Mỗi mã do một bên khác cấp: DOI do nhà xuất bản đăng ký, PMID do PubMed, arXiv ID do arXiv, EID do Scopus, mã UT do Web of Science. Muốn gộp danh sách công bố không trùng, hãy lấy DOI làm khoá chính, rồi dùng các mã còn lại để vá những bài thiếu DOI.
Việc này hay rơi vào tay thư viện hoặc phòng quản lý khoa học vào mùa báo cáo: tải danh sách từ Scopus, Web of Science, PubMed, cộng thêm danh sách giảng viên tự khai, rồi phải ra một con số. Không biết từng mã sinh ra lúc nào và chỉ có ở đâu thì rất dễ đếm một bài ba lần, hoặc bỏ sót bài chỉ có trên một nguồn.
Năm mã định danh do ai cấp và sinh ra khi nào?
Điểm cần nhớ: chỉ DOI đi theo bài từ lúc xuất bản. Các mã còn lại chỉ xuất hiện khi bài được một cơ sở dữ liệu cụ thể đưa vào.
| Mã | Ai cấp | Sinh ra khi nào | Dạng nhận biết | Phạm vi |
|---|---|---|---|---|
| DOI | Nhà xuất bản, qua cơ quan đăng ký như Crossref | Khi bài được xuất bản, có nơi từ bản trực tuyến sớm | Bắt đầu bằng 10. | Mọi bài của toà soạn có đăng ký DOI |
| PMID | Thư viện Y khoa Quốc gia Hoa Kỳ | Khi bản ghi được đưa vào PubMed | Một dãy số nguyên | Y sinh và khoa học sự sống |
| arXiv ID | arXiv | Khi bản thảo được công bố trên arXiv | Năm tháng, dấu chấm, số thứ tự; có thể kèm hậu tố phiên bản như v2 | Bản tiền ấn phẩm các ngành arXiv nhận |
| EID | Scopus | Khi bài được Scopus chỉ mục | Bắt đầu bằng 2-s2.0- | Tạp chí, kỷ yếu, sách Scopus chỉ mục |
| WOS UID (mã UT) | Web of Science | Khi bài vào bộ sưu tập của Web of Science | Tiền tố WOS: và một dãy số | Nguồn Web of Science chỉ mục |
Hệ quả trực tiếp: một bài đăng trên tạp chí trong nước có DOI nhưng không vào Scopus thì không bao giờ có EID. Một bản tiền ấn phẩm trên arXiv chưa đăng tạp chí thì có arXiv ID nhưng có thể chưa có DOI của tạp chí. Thiếu một mã chưa phải dấu hiệu sai, mà phản ánh bài đó đã đi qua những nơi nào.
Mỗi mã dùng vào việc gì?
DOI: khoá nối mọi thứ
DOI là mã duy nhất mà hầu hết hệ thống khác đều lưu kèm: Scopus, Web of Science, PubMed, OpenAlex, ORCID đều có trường DOI. Vì vậy nó là khoá chính tự nhiên để đối chiếu.
PMID và PMCID: cổng vào y sinh
PMID cho biết bài có trong PubMed. Nếu toàn văn được lưu trong PubMed Central, bài có thêm PMCID bắt đầu bằng chữ PMC. Nhiều quỹ tài trợ y sinh yêu cầu ghi PMCID để chứng minh bài đã được lưu trữ mở, nên đừng nhầm hai mã này.
arXiv ID: phiên bản và ưu tiên
arXiv ID cho biết bài đã công bố sớm ở dạng tiền ấn phẩm, kèm số phiên bản. Khi trích dẫn bản arXiv, nên ghi rõ phiên bản đã đọc. arXiv hiện cũng đăng ký DOI qua DataCite cho các bản thảo, nên một bài có thể có cả DOI của arXiv lẫn DOI của tạp chí sau này.
EID và mã UT: chứng minh có chỉ mục
Hai mã này là bằng chứng bài nằm trong Scopus hoặc Web of Science. Khi hồ sơ đòi chứng minh bài thuộc danh mục chỉ mục, ghi kèm EID hoặc mã UT giúp người thẩm định tra lại ngay, thay vì phải tìm theo tên bài.
Lấy các mã ở đâu khi xuất dữ liệu?
Khi tải danh sách từ các nguồn, hãy chọn xuất đủ cột định danh ngay từ đầu. Xuất thiếu thì về sau phải tải lại.
| Nguồn | Mã chính của nguồn | Mã khác kèm theo | Lưu ý khi xuất |
|---|---|---|---|
| Scopus | EID | DOI, PubMed ID | Chọn xuất cả nhóm thông tin trích dẫn và định danh |
| Web of Science | Mã UT (trường UT) | DOI (trường DI), PMID (trường PM) | Chọn bản ghi đầy đủ khi xuất tệp văn bản có thẻ trường |
| PubMed | PMID | DOI, PMCID | Xuất định dạng có cấu trúc thay vì danh sách tóm tắt |
| OpenAlex | Mã W của OpenAlex | DOI, PMID, PMCID | Dữ liệu mở, lấy được qua API không cần tài khoản |
| Giảng viên tự khai | Thường không có | DOI nếu được yêu cầu | Bắt buộc ô DOI trong biểu mẫu khai |
Gộp danh sách công bố từ nhiều nguồn mà không trùng, không sót
Quy trình dưới đây dùng được với bảng tính hoặc một đoạn mã nhỏ trong R hay Python. Nguyên tắc là chuẩn hoá trước, khớp bằng mã chắc nhất trước, rồi mới đến các cách khớp lỏng hơn.
