Trong OJS, siêu dữ liệu đi lên Crossref qua plugin Crossref: bạn khai tiền tố DOI, quy tắc hậu tố và tài khoản Crossref, rồi chọn gửi tự động khi xuất bản hoặc bấm gửi tay. Sau mỗi lần gửi, đọc trạng thái trong OJS và nhật ký Crossref gửi về thư để bắt lỗi.
Phần lớn toà soạn cấu hình một lần rồi để đó, chỉ phát hiện vấn đề khi tác giả báo DOI không bấm được. Bài này đi qua cấu hình, cách đọc kết quả gửi và bốn lỗi thường gặp nhất. Vị trí menu khác nhau giữa các phiên bản OJS, nên khi mô tả đường đi trong giao diện, bài ghi rõ khác biệt giữa bản cũ và bản mới.
Cấu hình plugin: bản cũ và bản mới khác nhau thế nào?
Các bản 3.3 trở về trước
DOI được bật qua plugin định danh công khai DOI trong danh sách plugin. Ở đó khai tiền tố, chọn đối tượng cần DOI (bài, số, tệp toàn văn) và mẫu hậu tố. Việc gửi lên Crossref nằm ở plugin xuất và đăng ký Crossref trong phần công cụ nhập xuất (Tools → Import/Export), nơi khai tên và thư của người gửi, tài khoản Crossref, tuỳ chọn gửi tự động và chế độ thử.
Các bản 3.4 trở về sau
DOI được gom về một chỗ: phần cài đặt phân phối có mục DOI để khai tiền tố, mẫu hậu tố và chọn cơ quan đăng ký là Crossref; thông tin tài khoản Crossref khai trong cấu hình của cơ quan đăng ký đó. Thanh bên trái có trang DOIs liệt kê bài và số tạp chí cùng trạng thái DOI, có nút gửi hàng loạt.
Những ô bắt buộc phải đúng
Tiền tố DOI đúng như Crossref cấp; thư của người gửi là hộp thư chung của toà soạn để nhận nhật ký; tài khoản đúng loại được phép gửi cho tiền tố đó. Sai tài khoản thì mọi lần gửi đều bị từ chối với thông báo không có quyền với tiền tố.
Gửi tự động hay gửi tay?
Cả hai cách dùng cùng một plugin và cùng một định dạng XML. Khác nhau ở thời điểm gửi và ai chịu trách nhiệm kiểm.
| Tiêu chí | Gửi tự động | Gửi tay |
|---|---|---|
| Thời điểm | Ngay khi bài hoặc số được xuất bản | Khi người phụ trách bấm gửi |
| Ưu điểm | Không quên, DOI sống ngay khi bài lên mạng | Kiểm được siêu dữ liệu trước khi gửi |
| Rủi ro | Siêu dữ liệu sai cũng đi luôn | Hay bị quên, DOI in trên bài nhưng chưa sống |
| Hợp với | Toà soạn đã ổn định quy trình nhập siêu dữ liệu | Giai đoạn mới làm, hoặc cần duyệt từng bài |
| Điều kiện | Tác vụ định kỳ của OJS phải chạy | Có người được giao việc gửi sau mỗi số |
Cách thực tế: giai đoạn đầu gửi tay vài số để quen các lỗi, sau đó chuyển sang tự động và giữ thói quen kiểm trang danh sách DOI sau mỗi lần xuất bản số mới.
Đọc kết quả gửi ở đâu?
Trạng thái trong OJS
Mỗi bài có trạng thái DOI. Tên gọi khác nhau theo phiên bản, nhưng thường có: chưa gửi, đã gửi đang chờ, đã đăng ký, lỗi. Bản mới có thêm trạng thái cho biết siêu dữ liệu đã thay đổi sau lần gửi trước và cần gửi lại. Trạng thái lỗi thường kèm liên kết mở thông báo lỗi Crossref trả về.
Nhật ký Crossref gửi về thư
Sau khi xử lý một lô, Crossref gửi nhật ký (submission log) tới thư của người gửi. Nhật ký là tệp XML ngắn, liệt kê từng DOI với kết quả thành công hay thất bại và câu thông báo. Đây là nguồn chính xác nhất; trạng thái trong OJS chỉ phản ánh những gì OJS đọc lại được.
Kiểm từ phía người đọc
Chọn vài DOI vừa gửi, dán vào ô tra trên doi.org để xem có về đúng trang bài không, và tra trên API Crossref để xem siêu dữ liệu đã lên đủ chưa. Việc này mất năm phút nhưng bắt được lỗi trang đích mà nhật ký không báo.
Bốn lỗi hay gặp và cách sửa
Bảng dưới gom các lỗi phần lớn toà soạn dùng OJS gặp ít nhất một lần. Câu thông báo cụ thể trong nhật ký có thể khác theo phiên bản, hãy đọc nguyên văn rồi đối chiếu.
