Các trường hay bị bỏ trống nhất là tóm tắt, ORCID iD, cơ quan kèm mã ROR, thông tin tài trợ, giấy phép và tài liệu tham khảo. Thiếu chúng, bài vẫn có DOI nhưng khó được tìm thấy theo chủ đề, khó gắn đúng tác giả, đúng trường, và không được đếm trong các hệ thống mở.
Siêu dữ liệu tối thiểu để đăng ký DOI chỉ cần vài trường: tên bài, tác giả, tạp chí, ngày, đường dẫn. Nhiều toà soạn dừng ở đó vì thiếu người. Bài này đi qua từng trường hay bị bỏ, nói rõ mỗi trường được dùng vào đâu, rồi đưa ra thứ tự ưu tiên thực tế cho toà soạn chỉ có một hai người làm.
Từng trường giúp gì cho bài?
Bảng dưới liệt kê các trường hay bị bỏ trống, bên nào dùng chúng và điều gì xảy ra khi thiếu.
| Trường | Ai dùng | Giúp gì | Thiếu thì sao |
|---|---|---|---|
| Tóm tắt | OpenAlex, công cụ tìm và gợi ý bài | Tìm theo chủ đề, phân loại lĩnh vực | Bài chỉ được tìm theo tên, xếp lĩnh vực kém chính xác |
| ORCID iD từng tác giả | ORCID, OpenAlex, hệ thống đánh giá | Gắn đúng người, tự cập nhật hồ sơ | Tác giả trùng tên bị lẫn, hồ sơ không tự cập nhật |
| Cơ quan kèm mã ROR | OpenAlex, thống kê theo trường | Gắn đúng trường | Số bài của trường bị chia nhỏ hoặc mất |
| Tài trợ: tên quỹ, mã quỹ, mã đề tài | Quỹ tài trợ, cơ sở dữ liệu tài trợ | Quỹ tìm được sản phẩm của đề tài | Đề tài không chứng minh được đầu ra qua dữ liệu mở |
| Giấy phép | Kho lưu trữ, công cụ khai thác văn bản | Biết bài được dùng lại tới đâu | Bài truy cập mở bị coi như đóng |
| Liên kết toàn văn | Công cụ khai thác văn bản và dữ liệu | Máy tải được toàn văn hợp lệ | Bài không vào được các bộ dữ liệu nghiên cứu |
| Tài liệu tham khảo | OpenAlex, OpenCitations, Cited-by | Đếm trích dẫn mở | Trích dẫn của bài không được tính |
| Ngày trực tuyến và ngày in | Mọi cơ sở dữ liệu | Xác định năm công bố, thứ tự ưu tiên | Năm công bố sai lệch giữa các nguồn |
Còn Google Scholar thì lấy siêu dữ liệu từ đâu?
Google Scholar chủ yếu đọc thẳng trang bài và tệp toàn văn, đặc biệt các thẻ meta mô tả bài trong mã nguồn trang. OJS tự sinh các thẻ này từ dữ liệu nhập trong hệ thống. Vì vậy với Google Scholar, điều quan trọng là siêu dữ liệu trong OJS đúng và trang bài có liên kết tới PDF toàn văn, chứ không phải bản ghi trên Crossref.
Tuy vậy, nhập đủ siêu dữ liệu trong OJS là việc làm một lần cho cả hai đầu: trang bài có thẻ meta đúng cho Google Scholar, và tệp gửi Crossref có đủ trường cho các hệ thống mở. Nhập thiếu ở OJS thì cả hai đầu cùng thiếu.
Ba trường đáng làm nhất, và làm thế nào
Nếu chỉ làm được ba trường, hãy làm ba trường dưới đây. Chúng tác động trực tiếp tới việc bài được tìm thấy và được gắn đúng người, đúng trường.
Tóm tắt
Bật trường tóm tắt trong cấu hình gửi Crossref, và đảm bảo tóm tắt trong OJS là bản cuối cùng, không còn chú thích của tác giả hay kí tự định dạng từ Word. Với tạp chí song ngữ, tóm tắt tiếng Anh giúp bài được tìm thấy rộng hơn; giữ cả tóm tắt tiếng Việt nếu hệ thống cho khai nhiều ngôn ngữ.
ORCID iD
Dùng plugin ORCID của OJS để tác giả liên kết bằng đăng nhập ORCID thay vì gõ tay. Gửi thư mời liên kết cho từng đồng tác giả trong giai đoạn biên tập. Kiểm tệp gửi Crossref có ORCID iD trong phần tác giả.
Cơ quan và ROR
Thống nhất tên cơ quan bằng tiếng Anh theo bản ghi ROR. Nếu phiên bản OJS cho chọn cơ quan theo ROR, hướng dẫn tác giả chọn từ danh sách thay vì gõ tự do. Nếu không, biên tập viên kỹ thuật chuẩn hoá tên cơ quan trước khi xuất bản.
