Một tạp chí có thể có ba mã: ISSN cho bản in, ISSN cho bản điện tử, và ISSN-L là mã liên kết chọn từ một trong hai để gom các phiên bản lại. Mỗi phương tiện xuất bản có ISSN riêng; tạp chí đổi tên đáng kể thì phải xin ISSN mới.
Chuyện tưởng nhỏ này gây rắc rối thật trong hồ sơ: người khai ghi ISSN điện tử, người thẩm định đối chiếu với danh mục chỉ ghi ISSN in, hai bên tưởng đó là hai tạp chí. Hoặc tạp chí đã đổi tên từ lâu, bài đăng dưới tên cũ được ghi kèm ISSN mới. Bài này giúp bạn biết mỗi mã nghĩa là gì, tra ở đâu và ghi sao cho đúng.
ISSN in, ISSN điện tử và ISSN-L khác nhau thế nào?
ISSN gồm tám chữ số, chia hai nhóm bốn bằng dấu gạch nối; chữ số cuối là số kiểm tra và có thể là chữ X. Ba loại mã dưới đây có cùng hình thức, chỉ khác vai trò.
| Loại mã | Gắn với | Khi nào có | Dùng để làm gì |
|---|---|---|---|
| ISSN in (thường ghi p-ISSN) | Bản in trên giấy | Khi tạp chí phát hành bản in | Định danh bản in trong thư viện, danh mục, hồ sơ |
| ISSN điện tử (e-ISSN) | Bản trực tuyến | Khi tạp chí có bản điện tử | Định danh bản trực tuyến, khai trong siêu dữ liệu DOI |
| ISSN-L | Mọi phiên bản của cùng một tạp chí | Do mạng lưới ISSN chỉ định, là một trong các ISSN sẵn có | Gom bản in và bản điện tử để đếm, liên kết, tra cứu chung |
ISSN-L không phải mã thứ ba được sinh mới. Nó là một trong các ISSN của tạp chí, thường là mã được cấp sớm nhất, được chọn làm đại diện. Vì vậy một tạp chí chỉ có bản điện tử thì ISSN-L trùng với chính ISSN điện tử.
Tạp chí chỉ có bản in hoặc chỉ có bản điện tử thì chỉ có một ISSN. Có cả hai bản thì phải có hai ISSN khác nhau, không dùng chung một mã cho hai phương tiện.
Tra một ISSN trên ISSN Portal ra sao?
Các bước tra
ISSN Portal là cổng tra cứu của Trung tâm ISSN Quốc tế. Gõ ISSN có hoặc không có dấu gạch nối, hoặc gõ tên tạp chí, rồi mở bản ghi. Phần thông tin cơ bản xem miễn phí; một số chức năng dữ liệu nâng cao dành cho người đăng ký sử dụng.
Trong bản ghi, chú ý bốn chỗ: tên khoá (key title) là tên chuẩn gắn với ISSN, phương tiện (in hay trực tuyến), ISSN-L, và quốc gia xuất bản. Nếu tạp chí có bản kia, bản ghi thường có liên kết sang ISSN của phương tiện còn lại.
Đọc trạng thái bản ghi
Bản ghi ISSN có trạng thái. ISSN có thể được cấp trước khi tạp chí ra số đầu, khi đó bản ghi ở trạng thái tạm thời và chỉ được xác nhận sau khi trung tâm ISSN nhận được số đã xuất bản. Một tạp chí in ISSN trên bìa nhưng bản ghi vẫn tạm thời nhiều năm là dấu hiệu nên hỏi lại toà soạn.
Kiểm nhanh số kiểm tra
Có thể tự phát hiện ISSN gõ sai: nhân bảy chữ số đầu lần lượt với 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, cộng lại, lấy phần dư khi chia cho 11. Nếu dư 0 thì số kiểm tra là 0, còn lại lấy 11 trừ phần dư; kết quả 10 viết là X. Không khớp với chữ số cuối thì chắc chắn có chữ số bị gõ nhầm.
Khi nào tạp chí phải có ISSN mới?
ISSN gắn với tên khoá của tạp chí. Khi tên thay đổi đáng kể, chẳng hạn đổi các từ chính trong vài từ đầu của tên, hoặc thêm bớt tên cơ quan làm thay đổi nghĩa, tạp chí được coi là một ấn phẩm mới và phải xin ISSN mới. Thay đổi nhỏ như sửa dấu câu, đổi cách viết tắt thường không cần mã mới. Ranh giới chi tiết do tiêu chuẩn ISSN và trung tâm ISSN quy định, nên trước khi đổi tên toà soạn nên hỏi trung tâm ISSN quốc gia.
Đổi phương tiện cũng cần mã mới. Tạp chí vốn chỉ in, nay mở thêm bản trực tuyến, phải xin ISSN điện tử, không được dùng lại ISSN in cho bản trực tuyến. Tạp chí bỏ bản in, chỉ còn trực tuyến, thì giữ ISSN điện tử, còn ISSN in gắn với giai đoạn đã in.
Hệ quả cho người khai hồ sơ: bài đăng năm nào thì ghi tên tạp chí và ISSN đúng như lúc đó. Bài đăng dưới tên cũ ghi kèm ISSN của tên mới là một kiểu lỗi khiến người thẩm định không tìm thấy tạp chí trong danh mục của năm đăng bài.