| Lỗi | Dấu hiệu trong nhật ký hoặc thực tế | Nguyên nhân thường gặp | Cách sửa |
|---|---|---|---|
| Trùng DOI hoặc DOI thuộc tiền tố khác | Thông báo DOI đã tồn tại với nội dung khác, hoặc không có quyền với tiền tố | Mẫu hậu tố sinh trùng; nhập tay DOI của bài khác; tài khoản sai tiền tố | Sửa mẫu hậu tố, đối chiếu DOI trùng với bản ghi trên Crossref, dùng đúng tài khoản |
| Phiên bản gửi không mới hơn | Thông báo bản gửi có mốc thời gian nhỏ hơn hoặc bằng bản trước | Gửi lại tệp XML cũ, hoặc đồng hồ máy chủ sai | Xuất lại để có mốc thời gian mới, kiểm giờ máy chủ |
| Tên tác giả có dấu bị hỏng | Siêu dữ liệu trên Crossref hiện ký tự lạ thay cho chữ có dấu | Dữ liệu nhập bị mã hoá hai lần, chép từ Word có ký tự lạ, CSDL không dùng UTF-8 | Sửa tên trong OJS, kiểm bảng mã CSDL, gửi lại |
| DOI trỏ vào trang chưa tồn tại | Nhật ký báo thành công nhưng bấm DOI ra lỗi | Gửi trước khi bài thật sự công khai; đổi đường dẫn sau khi gửi | Chỉ gửi bài đã xuất bản; sau khi đổi đường dẫn thì gửi lại |
Lỗi tên có dấu cần nói thêm. Nếu chỉ vài tên bị hỏng, gần như chắc chắn là do chép từ tệp Word có ký tự điều khiển hoặc dấu tổ hợp lạ; gõ lại tên trực tiếp trong OJS là xong. Nếu mọi tên đều hỏng, vấn đề nằm ở bảng mã của cơ sở dữ liệu hoặc kết nối, cần người quản trị máy chủ xử lý trước khi gửi tiếp.
Chuyện tên người Việt trong siêu dữ liệu
Tách đúng họ và tên. OJS có ô tên riêng và ô họ riêng. Gõ cả họ tên vào một ô làm siêu dữ liệu Crossref không có họ, các cơ sở dữ liệu xếp tác giả sai và trích dẫn ghi sai thứ tự.
Giữ dấu tiếng Việt. Siêu dữ liệu Crossref chấp nhận Unicode. Giữ tên có dấu giúp tác giả nhận ra mình; các hệ thống tìm kiếm tự xử lý phần bỏ dấu.
Thống nhất cách ghi đệm. Tên đệm nằm trong ô tên, không tách thành ô riêng. Thống nhất quy tắc này trong hướng dẫn tác giả để mọi bài cùng một kiểu.
Ghi ORCID iD và cơ quan. Mỗi tác giả có ORCID iD và tên cơ quan bằng tiếng Anh nhất quán thì bài mới được gắn đúng người, đúng trường trong các hệ thống phía sau.
Thói quen sau mỗi số tạp chí
Một quy trình ngắn sau mỗi lần xuất bản số mới giúp bắt lỗi khi còn ít bài và còn dễ sửa.
- Mở trang danh sách DOI, lọc các bài của số vừa xuất bản, kiểm tất cả đã ở trạng thái đã đăng ký.
- Đọc nhật ký Crossref gửi về hộp thư chung, tìm mọi dòng thất bại.
- Bấm thử ba DOI bất kỳ, kiểm về đúng trang bài.
- Tra một DOI trên API Crossref, kiểm tên tác giả, ORCID iD, tóm tắt, tài liệu tham khảo đã lên.
- Ghi kết quả vào sổ theo dõi của toà soạn.
Quy trình này mất chừng mười lăm phút cho một số tạp chí vài chục bài. Phát hiện lỗi ngay trong tuần xuất bản thì chỉ cần sửa và gửi lại; để vài tháng mới phát hiện, DOI hỏng đã nằm trong danh mục tham khảo của bài khác và trong hồ sơ của tác giả.
Câu hỏi thường gặp
Gửi tự động trong OJS không chạy là vì sao?
Thường do tác vụ định kỳ của OJS không được kích hoạt trên máy chủ, hoặc tài khoản Crossref khai sai. Kiểm cấu hình tác vụ định kỳ với người quản trị và thử gửi tay một bài để xem thông báo lỗi.
Có thể gửi tệp XML lên Crossref mà không dùng plugin không?
Có. Crossref có công cụ tải tệp lên trên web cho thành viên. OJS cũng cho xuất tệp XML để kiểm trước. Cách này hữu ích khi cần gửi bù hay xử lý một lô bài đặc biệt.
Đã gửi rồi, sửa tóm tắt trong OJS thì có tự cập nhật lên Crossref không?
Không tự động trong mọi trường hợp. Bản OJS mới đánh dấu bài có siêu dữ liệu thay đổi cần gửi lại; bản cũ thì bạn phải tự gửi lại bài đó. Gửi lại không làm đổi DOI.
Nhật ký báo thành công nhưng DOI vẫn ra lỗi khi bấm, tại sao?
Nhật ký chỉ xác nhận Crossref đã nhận siêu dữ liệu. Nếu địa chỉ trang đích sai hoặc trang chưa công khai, DOI vẫn phân giải tới đó và báo lỗi. Kiểm đường dẫn bài rồi gửi lại.
Có nên đăng ký DOI cho tệp toàn văn PDF riêng không?
Thường không cần. DOI của bài trỏ về trang bài, nơi có đủ thông tin và liên kết tới các tệp toàn văn. DOI riêng cho từng tệp làm tăng số DOI phải quản lý mà ít lợi ích.
Thư nhật ký của Crossref gửi về đâu?
Về địa chỉ thư của người gửi đã khai trong cấu hình plugin. Nên dùng hộp thư chung của toà soạn để khi đổi người phụ trách không mất nhật ký.
