo).
- Gõ ISSN thay vì tên tạp chí nếu có. Tên tạp chí dễ trùng hoặc gần trùng, còn ISSN chỉ trỏ về một tạp chí. Thử cả ISSN bản in và ISSN điện tử nếu tra một cái không ra.
- Mở bản ghi tạp chí, kiểm tên nhà xuất bản hiện hành. Tạp chí đổi nhà xuất bản thì chính sách có thể đổi theo.
- Đọc lần lượt khối chính sách cho từng phiên bản bản thảo, không chỉ đọc dòng đầu.
- Mở đường dẫn tới văn bản chính sách gốc của nhà xuất bản mà bản ghi trích dẫn, đối chiếu khi cần chắc chắn.
- Ghi lại ngày tra. Chính sách thay đổi theo thời gian; ngày tra giúp bạn giải thích nếu sau này có câu hỏi.
Nếu tạp chí không có trong cơ sở dữ liệu, không có nghĩa là được tự do đăng. Phần lớn tạp chí trong nước chưa được ghi nhận ở đây; khi đó đọc thể lệ, hợp đồng bản quyền của tạp chí hoặc hỏi thẳng ban biên tập.
Đọc điều kiện từng phiên bản thế nào?
Mỗi khối chính sách trả lời cùng một nhóm câu hỏi. Dưới đây là cách hiểu từng trường thông tin, bất kể cách trình bày giao diện thay đổi:
| Thông tin | Nghĩa | Lưu ý khi đọc |
|---|---|---|
| Phiên bản | Submitted (bản nộp), Accepted (bản được chấp nhận), Published (bản xuất bản) | Mỗi phiên bản có điều kiện riêng, đừng áp nhầm |
| Phí truy cập mở | Điều kiện chỉ áp khi tác giả trả phí xuất bản mở | Có thể có hai khối cho cùng một phiên bản, một có phí, một không |
| Thời gian cấm | Số tháng phải chờ trước khi công khai | Thường tính từ ngày xuất bản, không phải ngày chấp nhận |
| Nơi được đăng | Trang cá nhân, kho của trường, kho chuyên ngành, kho được nêu tên, mạng học thuật | Chỉ đăng đúng nơi được liệt kê |
| Giấy phép | Giấy phép phải gắn cho bản đăng lại | Thường gặp CC BY-NC-ND cho bản được chấp nhận |
| Điều kiện | Câu ghi chú, liên kết tới bản xuất bản kèm DOI | Chép đúng câu mẫu nếu được yêu cầu |
| Điều kiện tiên quyết | Chỉ được đăng nếu trường hoặc nhà tài trợ yêu cầu | Đọc kỹ, nhiều người bỏ qua dòng này |
Giao diện cũ của Sherpa Romeo từng dùng bảng màu xanh, vàng, trắng để phân loại nhà xuất bản. Hệ màu đó đã bỏ từ khi giao diện được làm lại; nếu đọc hướng dẫn cũ còn nói “tạp chí màu xanh”, hãy hiểu là thông tin đã lỗi thời.
Ba phiên bản bản thảo khác nhau thế nào?
Phần lớn rắc rối đến từ việc nhầm phiên bản. Tự lưu trữ đúng là đăng đúng phiên bản được phép, không phải đăng bản đẹp nhất mình có.
Bản nộp
Là bản bạn gửi tạp chí lần đầu, trước bình duyệt; trùng với bản tiền ấn phẩm nếu bạn đăng preprint. Chính sách thường rộng rãi nhất, đa số cho phép đăng bất kỳ lúc nào, đôi khi kèm câu ghi chú rằng bài đã được nộp hoặc xuất bản ở tạp chí.
Bản được chấp nhận
Là bản đã sửa theo phản biện, được chấp nhận, nhưng chưa qua dàn trang và hiệu đính của nhà xuất bản. Đây là phiên bản bạn nên giữ cẩn thận vì chính sách tự lưu trữ thường nhắm vào nó. Định dạng vẫn là tệp Word hoặc LaTeX của bạn, không có logo tạp chí.
Bản xuất bản
Là tệp PDF dàn trang trên website tạp chí. Với bài không truy cập mở, gần như mọi nhà xuất bản cấm đăng lại bản này. Với bài truy cập mở theo giấy phép Creative Commons, bản xuất bản đăng lại được ở mọi nơi theo giấy phép đó.
Thời gian cấm tính ra sao?
Thời gian cấm (embargo) là khoảng phải chờ trước khi bản đăng lại được công khai. Mốc tính thường là ngày xuất bản chính thức, có khi là ngày xuất bản trực tuyến đầu tiên. Nếu văn bản chính sách của nhà xuất bản ghi rõ mốc, hãy theo văn bản đó.
Bạn không phải chờ hết thời gian cấm mới tải lên kho. Phần lớn kho của trường và kho mở như Zenodo cho phép tải tệp lên ngay, đặt chế độ cấm truy cập tới một ngày cụ thể; siêu dữ liệu công khai còn tệp tự mở khi tới hạn. Làm ngay khi bài được chấp nhận giúp bạn không quên.
