ROR (Research Organization Registry) là mã định danh mở, miễn phí cho cơ quan nghiên cứu, mỗi trường hay viện có một mã duy nhất dạng đường dẫn. Ghi mã ROR cạnh tên cơ quan giúp máy gom mọi cách viết tên trường về một chỗ, nên số bài của trường không bị chia nhỏ.
Một trường đại học ở Việt Nam có thể xuất hiện trong cơ sở dữ liệu với cả chục biến thể: có dấu và không dấu, viết “Ha Noi” và “Hanoi”, dùng tên tiếng Anh cũ và mới, viết tắt kiểu riêng của từng khoa. Mỗi biến thể là một mảnh, và bảng xếp hạng hay báo cáo công bố chỉ đếm được những mảnh mà nó nhận ra. Bài này đi vào phần thao tác: tra, ghi và sửa.
ROR khác gì những mã cơ quan khác?
ROR không phải mã cơ quan duy nhất, nhưng là mã mở hoàn toàn và được các hạ tầng học thuật lớn dùng chung. Cơ quan nào cũng nên biết mình đang có những mã nào.
| Mã | Ai quản lý | Mở hay đóng | Hay gặp ở đâu |
|---|---|---|---|
| ROR | Cộng đồng, do Crossref, DataCite và California Digital Library cùng vận hành | Mở, dữ liệu phát hành theo CC0 | Crossref, DataCite, ORCID, OpenAlex, hệ thống nộp bài |
| Scopus Affiliation ID | Elsevier | Gắn với Scopus | Hồ sơ cơ quan trên Scopus |
| Tên tổ chức chuẩn hoá trên Web of Science | Clarivate | Gắn với Web of Science | Lọc theo cơ quan trên Web of Science |
| ISNI | Cơ quan đăng ký ISNI | Một phần mở | Thư viện, ngành xuất bản |
| Wikidata QID | Cộng đồng Wikidata | Mở | Liên kết dữ liệu, bách khoa |
ROR không thay thế mã riêng của Scopus hay Web of Science. Hai cơ sở dữ liệu đó vẫn dùng cách gom riêng của họ. Điều ROR làm được là cho mọi hệ thống mở dùng chung một mã, và bản ghi ROR có sẵn trường liên kết tới các mã khác như ISNI, Wikidata, để ai cần đối chiếu thì đối chiếu được.
Tra mã ROR của trường mình ra sao?
Tìm trên trang ROR
Vào trang tìm kiếm của ROR, gõ tên trường bằng tiếng Anh trước, rồi thử thêm tên tiếng Việt có dấu và không dấu. Kết quả hiển thị tên chính, các tên khác, tên viết tắt, quốc gia và mã ROR. Mã ROR là chuỗi chín ký tự bắt đầu bằng số 0, đi sau tiền tố đường dẫn của ror.org.
Đừng dừng ở kết quả đầu tiên. Đọc kỹ trường quốc gia, thành phố và trang web chính thức trong bản ghi, vì có những trường cùng tên tiếng Anh ở hai nước, hoặc một trường thành viên và đại học mẹ có tên gần giống nhau.
Phân biệt đại học mẹ và trường thành viên
Với các đại học có trường thành viên, ROR thường có bản ghi riêng cho cả đơn vị mẹ lẫn đơn vị con, nối với nhau bằng quan hệ cha – con. Người viết ở trường thành viên nên ghi mã của chính trường thành viên; hệ thống sẽ lần theo quan hệ để cộng lên đơn vị mẹ khi cần.
Khoa, bộ môn, phòng thí nghiệm trong trường thường không có mã riêng. Không nên đề nghị tạo mã cho từng khoa, vì ROR nhắm tới cấp cơ quan.
Kiểm trạng thái bản ghi
Mỗi bản ghi có trạng thái đang hoạt động, ngừng hoạt động hoặc bị rút. Trường đã sáp nhập hay đổi tên có thể có bản ghi cũ ở trạng thái ngừng, kèm quan hệ tiền thân – kế thừa trỏ sang bản ghi mới. Ghi công bố mới thì dùng mã đang hoạt động; khai lại công bố cũ thì có thể dùng mã đơn vị tại thời điểm đó.
Ghi mã ROR ở những chỗ nào?
Mã ROR chỉ có ích khi nó đi vào siêu dữ liệu. Bảng dưới liệt kê các chỗ người làm nghiên cứu và toà soạn nên điền.
| Nơi ghi | Ai điền | Cách làm |
|---|---|---|
| Mục làm việc, học tập trong ORCID | Nhà nghiên cứu | Khi gõ tên cơ quan, chọn đúng mục trong danh sách gợi ý thay vì gõ tự do |
| Hệ thống nộp bài của tạp chí | Tác giả | Chọn cơ quan từ ô tra cứu nếu hệ thống có; nếu chỉ có ô chữ, ghi tên tiếng Anh đúng như bản ghi ROR |
| Siêu dữ liệu gửi Crossref | Toà soạn | Gắn mã ROR vào phần cơ quan của từng tác giả |
| Kho dữ liệu như Zenodo | Người nộp dữ liệu | Chọn cơ quan từ danh sách để kho tự gắn mã |
| Hồ sơ đề tài, báo cáo tài trợ | Phòng quản lý khoa học | Thêm mã ROR vào danh mục đơn vị của cơ quan |
Với toà soạn dùng OJS, khả năng chọn cơ quan theo ROR phụ thuộc phiên bản: có bản tích hợp sẵn, có bản cần thêm plugin. Kiểm phiên bản của trang mình trước khi hướng dẫn tác giả.
Vì sao tên tiếng Việt làm số bài của trường bị chia nhỏ?
