ORCID tự cập nhật khi hai điều kiện cùng thoả: toà soạn ghi ORCID iD của bạn vào siêu dữ liệu gửi Crossref hoặc DataCite, và bạn đã cấp quyền cho các tổ chức đó ghi vào hồ sơ. Thiếu một trong hai, bài mới sẽ không tự xuất hiện.
Bài này dành cho người đã có hồ sơ ORCID và muốn bỏ việc nhập tay từng công bố. Phần đăng ký tài khoản và cách điền thông tin cơ bản đã có nhiều hướng dẫn; ở đây chỉ nói về cơ chế tự cập nhật, các thông báo bạn sẽ nhận và lý do thường gặp khiến cơ chế này không chạy.
Cơ chế tự cập nhật hoạt động ra sao?
Đi từ siêu dữ liệu của toà soạn
Khi toà soạn đăng ký DOI cho bài của bạn, họ gửi siêu dữ liệu lên Crossref (với bài báo, sách) hoặc DataCite (với dữ liệu, phần mềm, nhiều bản tiền ấn phẩm). Nếu phần tác giả trong siêu dữ liệu có ORCID iD của bạn, cơ quan đăng ký nhận ra bài này thuộc về hồ sơ của bạn.
Lần đầu gặp ORCID iD của bạn, cơ quan đăng ký gửi một thông báo vào hộp thư (Inbox) trong ORCID, đề nghị bạn cấp quyền cho họ thêm công bố vào hồ sơ. Tuỳ cài đặt thông báo, bạn sẽ nhận thư điện tử nhắc có tin mới trong hộp thư.
Sau khi bạn cấp quyền
Khi đã cấp quyền, cơ quan đăng ký trở thành một tổ chức được tin cậy trong tài khoản của bạn. Từ đó, mỗi lần có DOI mới mang ORCID iD của bạn, bài sẽ được thêm vào mục công trình mà không cần bạn làm gì. Nguồn của mục đó ghi là Crossref hoặc DataCite, giúp người xem biết thông tin đến từ toà soạn chứ không phải tự khai.
Cái cơ chế này không làm
Nó không quét Internet để tìm bài của bạn, không lấy dữ liệu từ Google Scholar, không đọc tên bạn trong bài để đoán. Bài mà siêu dữ liệu không có ORCID iD thì không bao giờ tự vào, dù tên bạn nằm ngay dòng tác giả.
Bật tự cập nhật: các bước cụ thể
Bạn không phải tìm nút bật ở đâu cả; quyền được cấp qua thông báo. Việc của bạn là không bỏ sót thông báo đó và kiểm lại sau khi cấp.
- Đăng nhập ORCID, vào phần cài đặt tài khoản, kiểm địa chỉ thư nhận thông báo và tần suất thư tóm tắt hộp thư. Đặt tần suất đủ dày để không bỏ lỡ.
- Khi bài đầu tiên có ORCID iD được đăng ký DOI, mở hộp thư ORCID, tìm thông báo từ Crossref hoặc DataCite và chọn cấp quyền.
- Vào phần quản lý tổ chức được tin cậy (trusted organizations) trong cài đặt tài khoản, kiểm thấy Crossref, DataCite trong danh sách và quyền đi kèm.
- Quay lại mục công trình, kiểm bài đó đã xuất hiện với nguồn ghi là cơ quan đăng ký.
- Nếu đã có bản tự nhập trùng với bài vừa vào, giữ bản do cơ quan đăng ký thêm làm bản ưu tiên hiển thị và xoá bản tự nhập.
Nếu lỡ xoá hay bỏ qua thông báo, bạn vẫn có thể dùng công cụ tìm và liên kết (search and link) của Crossref hoặc DataCite từ nút thêm công trình trong ORCID để nhập bài và cấp quyền.
Vì sao bài mới không tự vào ORCID?
Khi một bài đã có DOI mà không tự xuất hiện, nguyên nhân thường nằm ở một trong các chỗ dưới đây. Hai dòng đầu chiếm phần lớn trường hợp.
| Nguyên nhân | Cách nhận ra | Ai sửa |
|---|---|---|
| Siêu dữ liệu không có ORCID iD của bạn | Tra DOI trên API Crossref hoặc DataCite, phần tác giả không có trường ORCID | Toà soạn gửi bản cập nhật siêu dữ liệu |
| Bạn chưa cấp quyền | Hộp thư ORCID còn thông báo chưa xử lý, hoặc danh sách tổ chức tin cậy không có cơ quan đăng ký | Bạn |
| ORCID iD bị gõ sai trong siêu dữ liệu | API trả về một ORCID iD khác của bạn | Toà soạn |
| DOI chưa được đăng ký thật | Máy chủ DOI báo không tìm thấy | Toà soạn |
| Bạn đã thu hồi quyền trước đó | Cơ quan đăng ký không còn trong danh sách tin cậy | Bạn, bằng cách cấp lại qua công cụ tìm và liên kết |
| Hồ sơ có hai tài khoản ORCID | Bài vào tài khoản còn lại | Bạn, liên hệ ORCID để xử lý tài khoản trùng |
Dòng đầu là lý do phổ biến nhất ở tạp chí trong nước: hệ thống nộp bài có ô ORCID nhưng toà soạn không đưa vào siêu dữ liệu khi gửi Crossref, hoặc chỉ tác giả liên hệ có ORCID còn đồng tác giả thì không.
Phía toà soạn cần làm gì để cơ chế này chạy?
