Phản biện trên hệ thống trực tuyến đi qua sáu bước: trả lời thư mời, khai xung đột lợi ích, đọc bài trong mục người phản biện, chấm thang điểm, viết hai ô nhận xét (ô bảo mật gửi biên tập và ô gửi tác giả), rồi gửi. Nhầm nội dung giữa hai ô là lỗi đáng tránh nhất.
Bài này nói phần thao tác trên ScholarOne Manuscripts và Editorial Manager, hai hệ thống phổ biến; các hệ thống khác có khung tương tự. Cách viết một bản nhận xét tốt là đề tài riêng, không bàn ở đây.
Từ thư mời đến nhận lời
Đọc thư mời
Thư mời thường có tiêu đề và tóm tắt bài, thời hạn hoàn thành, và đường dẫn nhận lời hoặc từ chối. Một số đường dẫn đăng nhập thẳng mà không cần mật khẩu; đừng chuyển thư này cho người khác.
Quyết định nhanh
Trả lời trong vài ngày, kể cả khi từ chối. Biên tập viên chờ câu trả lời của bạn trước khi mời người khác; im lặng làm bài của tác giả chậm lại.
Từ chối có ích
Khi từ chối, hệ thống thường cho gợi ý người thay thế. Gợi ý một hai đồng nghiệp phù hợp, không xung đột lợi ích, giúp biên tập viên nhiều.
Tài khoản
Nếu bạn đã có tài khoản tác giả ở cùng hệ thống, vai trò người phản biện thường gắn vào cùng tài khoản; khi đăng nhập, chọn đúng vai trò. Nhận lời xong, đăng nhập vai trò người phản biện. Trên ScholarOne là Reviewer Center; trên Editorial Manager là trang chính của người phản biện với các thư mục lời mời mới và bài đang chờ phản biện.
Khai xung đột lợi ích
Khai trước khi đọc kỹ. Nếu đọc tóm tắt đã thấy có xung đột, như đồng tác giả gần đây, cùng cơ quan, đối thủ trực tiếp, quan hệ cá nhân, hãy từ chối hoặc báo biên tập viên ngay.
Bình duyệt ẩn danh vẫn có thể có xung đột. Bạn có thể đoán được tác giả qua nội dung. Nếu chắc chắn biết và có quan hệ, báo biên tập viên trong ô bảo mật hoặc qua thư.
Ô khai trong biểu mẫu. Nhiều tạp chí có câu hỏi bắt buộc về xung đột lợi ích trong biểu mẫu phản biện. Trả lời trung thực; nếu có điểm cần giải thích, viết vào ô gửi biên tập.
Các phần của biểu mẫu phản biện
Biểu mẫu do từng tạp chí cấu hình; các phần hay gặp:
| Phần | Ai đọc | Viết gì |
|---|---|---|
| Khuyến nghị (Accept, Minor, Major, Reject) | Biên tập viên | Chọn một mức; có tạp chí cho tác giả thấy |
| Thang điểm, câu hỏi chấm | Biên tập viên, có khi cả tác giả | Đánh giá theo từng tiêu chí tạp chí đặt ra |
| Ô gửi biên tập (bảo mật) | Chỉ biên tập viên | Nhận định thẳng, nghi vấn đạo đức, xung đột, mức chắc chắn |
| Ô gửi tác giả | Tác giả và biên tập viên | Nhận xét chi tiết, lịch sự, không lộ danh tính |
| Tệp đính kèm | Tuỳ cài đặt khi tải lên | Bản có chú thích, bảng nhận xét dài |
Viết vào hai ô cho đúng chỗ
Ô gửi biên tập
Đây là ô bảo mật, tên thường là Confidential Comments to the Editor hoặc tương tự. Dùng cho những điều bạn chỉ muốn biên tập viên biết: nghi trùng lặp với một bài khác, nghi dữ liệu có vấn đề, mức độ tự tin của bạn với từng phần, lý do khuyến nghị nếu ngắn gọn. Không viết nhận xét chi tiết cho tác giả ở đây; tác giả sẽ không thấy.
