Nghiên cứu sinh giữ bản quyền luận án của mình, trừ khi hợp đồng với trường hay đề tài quy định khác. Bài báo đã đăng thì quyền khai thác bản xuất bản thường thuộc nhà xuất bản, nên đưa bài vào luận án và đưa luận án lên kho mở đều phải theo điều kiện của hợp đồng bài báo.
Câu hỏi này nảy ra ở hai thời điểm: khi viết luận án và muốn gộp nguyên các bài đã đăng, và khi đã bảo vệ xong, luận án lên kho của trường rồi mới muốn gửi một chương cho tạp chí. Hai chiều có rủi ro khác nhau, nên tách ra xử lý.
Ba bên liên quan đến một luận án nắm những quyền gì?
Phân biệt rõ ai nắm gì giúp bạn biết phải hỏi ai khi vướng:
| Bên | Thường nắm | Văn bản cần đọc |
|---|---|---|
| Nghiên cứu sinh | Quyền tác giả với luận án, gồm quyền đứng tên và quyền tài sản với văn bản luận án | Quy chế đào tạo của trường, hợp đồng đề tài nếu có |
| Cơ sở đào tạo | Quyền lưu giữ, công khai luận án theo quy chế; đôi khi quyền với kết quả của đề tài do trường chủ trì | Quy định về kho luận án và sở hữu trí tuệ của trường |
| Nhà xuất bản bài báo | Quyền khai thác bản xuất bản của từng bài đã chuyển giao | Hợp đồng bản quyền của từng bài |
| Đồng tác giả bài báo | Đồng sở hữu quyền tác giả với bài chung | Thoả thuận nhóm, hợp đồng bài báo |
| Cơ quan tài trợ | Có thể có yêu cầu về công bố, truy cập mở hoặc quyền với kết quả | Hợp đồng tài trợ |
Luận án tiến sĩ ở Việt Nam còn có nghĩa vụ nộp bản lưu chiểu cho Thư viện Quốc gia Việt Nam và công khai một số thông tin trên trang của cơ sở đào tạo theo quy chế hiện hành. Mức công khai, có toàn văn hay chỉ tóm tắt, khác nhau giữa các trường; hỏi phòng đào tạo sau đại học của bạn.
Chiều thứ nhất: bài đã đăng, giờ đưa vào luận án
Quyền dùng trong luận án
Phần lớn nhà xuất bản lớn ghi quyền dùng bài trong luận án của chính tác giả vào danh sách quyền tác giả được giữ lại. Bạn tìm mục này trong hợp đồng hoặc trang quyền tác giả của nhà xuất bản. Thường có điều kiện: ghi rõ nguồn gốc bài, không dùng luận án để xuất bản thương mại bài đó.
Dùng bản nào trong luận án
Nhiều nơi cho phép đưa bản xuất bản vào bản luận án nộp hội đồng, nhưng khi luận án được đăng công khai lên kho thì yêu cầu thay bằng bản được chấp nhận hoặc áp thời gian cấm. Cách an toàn là dùng bản được chấp nhận trong luận án ngay từ đầu, định dạng lại theo mẫu luận án.
Bài có đồng tác giả
Luận án dạng tuyển tập bài báo thường yêu cầu bản khai đóng góp của nghiên cứu sinh trong từng bài và xác nhận của đồng tác giả. Ngay cả khi trường không yêu cầu, hãy xin đồng ý bằng thư điện tử trước khi đưa bài chung vào.
Ghi nguồn trong luận án
Đầu mỗi chương dựa trên bài đã đăng, ghi trích dẫn đầy đủ bài gốc kèm DOI, nói rõ chương đã chỉnh sửa gì so với bài. Câu này cũng giúp hội đồng và phần mềm kiểm trùng hiểu vì sao văn bản trùng với bài đã xuất bản.
Chiều thứ hai: luận án đã công khai, giờ gửi bài cho tạp chí
Luận án có bị coi là đã xuất bản không
Nhiều nhà xuất bản tuyên bố luận án không được coi là xuất bản trước, nên không cản việc gửi bài. Nhưng không phải tạp chí nào cũng vậy, nhất là ở một số ngành nhân văn, nơi luận án thường được chỉnh thành sách. Đọc mục chính sách xuất bản trước trong hướng dẫn tác giả của tạp chí mục tiêu.
Kiểm trùng sẽ thấy luận án
Phần mềm kiểm trùng của tạp chí có thể khớp bản thảo với luận án trên kho. Khai báo trong thư nộp bài rằng bài phát triển từ luận án, kèm thông tin luận án, để biên tập viên không hiểu nhầm.
Dùng thời gian cấm cho luận án
Nếu bạn định gửi nhiều chương thành bài, hỏi trường về việc đặt thời gian cấm toàn văn trên kho. Nhiều kho cho phép công khai siêu dữ liệu và tóm tắt trước, toàn văn sau. Điều kiện và thời hạn tối đa do trường quy định.
Luận án dạng tuyển tập bài báo cần chú ý gì thêm?
Luận án gồm các bài đã đăng, ghép với phần mở đầu và tổng luận, ngày càng được nhiều trường chấp nhận. Với dạng này, câu hỏi bản quyền tăng theo số bài: mỗi bài một nhà xuất bản, một hợp đồng, một điều kiện. Lập bảng cho từng bài ngay từ khi bài đầu tiên được chấp nhận, ghi giấy phép, quyền dùng trong luận án, điều kiện đưa lên kho.