Toà soạn dùng OJS có plugin ORCID để thu thập ORCID iD của tác giả theo cách xác thực: tác giả đăng nhập ORCID và cho phép, thay vì gõ tay dãy số. ORCID iD xác thực được đánh dấu trong siêu dữ liệu, tránh trường hợp gõ nhầm số của người khác.
Khi xuất siêu dữ liệu sang Crossref, cần kiểm tệp gửi đi có ORCID iD trong phần từng tác giả. Cách nhanh nhất là chọn ngẫu nhiên vài bài đã đăng ký, tra trên API Crossref và nhìn phần tác giả. Nếu không có, cần xem lại cấu hình plugin và gửi lại siêu dữ liệu cho các bài đã đăng.
Toà soạn nên gửi thư mời từng đồng tác giả liên kết ORCID, không chỉ tác giả liên hệ. Mỗi đồng tác giả thiếu ORCID iD là một hồ sơ không được tự cập nhật.
Kiểm định kỳ: làm gì, bao lâu một lần
Tự cập nhật không có nghĩa là bỏ mặc. Một lịch kiểm nhẹ giúp hồ sơ luôn khớp với danh sách công bố thật.
| Việc | Tần suất gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đọc hộp thư ORCID, xử lý thông báo cấp quyền | Khi có thư nhắc | Không để thông báo tồn đọng |
| Đối chiếu bài mới đăng với mục công trình | Mỗi lần có bài mới | Chờ toà soạn đăng ký DOI xong rồi mới kiểm |
| Gộp bản trùng, chọn bản ưu tiên hiển thị | Vài tháng một lần | Ưu tiên bản do cơ quan đăng ký thêm |
| Rà danh sách tổ chức tin cậy | Mỗi năm | Thu hồi quyền của dịch vụ không còn dùng |
| Xuất danh sách công trình đối chiếu với lý lịch khoa học | Trước mỗi đợt nộp hồ sơ | Bài thiếu thì tìm nguyên nhân theo bảng trên |
Hai tình huống hay gặp và cách xử lý
Bài đăng tạp chí trong nước, đã có DOI nhưng ba tháng không vào
Tra DOI trên API Crossref, phần tác giả chỉ có tên mà không có ORCID iD. Bạn đã điền ORCID khi nộp bài, nhưng toà soạn xuất siêu dữ liệu từ một bảng tính riêng nên trường này bị rơi. Cách xử lý: gửi thư cho toà soạn, nêu DOI, ORCID iD của bạn và đề nghị gửi bản cập nhật siêu dữ liệu. Không cần chờ cả số tạp chí; một bài cũng gửi lại được.
Trong lúc chờ, bạn có thể nhập bài vào ORCID bằng công cụ tìm và liên kết của Crossref để hồ sơ không trống. Khi bản cập nhật về, hai bản có cùng DOI sẽ được gộp trong cùng một nhóm, bạn chỉ cần chọn bản ưu tiên.
Bộ dữ liệu vào ORCID nhưng bài báo thì không
Trường hợp này cho thấy quyền của DataCite đã được cấp còn quyền của Crossref thì chưa, hoặc ngược lại. Mở danh sách tổ chức được tin cậy để xem cơ quan nào còn thiếu, rồi dùng công cụ tìm và liên kết của cơ quan đó để cấp quyền. Từ lần sau, cả hai loại công bố sẽ tự vào.
Việc KHÔNG cần làm
Không cần tự nhập lại bài đã tự vào. Thêm bản tay chỉ tạo bản trùng, rồi phải gộp.
Không cần cấp quyền cho mọi dịch vụ lạ. Chỉ cấp cho cơ quan đăng ký và các nền tảng bạn thực sự dùng. Đọc kỹ tên tổ chức trong thông báo trước khi đồng ý.
Không cần xin toà soạn sửa bài đã in. Thiếu ORCID iD trong siêu dữ liệu sửa được bằng một lần gửi cập nhật, không đụng tới bản PDF đã xuất bản.
Câu hỏi thường gặp
Cấp quyền cho Crossref có cho họ sửa thông tin cá nhân của mình không?
Không. Quyền này chỉ cho phép thêm và cập nhật mục công trình do họ đăng ký. Thông tin cá nhân, nơi công tác và các mục khác vẫn chỉ bạn sửa được.
Bài đăng năm ngoái chưa có ORCID iD thì có tự vào được không?
Được, nếu toà soạn gửi bản cập nhật siêu dữ liệu bổ sung ORCID iD của bạn cho bài đó. Sau khi cập nhật, cơ chế sẽ xử lý như một bài mới mang ORCID iD.
Thông báo trong hộp thư ORCID có hết hạn không?
Nếu lỡ bỏ qua hoặc không tìm thấy thông báo, bạn có thể dùng công cụ tìm và liên kết của Crossref hoặc DataCite trong mục thêm công trình để nhập bài và cấp quyền lại.
Bộ dữ liệu trên Zenodo có tự vào ORCID không?
Có thể, nếu khi tạo bản ghi trên Zenodo bạn ghi ORCID iD vào phần người tạo và đã cấp quyền cho DataCite. Zenodo đăng ký DOI qua DataCite nên đi theo đường của DataCite.
Đồng tác giả không có ORCID thì ảnh hưởng gì tới mình?
Không ảnh hưởng tới hồ sơ của bạn, miễn ORCID iD của bạn có trong siêu dữ liệu. Chỉ đồng tác giả đó không được tự cập nhật.
Có nên xoá bản tự nhập sau khi bài tự vào không?
Nên giữ một bản ưu tiên là bản do cơ quan đăng ký thêm vì nó dẫn nguồn từ toà soạn. Bản tự nhập có thể xoá hoặc để ORCID tự gộp theo DOI rồi chọn bản ưu tiên.