- Chuẩn hoá DOI ở mọi nguồn: đưa về chữ thường, bỏ phần tiền tố đường dẫn và tiền tố chữ
doi:, cắt khoảng trắng và dấu chấm thừa ở cuối. - Ghép các bản ghi có cùng DOI thành một dòng, giữ lại tất cả mã còn lại của từng nguồn trong các cột riêng: EID, mã UT, PMID, arXiv ID.
- Với bản ghi không có DOI, thử khớp bằng PMID, rồi bằng arXiv ID, rồi bằng mã UT hoặc EID nếu cùng xuất từ một nguồn hai lần.
- Phần còn lại mới khớp bằng tên bài đã chuẩn hoá (chữ thường, bỏ dấu câu) cộng năm và họ tác giả đầu. Đánh dấu các cặp khớp kiểu này để người kiểm nhìn lại bằng mắt.
- Quyết định cách đếm bản tiền ấn phẩm và bản tạp chí: thường là đếm một, ghi bản tạp chí làm bản chính và để arXiv ID trong cột phụ.
- Ghi lại số dòng sau mỗi bước để giải trình được vì sao từ tổng các nguồn còn lại con số cuối cùng.
Bước 6 hay bị bỏ qua nhưng lại là thứ bảo vệ bạn khi lãnh đạo hỏi vì sao số của thư viện khác số của khoa.
Những chỗ dễ đếm sai
Một DOI, hai phiên bản trong cùng nguồn. Scopus đôi khi có bản ghi trùng do bài trực tuyến sớm và bài chính thức chưa được gộp. Khớp theo DOI sẽ tự bắt trường hợp này.
Bản tiền ấn phẩm và bản tạp chí có hai DOI khác nhau. Bản arXiv mang DOI của arXiv, bản tạp chí mang DOI của nhà xuất bản. Khớp theo DOI không bắt được; cần khớp theo tên bài và tác giả, hoặc theo quan hệ giữa hai DOI nếu siêu dữ liệu có khai.
Đính chính có DOI riêng. Thông báo đính chính hay rút bài thường có DOI riêng và hiện lên như một công bố. Lọc theo loại tài liệu trước khi đếm.
Kỷ yếu và chương sách. Nhiều bài kỷ yếu không có PMID hay mã UT, chỉ có EID hoặc ISBN. Đừng loại chúng chỉ vì thiếu mã quen thuộc.
Tên tiếng Việt bị bỏ dấu. Khớp theo tên bài mà không chuẩn hoá dấu sẽ không thấy bài trùng giữa nguồn giữ dấu và nguồn bỏ dấu. Bỏ dấu cả hai bên trước khi so.
Việc làm ngay cho người lập danh sách
Thêm ô DOI bắt buộc vào biểu mẫu giảng viên tự khai, kèm hướng dẫn ngắn: bài không có DOI thì ghi rõ “không có” thay vì để trống. Chỉ một thay đổi này đã giảm phần lớn công đối chiếu bằng tên bài.
Dựng sẵn một bảng gốc có các cột cố định: DOI chuẩn hoá, EID, mã UT, PMID, PMCID, arXiv ID, mã OpenAlex, tên bài, năm, nguồn đã thấy. Mỗi lần cập nhật chỉ cần nối thêm, không phải làm lại từ đầu.
Không nên tự sửa DOI hay mã trong dữ liệu gốc của từng nguồn. Giữ tệp xuất nguyên trạng, làm sạch ở bảng gộp, để khi có chênh lệch còn lần lại được.
Câu hỏi thường gặp
Bài không có DOI thì có được tính là công bố không?
Có thể vẫn được tính tuỳ quy định của nơi xét. Thiếu DOI chỉ có nghĩa toà soạn không đăng ký DOI. Khi gộp danh sách, bài đó phải khớp bằng mã khác hoặc bằng tên bài, năm và tác giả.
PMID và PMCID khác nhau thế nào?
PMID cho biết bài có bản ghi trong PubMed. PMCID cho biết toàn văn bài được lưu trong PubMed Central. Một bài có thể có PMID mà không có PMCID nếu toàn văn không được lưu ở đó.
Mã EID của Scopus tìm ở đâu?
Mở bản ghi bài trên Scopus, mã nằm trong đường dẫn của bản ghi và có trong cột EID khi xuất tệp CSV. Mã luôn bắt đầu bằng 2-s2.0- theo sau là một dãy số.
Bài trên arXiv rồi đăng tạp chí thì đếm mấy công bố?
Hầu hết quy định chỉ đếm một: bản tạp chí là bản chính. Bản arXiv giữ trong cột phụ để chứng minh thời điểm công bố sớm, không cộng thành công bố thứ hai.
Có thể lấy đủ các mã của một bài ở một nơi không?
OpenAlex thường gộp sẵn DOI, PMID, PMCID cho một bài và mở cho mọi người. EID và mã UT thì chỉ lấy được từ Scopus và Web of Science vì đó là mã riêng của hai nền tảng này.
Vì sao cùng một DOI mà khớp không ra?
Thường do chưa chuẩn hoá: một nguồn ghi chữ hoa, một nguồn ghi kèm tiền tố đường dẫn hoặc có dấu chấm thừa ở cuối. Đưa tất cả về chữ thường, bỏ tiền tố và ký tự thừa rồi khớp lại.