Thời gian cấm có thể khác nhau giữa các nơi đăng trong cùng một chính sách: trang cá nhân không cấm, kho của trường cấm một thời gian. Khi đó chọn nơi theo mục đích, và đừng tự suy điều kiện của nơi này sang nơi khác.
Câu ghi chú bắt buộc khi đăng lại
Dẫn nguồn bản xuất bản. Nhiều chính sách yêu cầu ghi rằng đây là bản được chấp nhận của bài đã đăng ở tạp chí nào, kèm trích dẫn đầy đủ và DOI. Đặt câu này ở trang đầu tệp và trong mô tả bản ghi.
Liên kết tới bản chính thức. Một số chính sách đòi đường dẫn tới bản xuất bản qua DOI. Trên kho lưu trữ, điền DOI vào trường liên kết bài báo để hệ thống tự hiển thị.
Câu mẫu của nhà xuất bản. Có nhà xuất bản đưa sẵn câu ghi chú, kèm chỗ điền tên tạp chí, năm, DOI. Chép nguyên văn, chỉ điền chỗ trống.
Ghi giấy phép. Nếu chính sách yêu cầu giấy phép cụ thể cho bản đăng lại, ghi ở trang đầu tệp và chọn đúng giấy phép trong biểu mẫu của kho.
Tình huống: một bài, ba nơi muốn đăng
Bối cảnh
Một giảng viên có bài vừa được chấp nhận ở tạp chí quốc tế không truy cập mở. Cô muốn đăng lên trang cá nhân, kho của trường và một kho chuyên ngành. Tra chính sách, khối bản được chấp nhận cho phép trang cá nhân ngay, kho của trường sau thời gian cấm, và không liệt kê kho chuyên ngành.
Cách xử lý
Cô đăng bản được chấp nhận lên trang cá nhân vào ngày bài xuất bản, kèm câu ghi chú và DOI. Trên kho của trường, cô tải tệp lên ngay nhưng đặt chế độ cấm tới đúng ngày hết hạn, siêu dữ liệu công khai. Với kho chuyên ngành, cô chỉ tạo bản ghi siêu dữ liệu trỏ DOI về bản chính thức, không tải tệp. Ba nơi đều có dấu vết của bài mà không nơi nào vượt quá điều kiện.
Lỗi hay gặp và việc không cần làm
Các lỗi dưới đây gặp thường xuyên ở kho của trường:
- Đăng bản PDF của nhà xuất bản vì nghĩ “bài của mình thì đăng đâu cũng được”.
- Dùng điều kiện của bản nộp để đăng bản được chấp nhận.
- Tra theo tên tạp chí, ra nhầm một tạp chí trùng tên của nhà xuất bản khác.
- Đăng lên mạng học thuật thương mại trong khi chính sách chỉ cho kho phi thương mại.
- Quên câu ghi chú hoặc DOI, khiến bản ghi không nối được với bản chính thức.
Việc không cần làm: không cần xin phép riêng nhà xuất bản khi chính sách đã cho phép rõ ràng; không cần chờ tới khi bài có số trang mới tải lên kho, chỉ cần đặt đúng thời gian cấm. Khi chính sách tra được mâu thuẫn với hợp đồng bạn đã ký, hợp đồng là văn bản ràng buộc, còn cơ sở dữ liệu chỉ là bản tổng hợp.
Câu hỏi thường gặp
Sherpa Romeo còn hoạt động không?
Dữ liệu chính sách vẫn còn, nhưng từ cuối năm 2024 Jisc đã gộp nó cùng các dịch vụ Sherpa khác vào nền tảng open policy finder. Địa chỉ cũ chuyển hướng sang nền tảng mới.
Tạp chí Việt Nam không có trong Sherpa Romeo thì tra ở đâu?
Đọc thể lệ gửi bài và mẫu hợp đồng bản quyền của tạp chí. Nếu không có văn bản nào nói về tự lưu trữ, gửi thư hỏi ban biên tập và lưu thư trả lời làm căn cứ.
Thời gian cấm có áp cho trang cá nhân không?
Tuỳ chính sách. Nhiều nhà xuất bản cho đăng bản được chấp nhận lên trang cá nhân ngay, nhưng đặt thời gian cấm cho kho của trường. Đọc từng nơi được đăng trong khối chính sách.
ResearchGate có được tính là kho lưu trữ không?
Chính sách thường xếp các trang này vào nhóm mạng học thuật, khác với kho phi thương mại của trường. Nhiều nhà xuất bản không cho đăng bản được chấp nhận lên đó, hoặc chỉ cho sau thời gian cấm.
Chính sách thay đổi sau khi bài đã đăng thì áp bản nào?
Căn cứ chính là hợp đồng bạn ký lúc xuất bản và chính sách có hiệu lực khi đó. Vì vậy nên lưu bản PDF chính sách cùng ngày tra; nếu có tranh chấp, đó là bằng chứng bạn đã làm đúng điều kiện tại thời điểm đăng.