Khi tác giả gõ tên cơ quan tự do, mỗi người viết một kiểu. Có người giữ dấu tiếng Việt, có người bỏ dấu, có người dịch “Đại học” thành “University”, có người viết “Univ.”. Hệ thống nộp bài lưu nguyên chuỗi đó, cơ sở dữ liệu nhận chuỗi đó, rồi thuật toán phải đoán chuỗi này thuộc cơ quan nào. Đoán sai hoặc không đoán được thì bài bị treo ở một bản ghi lạ.
Các cơ sở dữ liệu mở như OpenAlex dùng ROR làm danh mục cơ quan và cố gắn chuỗi cơ quan thô vào mã ROR. Bản ghi ROR có càng nhiều tên khác, tên viết tắt, tên tiếng Việt thì xác suất gắn đúng càng cao. Ngược lại, nếu bản ghi chỉ có một tên tiếng Anh cũ, những bài ghi tên mới sẽ rơi ra ngoài.
Một tình huống hay gặp: trường đổi tên tiếng Anh sau khi lên đại học, nhưng bản ghi ROR vẫn để tên cũ làm tên chính và không có tên mới trong danh sách tên khác. Bài mới ghi tên mới bị gán nhầm sang một đơn vị khác hoặc không gán được. Sửa bản ghi là cách xử lý tận gốc, còn sửa từng bài là việc không bao giờ xong.
Đề nghị sửa bản ghi ROR theo các bước nào?
ROR nhận đề nghị sửa từ bất kỳ ai, qua biểu mẫu đề nghị trên trang của ROR. Đề nghị được nhóm biên tập cộng đồng xem xét và đưa vào lần phát hành dữ liệu kế tiếp.
- Gom chứng cứ trước: trang web chính thức của trường có tên tiếng Anh mới, văn bản đổi tên công khai, tên viết tắt chính thức.
- Mở bản ghi hiện có, ghi lại mã ROR và liệt kê chính xác những trường cần thêm hoặc sửa: tên chính, tên khác, tên tiếng Việt kèm mã ngôn ngữ, tên viết tắt, trang web, quan hệ cha – con.
- Điền biểu mẫu đề nghị, chọn loại đề nghị sửa bản ghi, dán mã ROR và chứng cứ. Mỗi đề nghị nên gói gọn các thay đổi của một cơ quan.
- Nếu cơ quan chưa có bản ghi, chọn loại đề nghị tạo mới, nêu rõ cơ quan có hoạt động nghiên cứu và có trang web chính thức.
- Theo dõi phản hồi qua thư; khi bản ghi đã cập nhật, báo cho phòng quản lý khoa học và thư viện để thống nhất dùng mã đó.
Nên để một đầu mối của trường (thường là thư viện hoặc phòng quản lý khoa học) gửi đề nghị, tránh nhiều người gửi chồng chéo các thay đổi mâu thuẫn nhau.
Lỗi hay gặp khi làm việc với ROR
Ghi mã của đại học mẹ cho mọi trường thành viên. Bài của trường thành viên mất dấu ở cấp trường. Ghi mã đúng đơn vị nơi tác giả làm việc.
Đề nghị tạo bản ghi cho từng khoa. Đề nghị thường bị từ chối vì không đúng phạm vi. Khoa nên được gộp vào bản ghi của trường.
Thêm tên tiếng Việt nhưng không ghi mã ngôn ngữ. Hệ thống không biết đó là tên tiếng Việt để hiển thị hay khớp đúng ngữ cảnh. Ghi kèm ngôn ngữ khi đề nghị.
Coi sửa ROR là sửa luôn Scopus. Scopus và Web of Science có quy trình gom cơ quan riêng; muốn sửa ở đó phải liên hệ bộ phận hỗ trợ của từng bên.
Không thông báo mã cho giảng viên. Mã có mà không ai dùng thì vẫn như không. Đưa mã ROR vào hướng dẫn ghi đơn vị công tác của trường.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký mã ROR có mất phí không?
Không. ROR là danh mục mở, tra cứu, sử dụng và đề nghị thêm hay sửa bản ghi đều miễn phí. Dữ liệu được phát hành công khai để bất kỳ hệ thống nào cũng tải về dùng được.
Cá nhân có được đề nghị sửa bản ghi của trường không?
Được. Biểu mẫu mở cho mọi người, nhưng đề nghị cần chứng cứ công khai như trang web chính thức. Nên phối hợp với thư viện hoặc phòng quản lý khoa học để tránh gửi chồng chéo.
Mất bao lâu thì bản ghi ROR được cập nhật?
Đề nghị được nhóm biên tập xem xét rồi đưa vào một lần phát hành dữ liệu kế tiếp, nên thời gian phụ thuộc lịch phát hành và số đề nghị đang chờ. Theo dõi thư phản hồi thay vì gửi lại nhiều lần.
Khoa của mình có cần mã ROR riêng không?
Thường là không. ROR nhắm tới cấp cơ quan như trường, viện, bệnh viện. Khoa và bộ môn ghi bằng chữ trong dòng đơn vị công tác, còn mã ROR là của trường.
Ghi ROR vào ORCID rồi thì Scopus có tự gom bài không?
Không trực tiếp. Scopus dùng mã cơ quan riêng và thuật toán riêng. ROR giúp các hệ thống mở như OpenAlex, Crossref gom đúng; muốn sửa trên Scopus phải gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ của Scopus.
Trường đã sáp nhập thì dùng mã ROR nào?
Công bố mới dùng mã của đơn vị đang hoạt động. Bản ghi cũ thường được chuyển sang trạng thái ngừng hoạt động và nối với đơn vị kế thừa, nên các công bố cũ vẫn lần ra được.