Tạp chí trong nước gia nhập Crossref: hồ sơ, chi phí và tiền tố DOI

Tạp chí trong nước có hai đường đăng ký DOI: tự làm thành viên trực tiếp của Crossref, hoặc tham gia qua một tổ chức bảo trợ (sponsor) đại diện về thủ tục và thanh toán. Đường nào cũng có tiền tố DOI riêng và đi kèm nghĩa vụ duy trì siêu dữ liệu lâu dài.

Nhiều toà soạn coi DOI là một con tem: đóng phí, nhận mã, in lên bài là xong. Thực tế gia nhập Crossref giống ký một cam kết dài hạn. Bài này giúp ban biên tập chuẩn bị đủ trước khi nộp đơn, hiểu các khoản phí gồm những gì mà không cần đoán con số, và biết việc gì sẽ phải làm đều đặn sau khi có tiền tố.

Thành viên trực tiếp hay đi qua tổ chức bảo trợ?

Hai đường khác nhau ở chỗ ai lo thủ tục, ai thanh toán và ai hỗ trợ kỹ thuật. Quyền đăng ký DOI và nghĩa vụ với siêu dữ liệu về cơ bản giống nhau.

Danh sách tổ chức bảo trợ và các chương trình hỗ trợ phí theo quốc gia được Crossref công bố trên trang của họ. Hãy kiểm danh sách hiện hành thay vì tin lời giới thiệu truyền miệng, vì cả hai danh sách đều thay đổi theo thời gian.

Câu hỏi quan trọng nhất khi đi qua tổ chức bảo trợ: nếu sau này tạp chí muốn tự làm thành viên trực tiếp hoặc đổi tổ chức bảo trợ, tiền tố và các DOI đã đăng ký có đi theo tạp chí không. Câu trả lời cần có bằng văn bản.

Chuẩn bị gì trước khi nộp đơn?

Đơn gia nhập điền trực tuyến trên trang Crossref. Phần điền đơn không khó; phần tốn thời gian là các thứ phải có sẵn để đơn được duyệt và để bắt đầu đăng ký DOI ngay sau đó.

• Tư cách pháp lý của cơ quan chủ quản: tên chính thức bằng tiếng Anh, địa chỉ, người đại diện, đầu mối thanh toán.
• Website tạp chí đang hoạt động: có trang cho từng bài, mỗi bài một địa chỉ ổn định để làm trang đích cho DOI.
• ISSN: nên có đủ ISSN cho bản in và bản điện tử trước khi gửi siêu dữ liệu cấp tạp chí.
• Danh sách người giữ vai trò: ít nhất một đầu mối kỹ thuật, một đầu mối thanh toán, một đầu mối nhận thông báo về siêu dữ liệu.
• Phương án gửi siêu dữ liệu: dùng plugin của OJS, dùng biểu mẫu nhập tay trên web của Crossref, hay tạo tệp XML.
• Kế hoạch lưu trữ dài hạn: toàn văn được lưu ở đâu nếu một ngày website ngừng hoạt động, ví dụ qua mạng lưu trữ PKP PN với tạp chí dùng OJS.

Đầu mối nhận thông báo đặc biệt quan trọng: Crossref gửi báo cáo lỗi, báo cáo phân giải và thông báo điều khoản tới địa chỉ này. Dùng một hộp thư chung của toà soạn thay vì thư cá nhân, để người nghỉ việc không mang theo cả kênh liên lạc.

Các khoản phí gồm những gì?

Khi lập dự toán, tách thành ba dòng như dưới đây để cơ quan chủ quản hiểu khoản nào cố định, khoản nào theo số bài.

Phí thành viên hằng năm

Crossref thu phí thành viên theo năm, chia bậc theo quy mô của cơ quan, thường dựa trên doanh thu hoặc chi phí xuất bản. Toà soạn tạp chí trường đại học thường rơi vào các bậc thấp. Mức cụ thể xem bảng phí hiện hành trên trang Crossref; bài này không ghi số vì bảng phí có thể điều chỉnh.