Bài truy cập mở theo CC BY là dễ nhất: đưa vào nguyên văn, ghi nguồn và giấy phép. Bài đã chuyển giao bản quyền thì làm như phần trên. Bài đang bình duyệt khi nộp luận án thì đưa bản thảo của bạn vào, ghi trạng thái, và khi bài được nhận, kiểm điều khoản xem có cần thay bản trên kho không.
Tình huống hay gặp
Đồng tác giả là thầy hướng dẫn. Thầy hướng dẫn thường là đồng tác giả các bài từ luận án. Quyền đưa bài vào luận án vẫn cần ghi đóng góp rõ ràng; hội đồng có thể hỏi chương nào là phần việc của bạn.
Bài từ luận án gửi tạp chí trong nước. Nhiều tạp chí trong nước chưa có chính sách bằng văn bản về luận án. Khai báo nguồn gốc trong thư nộp bài và hỏi ban biên tập nếu luận án đã có toàn văn trực tuyến.
Luận án có kết quả đang chờ cấp bằng sáng chế. Đặt thời gian cấm toàn văn trước khi nộp lên kho, vì công khai sớm có thể ảnh hưởng tính mới của sáng chế. Hỏi bộ phận sở hữu trí tuệ của trường trước khi nộp.
Muốn in luận án thành sách. Nhà xuất bản sách sẽ hỏi quyền với các chương đã đăng thành bài. Chuẩn bị bảng quyền các bài và giấy phép đã xin trước khi ký hợp đồng sách.
Luận văn thạc sĩ và dữ liệu kèm luận án có khác không?
Logic quyền với luận văn thạc sĩ giống luận án: học viên giữ quyền tác giả, trường lưu giữ theo quy chế, bài báo rút từ luận văn chịu điều kiện của nhà xuất bản. Khác biệt chủ yếu ở mức công khai, vì nhiều trường chỉ lưu luận văn thạc sĩ nội bộ hoặc trong thư viện, không đưa toàn văn lên mạng. Trước khi trích một luận văn của người khác vào bài, hãy kiểm nó đã được công khai theo cách nào và ghi nguồn đúng loại tài liệu.
Dữ liệu, mã nguồn, bảng hỏi kèm luận án là đối tượng riêng. Chúng không tự động theo giấy phép của luận án. Nếu muốn người khác dùng lại, hãy gửi chúng lên một kho dữ liệu với giấy phép riêng và trích dẫn bản ghi đó trong luận án. Nếu dữ liệu có thông tin cá nhân của người tham gia, phạm vi chia sẻ phụ thuộc vào cam kết trong hồ sơ đạo đức nghiên cứu, không phụ thuộc vào ý muốn của bạn lúc nộp luận án.
Việc làm ngay cho nghiên cứu sinh năm cuối
Làm sớm trước khi nộp luận án vài tháng:
- Liệt kê mọi bài đã đăng hoặc đang bình duyệt sẽ dùng trong luận án.
- Với từng bài, đọc hợp đồng và chính sách tự lưu trữ, ghi điều kiện dùng trong luận án và trên kho.
- Xin đồng ý của đồng tác giả bằng thư điện tử cho từng bài.
- Hỏi phòng đào tạo về quy định kho luận án, mức công khai và khả năng đặt thời gian cấm.
- Thay bản xuất bản bằng bản được chấp nhận trong luận án nếu điều kiện yêu cầu.
- Viết câu ghi nguồn ở đầu từng chương dựa trên bài đã đăng.
Một bảng sáu cột cho các bài, giữ cùng thư mục luận án, đủ để trả lời mọi câu hỏi của hội đồng, thư viện và tạp chí sau này.
Câu hỏi thường gặp
Nghiên cứu sinh có phải xin phép nhà xuất bản để đưa bài của mình vào luận án không?
Thường không cần nếu hợp đồng đã ghi quyền dùng trong luận án. Nếu hợp đồng không nói gì, gửi yêu cầu qua công cụ cấp phép của nhà xuất bản, loại sử dụng là luận án, thường được duyệt nhanh.
Luận án đã đăng toàn văn trên kho của trường có cản việc đăng bài báo không?
Phần lớn tạp chí không coi luận án là xuất bản trước, nhưng một số tạp chí và ngành có quan điểm khác. Đọc hướng dẫn tác giả của tạp chí và khai báo nguồn gốc khi nộp.
Trường có quyền với luận án của nghiên cứu sinh không?
Trường thường có quyền lưu giữ và công khai luận án theo quy chế, còn quyền tác giả thuộc nghiên cứu sinh. Nếu luận án thuộc đề tài do trường hay đơn vị khác tài trợ, đọc hợp đồng đề tài vì có thể có điều khoản riêng.
Kiểm trùng luận án báo trùng với bài báo của chính mình thì sao?
Đây là trùng có lý do. Ghi rõ nguồn bài đã đăng ở đầu chương và trong danh mục công trình. Hội đồng và bộ phận kiểm trùng thường loại trừ phần này khi có khai báo.
Có thể đặt thời gian cấm cho luận án trên kho không?
Nhiều trường cho phép, nhất là khi có bài đang chờ đăng hoặc kết quả chờ sáng chế. Thời hạn và thủ tục do trường quy định, cần làm đơn trước khi nộp luận án lên kho.