Thứ tự ưu tiên cho toà soạn ít người
Thứ tự dưới cân giữa lợi ích và công sức. Mỗi bậc chỉ bắt đầu khi bậc trước đã thành nếp.
| Bậc | Trường | Công sức mỗi bài | Lý do ưu tiên |
|---|---|---|---|
| 1 | Tóm tắt, ngày xuất bản đúng, đường dẫn đúng | Rất ít, gần như có sẵn trong OJS | Nền tảng để bài được tìm thấy |
| 2 | ORCID iD và cơ quan chuẩn hoá | Ít, nếu dùng plugin ORCID | Gắn đúng người, đúng trường |
| 3 | Tài liệu tham khảo | Trung bình, nếu quy định định dạng từ đầu | Đếm trích dẫn mở cho cả cộng đồng |
| 4 | Giấy phép | Rất ít, khai một lần cho cả tạp chí | Bài truy cập mở được nhận diện đúng |
| 5 | Tài trợ | Ít, nếu tác giả khai khi nộp bài | Quỹ tìm thấy sản phẩm của đề tài |
| 6 | Liên kết toàn văn, Crossmark | Cần cấu hình kỹ thuật | Hữu ích khi tạp chí đã ổn định |
Giấy phép đứng sau nhưng công sức gần như bằng không: tạp chí truy cập mở dùng một giấy phép Creative Commons cho mọi bài thì chỉ cần khai một lần trong cấu hình. Nhiều toà soạn để trống chỉ vì không biết có trường này.
Cách kiểm siêu dữ liệu của chính tạp chí
Tra trên API Crossref. Lấy vài DOI của số mới nhất, tra bản ghi và đánh dấu trường nào có, trường nào thiếu. Đây là cái nhìn đúng như các hệ thống khác đang nhìn thấy tạp chí của bạn.
Dùng báo cáo tham gia của Crossref. Crossref có trang báo cáo tham gia (Participation Reports) theo thành viên, cho biết bao nhiêu phần trăm bài có tóm tắt, ORCID iD, tài liệu tham khảo, giấy phép. Tìm tên tạp chí hoặc cơ quan của bạn và theo dõi sau mỗi năm.
So với tạp chí cùng ngành. Xem báo cáo của vài tạp chí cùng lĩnh vực để biết mặt bằng chung và đặt mục tiêu vừa sức.
Một ví dụ về cái giá phải trả
Một đề tài cấp bộ công bố bốn bài trên hai tạp chí trong nước. Khi báo cáo nghiệm thu, đơn vị quản lý muốn đối chiếu sản phẩm bằng dữ liệu mở thay vì tin bản tự khai. Ba trong bốn bài không có thông tin tài trợ trong siêu dữ liệu, một bài có nhưng tên quỹ viết theo kiểu riêng. Kết quả: không bài nào lần ra được từ phía quỹ, nhóm nghiên cứu phải nộp bản chụp phần cảm ơn trong từng bài.
Cùng bốn bài đó, hai bài thiếu ORCID iD nên không tự vào hồ sơ của chủ nhiệm đề tài, một bài ghi cơ quan bằng chuỗi dài lẫn cả tên khoa và địa chỉ nên OpenAlex không gắn được về trường. Không có lỗi nào nghiêm trọng, nhưng cộng lại, công sức của nhóm gần như vô hình trên các hệ thống mà người đánh giá ngày càng dùng nhiều.
Toàn bộ những trường đó, nếu toà soạn có quy trình nhập từ đầu, chỉ tốn thêm vài phút mỗi bài.
Lỗi khiến trường có mà như không
Có những trường được điền nhưng sai cách, kết quả còn tệ hơn để trống vì làm nhiễu dữ liệu.
- Tóm tắt dán cả tiêu đề “Tóm tắt” và từ khoá vào cùng một ô.
- ORCID iD gõ tay sai một chữ số, bài gắn vào hồ sơ người khác.
- Tên cơ quan ghi cả khoa, bộ môn, địa chỉ trong một chuỗi dài, máy không nhận ra trường.
- Ngày xuất bản trực tuyến để mặc định là ngày nhập liệu, lệch với ngày thật.
- Giấy phép khai sai loại so với ghi trên trang bài.
Câu hỏi thường gặp
Tóm tắt có bắt buộc khi đăng ký DOI không?
Không bắt buộc, nhưng là một trong những trường có ích nhất. Các công cụ tìm kiếm và phân loại mở dùng tóm tắt để xác định chủ đề bài. Thiếu tóm tắt, bài chủ yếu được tìm theo tên.
Khai thông tin tài trợ thế nào cho đúng?
Ghi tên quỹ theo danh mục chuẩn mà Crossref dùng, kèm mã đề tài nếu có. Tác giả cần khai ở bước nộp bài; toà soạn kiểm lại với phần cảm ơn trong bài trước khi gửi siêu dữ liệu.
Toà soạn chỉ có một người thì nên làm trường nào trước?
Tóm tắt, ngày xuất bản và đường dẫn đúng trước, sau đó ORCID iD và cơ quan chuẩn hoá. Giấy phép chỉ cần khai một lần cho cả tạp chí nên cũng nên làm sớm.
Có thể bổ sung trường còn thiếu cho các bài đã đăng ký không?
Được. Sửa dữ liệu trong hệ thống rồi gửi lại bản ghi, hoặc dùng kiểu gửi bổ sung của Crossref cho một số loại thông tin. DOI giữ nguyên.
Google Scholar có dùng siêu dữ liệu gửi Crossref không?
Google Scholar chủ yếu đọc trang bài và tệp toàn văn, đặc biệt các thẻ meta mà OJS tự sinh. Nhập đủ siêu dữ liệu trong OJS phục vụ cả Google Scholar lẫn các hệ thống dùng dữ liệu Crossref.
Làm sao biết tạp chí đang thiếu trường nào?
Tra vài DOI trên API Crossref hoặc xem trang báo cáo tỷ lệ phủ siêu dữ liệu của Crossref theo thành viên. Báo cáo cho biết tỷ lệ bài có từng loại trường.
