Hậu tố DOI nên ngắn, không mang nghĩa và không bao giờ thay đổi. Chỉ dùng chữ cái Latin, chữ số và vài dấu như gạch nối, dấu chấm, gạch dưới. Đừng nhét năm, số tạp chí hay tên tác giả vào hậu tố, vì những thông tin đó có thể sai hoặc đổi sau khi DOI đã đăng ký.
Hậu tố là phần duy nhất của DOI mà toà soạn tự quyết. Quyết một lần, dùng mãi, vì DOI đã đăng ký thì không xoá và không đổi được. Nhiều tạp chí đặt hậu tố theo cảm tính ở số đầu, rồi đến số thứ mười mới phát hiện quy tắc không đủ chỗ cho chuyên san, bài đính chính hay số đặc biệt.
Vì sao hậu tố không nên mang nghĩa?
DOI là tên định danh, không phải mô tả. Mọi thông tin mô tả như năm, tập, số, trang, tác giả đã nằm trong siêu dữ liệu. Nhét chúng vào hậu tố chỉ tạo thêm một chỗ có thể mâu thuẫn với siêu dữ liệu.
Tình huống thường gặp: bài được nhận đăng và đặt DOI theo số dự kiến, rồi bị dời sang số sau. DOI mang số cũ vẫn phải giữ, vì có thể đã được trích dẫn từ bản trực tuyến sớm. Kết quả là một bài số 4 mang DOI ghi số 3 mãi mãi, ai đọc cũng tưởng nhầm.
Tương tự, hậu tố có tên tác giả sẽ lộ ra điều kỳ quặc khi tác giả đổi thứ tự hoặc khi bài bị rút. Hậu tố có tên viết tắt của tạp chí sẽ trở nên lạc lõng khi tạp chí đổi tên. Hậu tố không mang nghĩa thì không bao giờ sai theo thời gian.
Hướng dẫn của Crossref về việc tạo DOI cũng khuyên hậu tố nên ngắn gọn và không mang thông tin có thể thay đổi. Ngắn thì ít lỗi khi gõ, khi in và khi chép từ PDF.
Ký tự nào an toàn trong hậu tố?
Về mặt kỹ thuật, hậu tố DOI chấp nhận rất nhiều ký tự. Nhưng ký tự được phép không có nghĩa là ký tự an toàn khi đi qua đường link, trình xử lý XML, phần mềm trích dẫn và thói quen gõ của con người.
| Nhóm ký tự | Dùng được không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chữ cái a–z, A–Z | Dùng được | DOI không phân biệt hoa thường, nên chọn một kiểu và dùng nhất quán |
| Chữ số 0–9 | Dùng được | Tránh dãy số dài dễ gõ nhầm |
| Dấu gạch nối, dấu chấm, gạch dưới | Dùng được | Dùng để tách nhóm cho dễ đọc |
| Dấu chấm phẩy, ngoặc tròn, gạch chéo | Được khuyến nghị nhưng nên hạn chế | Gạch chéo dễ bị nhầm là đường dẫn thư mục |
| Chữ có dấu tiếng Việt | Không nên | Mã hoá sai khi đi qua nhiều hệ thống |
| Khoảng trắng, dấu nháy, dấu thăng, dấu phần trăm, dấu và | Không nên | Phải mã hoá trong đường link, hỏng khi chép |
Crossref khuyến nghị chỉ dùng chữ cái, chữ số và các dấu -._;()/. Thực tế an toàn nhất là chỉ dùng chữ thường, chữ số, gạch nối và dấu chấm. Chữ l thường, chữ O hoa dễ nhầm với số 1 và số 0; nếu hậu tố có phần chữ ngẫu nhiên, loại những ký tự này khỏi bảng chữ.
Mẫu quy tắc cho bài báo, số tạp chí và tập
Bảng dưới đưa hai kiểu quy tắc phổ biến. Kiểu A gắn mã tạp chí ngắn và số thứ tự; kiểu B dùng mã ngẫu nhiên. Cả hai đều không mang năm, tập hay số.
| Đối tượng | Kiểu A: mã tạp chí + số thứ tự | Kiểu B: mã ngẫu nhiên | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Bài báo | tcxyz.00123 | tcxyz.k7m2qp | Số thứ tự cấp khi bài được nhận, không theo số tạp chí |
| Số tạp chí | tcxyz.so.0042 | tcxyz.s.r9t4 | Chỉ đăng ký nếu cần trang đích cho cả số |
| Tập | tcxyz.tap.0012 | Thường không cần | Nhiều tạp chí không đăng ký DOI cấp tập |
| Bài đính chính | Theo dãy của bài báo | Theo dãy của bài báo | Là một bài mới, có DOI riêng, liên kết tới bài gốc |
| Hình, bảng tách riêng | tcxyz.00123.h1 | Thêm đuôi vào DOI bài | Chỉ khi thật sự cần định danh riêng |
Phần tcxyz là mã viết tắt cố định của tạp chí. Nếu cơ quan chỉ xuất bản một tạp chí trên tiền tố đó, có thể bỏ luôn phần này. Nếu dùng chung tiền tố cho nhiều tạp chí, mã viết tắt giúp tránh hai tạp chí sinh trùng hậu tố.
Với OJS, bộ sinh DOI tự động có vài mẫu dựng sẵn và cho phép tự định nghĩa mẫu. Một số mẫu mặc định chèn mã tập, số, mã bài vào hậu tố; nên đọc kỹ trước khi chấp nhận, và chọn mẫu không phụ thuộc số tạp chí.
