Sửa siêu dữ liệu DOI bằng cách gửi lại bản ghi cho chính DOI đó với nội dung đã sửa, không tạo DOI mới. Đổi website thì cập nhật đường dẫn cho các DOI cũ. Đính chính hay rút bài thì đăng thông báo có DOI riêng, liên kết về bài gốc, và giữ bài gốc trên mạng.
Sai sót sau khi đăng ký DOI là chuyện bình thường: tên tác giả gõ thiếu dấu, tên bài khác bản in, tóm tắt bị cắt. Điều không bình thường là xử lý sai cách, chẳng hạn tạo DOI mới cho bài cũ hoặc gỡ bài bị rút khỏi website. Những cách xử lý sai đó để lại hậu quả lâu hơn chính lỗi ban đầu.
Sửa tên tác giả, tên bài, tóm tắt: gửi lại bản ghi
Nguyên tắc
Mỗi lần gửi siêu dữ liệu cho một DOI đã có, Crossref coi đó là phiên bản mới của bản ghi và thay thế bản cũ, với điều kiện mốc thời gian của lần gửi mới lớn hơn lần trước. Vì vậy sửa siêu dữ liệu chỉ là sửa dữ liệu nguồn rồi gửi lại.
Gửi lại phải gửi đủ
Lần gửi đầy đủ thay thế toàn bộ bản ghi. Nếu tệp gửi lại thiếu tài liệu tham khảo hay ORCID iD mà lần trước có, những trường đó sẽ mất. Với OJS, sửa trong giao diện rồi gửi lại từ plugin là an toàn vì plugin dựng lại toàn bộ bản ghi. Nếu tự tạo tệp XML, hãy xuất bản ghi hiện tại làm gốc rồi sửa trên đó.
Bổ sung từng phần
Crossref có kiểu gửi chỉ bổ sung một số loại thông tin cho DOI có sẵn, như tài liệu tham khảo, giấy phép, tài trợ, mà không phải gửi lại cả bản ghi. Xem tài liệu của Crossref về các kiểu gửi bổ sung trước khi dùng.
Chuyển nền tảng website mà giữ nguyên DOI
Đây là tình huống làm chết nhiều DOI nhất. Quy trình dưới đây giữ cho DOI sống liên tục qua lần chuyển.
| Giai đoạn | Việc phải làm | Ai làm |
|---|---|---|
| Trước khi chuyển | Xuất danh sách mọi DOI cùng đường dẫn hiện tại | Người phụ trách DOI |
| Trước khi chuyển | Lập bảng đối chiếu đường dẫn cũ sang đường dẫn mới cho từng bài | Kỹ thuật |
| Ngày chuyển | Cài chuyển hướng 301 từ đường dẫn cũ sang đường dẫn mới | Kỹ thuật |
| Ngay sau khi chuyển | Cập nhật đường dẫn của mọi DOI về địa chỉ mới | Người phụ trách DOI |
| Tuần đầu | Bấm thử ngẫu nhiên nhiều DOI, đọc báo cáo phân giải | Người phụ trách DOI |
| Lâu dài | Giữ tên miền cũ và chuyển hướng càng lâu càng tốt | Cơ quan chủ quản |
Cập nhật đường dẫn có thể làm bằng cách gửi lại bản ghi từ nền tảng mới, nếu nền tảng mới có đủ dữ liệu. Với số lượng lớn, Crossref nhận cập nhật đường dẫn hàng loạt bằng một tệp liệt kê DOI và đường dẫn mới gửi cho bộ phận hỗ trợ; xem hướng dẫn hiện hành của họ về định dạng tệp.
Chuyển hướng 301 là lưới an toàn, không phải giải pháp. Tên miền cũ có thể hết hạn hoặc máy chủ cũ bị tắt, lúc đó chỉ có đường dẫn trong bản ghi DOI cứu được bài.
Đính chính và rút bài: làm cho đúng
Đính chính
Đăng một thông báo đính chính như một mục riêng trong số tạp chí, có DOI riêng. Trong siêu dữ liệu thông báo, khai quan hệ cập nhật trỏ tới DOI bài gốc và loại cập nhật là đính chính. Trên trang bài gốc, thêm dòng dẫn tới thông báo. Với lỗi nhỏ trong siêu dữ liệu như sai chính tả tên, chỉ cần gửi lại bản ghi, không cần thông báo đính chính.
Rút bài
Bài bị rút vẫn ở nguyên chỗ, nguyên DOI. Toà soạn đăng thông báo rút bài có DOI riêng, nêu lý do, khai quan hệ cập nhật loại rút bài trỏ tới bài gốc. Bản toàn văn của bài gốc được đánh dấu rõ là đã rút, chẳng hạn một dải chữ chéo trên PDF và dòng thông báo ở đầu trang bài. Cách làm này theo hướng dẫn rút bài của COPE.
Crossmark
Crossmark là dịch vụ của Crossref hiển thị một nút trên trang bài và trong PDF; người đọc bấm vào để xem bài có đính chính, rút hay cập nhật nào không, kể cả khi họ đang mở một bản PDF tải về từ lâu. Muốn dùng, toà soạn cần một trang chính sách cập nhật bài, khai Crossmark trong siêu dữ liệu và chèn nút theo hướng dẫn của Crossref.
Những thứ không bao giờ được làm
Không tạo DOI mới cho bài đã có DOI. Kể cả khi đổi website, đổi tên tạp chí hay phát hiện hậu tố cũ xấu. DOI mới chia đôi trích dẫn và làm rối hồ sơ tác giả.