Lỗi ghi ISSN hay gặp trong danh mục công trình và hồ sơ xét duyệt
Bảng dưới gom các lỗi thường thấy khi kê khai công trình, kèm cách tự sửa trước khi nộp.
| Lỗi | Biểu hiện khi thẩm định | Cách sửa |
|---|---|---|
| Ghi ISSN điện tử khi danh mục chỉ có ISSN in | Không tìm thấy tạp chí trong danh mục được tính điểm | Ghi cả hai mã, ghi rõ mã nào là in, mã nào là điện tử |
| Ghi ISSN của tên mới cho bài đăng dưới tên cũ | Tên và mã không khớp nhau | Tra lịch sử tên trên ISSN Portal, ghi đúng tên và mã tại thời điểm đăng |
| Chép nhầm ISSN của tạp chí tên gần giống | Mã thuộc tạp chí khác | Đối chiếu tên khoá và cơ quan xuất bản trong bản ghi ISSN |
| Gõ sai một chữ số | Mã không tồn tại | Kiểm số kiểm tra hoặc tra lại trên ISSN Portal |
| Ghi ISBN của kỷ yếu như ISSN | Sai loại ấn phẩm | Kỷ yếu một lần dùng ISBN; chỉ ghi ISSN nếu kỷ yếu thuộc một tùng thư có ISSN |
| Bỏ dấu gạch nối hoặc ghi chữ x thường | Lọc tự động không khớp | Ghi đúng dạng bốn số, gạch nối, bốn ký tự, chữ X hoa |
Cần ghi ISSN nào ở đâu?
Mỗi nơi cần một loại mã khác nhau. Ghi đúng ngay từ đầu tránh phải giải trình về sau.
- Danh mục công trình trong hồ sơ xét chức danh: ghi mã mà danh mục tạp chí được tính điểm của năm đăng bài đang dùng; nếu tạp chí có cả hai, ghi cả hai và đánh dấu rõ loại.
- Siêu dữ liệu gửi Crossref của toà soạn: khai ISSN điện tử và ISSN in kèm loại phương tiện, không gộp hai mã vào một ô.
- Trang web tạp chí: hiển thị cả hai mã ở chân trang hoặc trang giới thiệu, ghi rõ “ISSN (bản in)” và “ISSN (bản điện tử)”.
- Bìa bản in: in ISSN in. Không in ISSN điện tử thay cho ISSN in.
- Phần mềm quản lý tài liệu tham khảo: trường ISSN chỉ cần một mã; nhập mã của phiên bản bạn đã đọc.
Với những hệ thống đếm trích dẫn và chỉ số, ISSN-L là mã thuận tiện nhất để gộp các phiên bản. Nếu bạn tự làm bảng thống kê công bố của khoa, hãy thêm một cột ISSN-L để gom đúng.
Việc toà soạn nên làm ngay
Đối chiếu bản ghi ISSN với thực tế. Tên khoá, phương tiện, nhà xuất bản, trang web trong bản ghi có còn đúng không. Thông tin sai thì liên hệ trung tâm ISSN quốc gia để cập nhật.
Xin ISSN điện tử nếu đã có bản trực tuyến. Nhiều tạp chí trong nước có website đăng toàn văn nhiều năm nhưng chỉ có ISSN in. Thiếu ISSN điện tử làm siêu dữ liệu khai cho Crossref và các danh mục chỉ mục không đầy đủ.
Hỏi trước khi đổi tên. Một quyết định đổi tên có thể kéo theo ISSN mới, thay đổi trong danh mục tính điểm và trong hồ sơ của mọi tác giả về sau.
Ghi lịch sử tên trên trang giới thiệu. Một dòng ghi rõ tên cũ, tên mới, mốc đổi và các ISSN tương ứng giúp tác giả và người thẩm định đỡ nhầm.
Câu hỏi thường gặp
Tạp chí chỉ có bản trực tuyến thì cần mấy ISSN?
Một ISSN điện tử là đủ. ISSN-L của tạp chí khi đó trùng với chính ISSN điện tử, không phải xin thêm mã nào khác.
ISSN-L có phải xin riêng không?
Không. ISSN-L được mạng lưới ISSN chỉ định từ một trong các ISSN mà tạp chí đã có, thường là mã cấp sớm nhất. Toà soạn chỉ cần biết mã nào đang làm ISSN-L để khai cho đúng.
Hồ sơ xét duyệt nên ghi ISSN in hay ISSN điện tử?
Ghi mã khớp với danh mục tạp chí đang được dùng để tính điểm năm đăng bài. Nếu tạp chí có cả hai mã, ghi cả hai và nói rõ loại để người thẩm định đối chiếu nhanh.
Làm sao biết một ISSN có bị gõ sai không?
Tính số kiểm tra từ bảy chữ số đầu theo trọng số 8 đến 2 và phép chia cho 11. Nếu kết quả không khớp chữ số cuối thì mã bị sai; tra lại trên ISSN Portal để lấy mã đúng.
Tạp chí đổi tên thì bài cũ ghi tên nào?
Bài đăng trước khi đổi tên ghi tên cũ và ISSN cũ, đúng như lúc xuất bản. Ghi tên mới cho bài cũ làm người thẩm định không tìm được tạp chí trong danh mục của năm đó.
Kỷ yếu hội thảo có ISSN không?
Kỷ yếu một lần thường dùng ISBN. Chỉ khi kỷ yếu thuộc một tùng thư xuất bản định kỳ có ISSN thì mới ghi kèm ISSN của tùng thư đó.