Phí đăng ký nội dung

Mỗi DOI đăng ký mới có một khoản phí, khác nhau theo loại nội dung và theo nội dung mới hay nội dung cũ (bài đăng từ các năm trước). Cập nhật siêu dữ liệu cho DOI đã có thường không mất thêm phí đăng ký, điều này khiến việc sửa lỗi không bị trì hoãn vì tiền.

Phí dịch vụ tuỳ chọn

Một số dịch vụ như kiểm tra trùng lặp Similarity Check tính phí riêng và không bắt buộc. Đừng gộp chúng vào dự toán ban đầu nếu chưa định dùng.

Chương trình hỗ trợ

Crossref có chương trình giảm hoặc miễn phí cho thành viên ở một số quốc gia theo danh sách riêng. Kiểm Việt Nam có nằm trong danh sách hiện hành không trước khi lập dự toán.

Từ lúc được duyệt đến DOI đầu tiên

Sau khi đơn được chấp nhận, toà soạn nhận tiền tố DOI và thông tin đăng nhập. Thứ tự làm việc nên như sau.

1. Quyết định quy tắc đặt hậu tố DOI và ghi thành văn bản trước khi đăng ký bài đầu tiên.
2. Cấu hình công cụ gửi siêu dữ liệu, chẳng hạn plugin Crossref trong OJS, bằng thông tin đăng nhập vừa nhận.
3. Thử gửi lên môi trường thử của Crossref nếu công cụ hỗ trợ, đọc kết quả, sửa lỗi.
4. Đăng ký một số tạp chí mới nhất trước, kiểm DOI phân giải đúng về trang bài.
5. Hiển thị DOI trên trang bài dưới dạng đường dẫn đầy đủ qua doi.org, theo hướng dẫn hiển thị của Crossref.
6. Lên kế hoạch đăng ký bù cho các số cũ, ưu tiên các bài còn được đọc và trích dẫn.

Trách nhiệm sau khi gia nhập

Giữ siêu dữ liệu đúng và đủ. Điều khoản thành viên yêu cầu thành viên duy trì siêu dữ liệu, kể cả địa chỉ trang đích. Đổi website mà không cập nhật là vi phạm cam kết chứ không chỉ là lỗi kỹ thuật.

Hiển thị DOI đúng cách. DOI phải hiện trên trang bài, dạng đường dẫn đầy đủ để người đọc bấm được.

Liên kết tài liệu tham khảo. Khi tài liệu tham khảo trong bài có DOI, gắn DOI dạng đường dẫn vào đó. Đây là một phần của tinh thần thành viên: tạp chí được người khác liên kết tới và cũng liên kết ra.

Đọc báo cáo định kỳ. Báo cáo phân giải và báo cáo lỗi gửi về hộp thư đầu mối. Có người đọc và xử lý thì DOI mới bền.

Thanh toán đúng hạn. Nợ phí kéo dài có thể dẫn tới tạm khoá tài khoản, khi đó toà soạn không đăng ký được DOI mới cho số tiếp theo.

Những ngộ nhận thường gặp của ban biên tập

Ngộ nhận thứ nhất: có DOI là tạp chí “quốc tế” hơn. DOI là hạ tầng định danh, không phải danh hiệu chất lượng. Một tạp chí có DOI nhưng siêu dữ liệu thiếu, trang đích hay hỏng sẽ để lại dấu vết xấu ngay trên các hệ thống mà nó muốn được nhìn thấy.

Ngộ nhận thứ hai: đóng phí xong thì việc thuộc về Crossref. Crossref chỉ lưu và phân giải những gì toà soạn gửi lên. Tên tác giả sai, tóm tắt thiếu, đường dẫn chết đều là việc của toà soạn.

Ngộ nhận thứ ba: phải có người giỏi lập trình mới làm được. Với tạp chí dùng OJS, phần gửi siêu dữ liệu đã có plugin; thứ cần nhất là một người cẩn thận, chịu đọc nhật ký và có quyền sửa dữ liệu trên trang tạp chí.

Câu hỏi thường gặp