Không gán lại DOI cũ cho bài khác. Một DOI chỉ gắn với một đối tượng mãi mãi. Bài bị rút trước khi xuất bản thì để trống số đó.
Không gỡ bài bị rút khỏi website. DOI phải phân giải về trang có thông báo rút bài. Gỡ bài khiến DOI chết và người đọc không biết vì sao.
Không sửa nội dung khoa học của bài đã đăng một cách lặng lẽ. Thay đổi về số liệu, kết luận phải đi qua đính chính công khai. Chỉ lỗi trình bày nhỏ mới sửa trực tiếp.
Không trỏ nhiều DOI về trang chủ tạp chí. Khi chưa tìm được đường dẫn mới, trỏ về trang chủ chỉ che lỗi. Hãy tìm đúng trang bài.
Tình huống nào xử lý thế nào
Bảng tra nhanh cho ban biên tập khi gặp từng loại sai sót.
| Tình huống | Cách xử lý | Có cần thông báo công khai |
|---|---|---|
| Tên tác giả sai chính tả trong siêu dữ liệu | Sửa trong hệ thống, gửi lại bản ghi | Không |
| Thiếu một đồng tác giả trong bài đã in | Đính chính có DOI riêng, sửa siêu dữ liệu | Có |
| Đường dẫn bài đổi do nâng cấp website | Cập nhật đường dẫn của DOI | Không |
| Số liệu trong bảng sai làm đổi kết luận | Đính chính hoặc rút bài theo mức độ | Có |
| Bài đạo văn bị phát hiện sau xuất bản | Rút bài theo hướng dẫn của COPE, giữ DOI | Có |
| Hai DOI cho cùng một bài | Chọn DOI chính, DOI kia thành bí danh | Không |
Ba tình huống thực tế
Tên tác giả thiếu dấu trên mọi bài của một số
Toà soạn nhập tên từ một bảng tính đã bị lưu sai bảng mã, nên cả số tạp chí lên Crossref với tên không dấu hoặc ký tự lạ. Cách xử lý: sửa tên trong OJS cho từng bài, gửi lại cả số. Không cần thông báo đính chính vì bản in và bản PDF vẫn đúng; đây chỉ là lỗi siêu dữ liệu.
Tạp chí đổi từ trang tự viết sang OJS
Đường dẫn bài đổi toàn bộ. Toà soạn lập bảng ánh xạ bằng cách khớp DOI ở trang cũ với bài trên OJS, cài chuyển hướng, rồi gửi cập nhật đường dẫn hàng loạt. Những bài không tìm được trên nền tảng mới cần được nhập lại trước, không được để DOI trỏ về trang chủ.
Bài bị phát hiện trùng lặp với bài đã đăng nơi khác
Hội đồng biên tập xác minh theo quy trình của tạp chí, liên hệ tác giả, rồi quyết định rút bài. Thông báo rút bài nêu lý do ngắn gọn, khách quan. Bài gốc giữ nguyên chỗ, được đánh dấu đã rút, và siêu dữ liệu của thông báo trỏ về bài gốc. Dữ liệu rút bài từ Crossref cũng được các cơ sở theo dõi bài rút dùng lại.
Thói quen kiểm sau mỗi lần sửa
Sửa xong chưa phải là xong. Hãy kiểm từ phía người đọc.
- Tra DOI trên API Crossref, kiểm phần đã sửa xuất hiện đúng.
- Kiểm các trường khác không bị mất sau lần gửi lại.
- Bấm DOI, kiểm về đúng trang.
- Với đính chính và rút bài, kiểm trang bài gốc có dòng dẫn tới thông báo và ngược lại.
- Ghi lại lần sửa trong sổ theo dõi của toà soạn: ngày, DOI, nội dung sửa, người sửa.
Câu hỏi thường gặp
Sửa siêu dữ liệu DOI có mất phí không?
Thông thường cập nhật siêu dữ liệu cho DOI đã đăng ký không tính phí như đăng ký mới. Kiểm bảng phí hiện hành của Crossref để chắc chắn với loại nội dung của bạn.
Bao lâu sau khi gửi lại thì siêu dữ liệu mới hiện ra?
Crossref xử lý theo hàng đợi, thường nhanh, nhưng các cơ sở dữ liệu lấy lại từ Crossref như OpenAlex có lịch cập nhật riêng nên có thể chậm hơn. Kiểm trên API Crossref trước.
Bài bị rút có giữ DOI không?
Có. DOI của bài bị rút vẫn giữ và vẫn phải phân giải về trang bài, nơi có thông báo rút bài rõ ràng. Thông báo rút bài có DOI riêng, liên kết về bài gốc.
Đổi tên tạp chí thì DOI các bài cũ có phải đổi không?
Không. DOI các bài cũ giữ nguyên. Siêu dữ liệu bài cũ giữ tên tạp chí lúc xuất bản; tạp chí mang tên mới có ISSN mới khai cho các bài từ đó về sau.
Không có Crossmark thì có rút bài đúng cách được không?
Được. Thông báo rút bài có DOI, quan hệ cập nhật trong siêu dữ liệu và dấu hiệu rõ trên trang bài là đủ. Crossmark giúp người đọc bản PDF cũ biết bài đã bị rút.
Mất quyền quản trị website cũ thì cập nhật đường dẫn thế nào?
Việc cập nhật làm qua tài khoản Crossref, không cần website cũ. Lập danh sách DOI và đường dẫn mới, gửi lại bản ghi hoặc gửi tệp cập nhật đường dẫn hàng loạt cho bộ phận hỗ trợ Crossref.