Với kiểu A, số thứ tự nên do một nguồn duy nhất cấp, ví dụ chính mã bài nộp mà hệ thống đã sinh, hoặc một bảng theo dõi do thư ký toà soạn giữ. Với kiểu B, mã ngẫu nhiên phải được kiểm trùng trước khi dùng; dài sáu đến tám ký tự là đủ cho một tạp chí trong nhiều chục năm. Kiểu B tránh được cả chuyện người ngoài đoán số bài của tạp chí qua dãy số thứ tự, điều một số toà soạn không muốn lộ.
Viết quy tắc thành văn bản trước khi đăng ký DOI đầu tiên
Quy tắc chỉ có giá trị khi nó được ghi ra và người kế nhiệm đọc được. Văn bản không cần dài, nhưng phải trả lời đủ các câu sau.
- Tiền tố DOI của tạp chí là gì, ai giữ tài khoản.
- Cấu trúc hậu tố cho từng loại đối tượng: bài báo, đính chính, số tạp chí nếu có.
- Bảng ký tự được dùng, kiểu chữ thường hay hoa.
- Ai cấp số thứ tự, cấp lúc nào, ghi ở đâu để không cấp trùng.
- DOI được ghi lên bài từ giai đoạn nào: khi nhận đăng, khi dàn trang hay khi xuất bản.
- Cách xử lý bài bị rút sau khi đã gán DOI nhưng chưa đăng ký.
Câu cuối hay bị bỏ qua. Nếu bài đã được gán DOI trong bản thảo nhưng chưa từng gửi lên Crossref, số đó chưa tồn tại và có thể bỏ trống; nhưng tốt nhất đừng cấp lại cho bài khác, để tránh nhầm lẫn khi ai đó đã chép DOI từ bản trực tuyến sớm.
Lỡ đặt sai thì xử lý thế nào?
DOI đã đăng ký thì không đổi được
Một DOI đã gửi lên Crossref là tồn tại vĩnh viễn. Không xoá được, không đổi tên được. Hậu tố xấu, dài, có năm sai vẫn phải giữ cho bài đó. Việc làm được là đổi quy tắc cho các bài từ nay về sau, và ghi rõ mốc chuyển đổi trong văn bản quy tắc.
Lỡ đăng ký hai DOI cho cùng một bài
Trường hợp này cần chọn một DOI làm DOI chính, DOI còn lại được biến thành bí danh (alias) trỏ về DOI chính. Việc thiết lập bí danh làm qua bộ phận hỗ trợ của Crossref hoặc theo hướng dẫn xử lý trùng lặp trong tài liệu của họ. Mọi trích dẫn vào DOI phụ vẫn dẫn về đúng bài.
Đã in DOI chưa đăng ký lên bản PDF
Nếu DOI in trên PDF chưa từng được đăng ký, hãy đăng ký đúng DOI đó thay vì sinh DOI mới, kể cả khi nó không theo quy tắc. Bản PDF đã phát tán, người đọc sẽ dùng DOI in trên đó.
Lỗi hay gặp
Các lỗi dưới đây đều đã xảy ra ở nhiều toà soạn và đều để lại dấu vết vĩnh viễn trên DOI.
- Đặt hậu tố theo số dự kiến rồi bài bị dời số.
- Dùng chữ có dấu hoặc khoảng trắng trong hậu tố, link hỏng khi chép.
- Hai biên tập viên cấp số thứ tự song song, ra hai bài trùng hậu tố.
- Đổi quy tắc giữa chừng mà không ghi mốc, người kế nhiệm không biết bài nào theo quy tắc nào.
- Chấp nhận mẫu mặc định của phần mềm mà không đọc, hậu tố chứa mã tập và số.
Câu hỏi thường gặp
Hậu tố DOI có phân biệt chữ hoa, chữ thường không?
Không. DOI không phân biệt hoa thường, nên hai cách viết chỉ khác hoa thường là một DOI. Toà soạn nên chọn chữ thường và dùng nhất quán để tránh nhầm khi so sánh.
Có nên đưa năm xuất bản vào hậu tố DOI không?
Không nên. Năm đã có trong siêu dữ liệu. Nếu bài bị dời sang năm sau, DOI vẫn phải giữ năm cũ vì đã có thể được trích dẫn, gây hiểu nhầm lâu dài.
Hậu tố dài tối đa bao nhiêu ký tự?
Không có lợi gì khi hậu tố dài. Giữ trong khoảng mười đến hai mươi ký tự là đủ phân biệt hàng chục nghìn bài mà vẫn dễ gõ, dễ in và ít lỗi khi chép.
Có cần đăng ký DOI cho từng số tạp chí không?
Không bắt buộc. Chỉ đăng ký khi số đó có trang đích riêng có ích cho người đọc, ví dụ số chuyên đề có lời giới thiệu. Bài báo mới là đối tượng chính cần DOI.
Lỡ đăng ký hai DOI cho một bài thì xoá một cái được không?
Không xoá được. Cần chọn một DOI chính và biến DOI kia thành bí danh trỏ về DOI chính, theo hướng dẫn xử lý trùng lặp của Crossref hoặc qua bộ phận hỗ trợ.
Dùng chung một tiền tố cho nhiều tạp chí có được không?
Được, nhưng nên có mã viết tắt cố định của từng tạp chí ở đầu hậu tố để hai tạp chí không sinh trùng nhau, và ghi rõ trong văn bản quy tắc.