Ô gửi tác giả
Tên thường là Comments to the Author. Toàn bộ nhận xét chuyên môn vào đây. Không ghi khuyến nghị nhận hay từ chối trong ô này nếu tạp chí đề nghị như vậy, vì quyết định là của biên tập viên và có thể khác ý bạn. Đọc lại để chắc không có câu lộ danh tính như “như trong bài của mình năm…”.
Kiểm lại trước khi gửi
Nhiều người viết nhận xét trong trình soạn thảo rồi dán vào; dán nhầm ô là lỗi có thật. Đọc tiêu đề từng ô sau khi dán.
Trước khi bấm gửi: rà nhanh năm điểm
Khuyến nghị khớp nhận xét. Chọn mức sửa nhỏ mà nhận xét liệt kê nhiều lỗi phương pháp nghiêm trọng là mâu thuẫn khiến biên tập viên phải hỏi lại.
Hai ô đúng chỗ. Ô bảo mật chứa nhận định thẳng cho biên tập viên; ô gửi tác giả chứa nhận xét chi tiết. Đọc lại tiêu đề từng ô.
Không lộ danh tính. Không có tên, cơ quan, hay câu nhắc tới công trình riêng theo kiểu lộ mình trong ô gửi tác giả và trong tệp đính kèm.
Câu hỏi bắt buộc đã trả lời. Hệ thống thường báo thiếu, nhưng có tạp chí cho gửi khi câu hỏi tuỳ chọn còn trống mà biên tập viên vẫn cần.
Lưu một bản. Dán nhận xét vào tệp riêng trên máy trước khi gửi, phòng phiên đăng nhập hết hạn làm mất nội dung.
Tệp đính kèm
Hệ thống cho tải tệp kèm bản phản biện, ví dụ bản thảo có chú thích. Lưu ý:
- Xoá tên bạn khỏi thuộc tính tệp và khỏi ghi chú. Ghi chú trong Word mang tên người dùng; đổi tên người dùng hoặc dùng chức năng kiểm tài liệu trước khi lưu.
- Khi tải lên, chọn đúng tuỳ chọn ai được xem tệp: chỉ biên tập viên hay cả tác giả.
- Không đưa nội dung quan trọng chỉ vào tệp đính kèm; tóm tắt các ý chính trong ô gửi tác giả để chắc chúng tới tay tác giả.
- Dùng định dạng phổ biến như PDF hoặc DOCX.
Hạn chót và xin gia hạn
Hạn hiển thị trong thư mời và trên trang người phản biện. Hệ thống tự gửi thư nhắc trước và sau hạn. Nếu biết sẽ trễ, báo sớm: một số tạp chí có nút xin gia hạn hoặc cho người phản biện tự đổi hạn trong giới hạn; nếu không, viết thư cho biên tập viên qua chức năng gửi thư của hệ thống, nêu mã bài và ngày bạn có thể gửi.
Đừng nhận lời rồi im lặng tới khi bị nhắc nhiều lần. Nếu không thể hoàn thành, báo rút để biên tập viên mời người khác; một lời rút sớm có ích hơn một bản phản biện trễ nhiều tuần.
Sau khi gửi, hệ thống thường cho xem lại bản đã gửi, và về sau gửi thư cho biết quyết định cùng nhận xét của những người phản biện khác. Đọc những nhận xét đó là cách học nhanh xem đồng nghiệp đánh giá cùng một bài thế nào.
Phản biện vòng hai: thao tác khác gì
Thư mời vòng hai
Khi tác giả nộp bản sửa, biên tập viên thường mời lại chính bạn. Thư mời vòng hai có hạn ngắn hơn, và trên hệ thống bài xuất hiện với mã cũ kèm hậu tố phiên bản.
Tệp cần đọc
Mở thư trả lời nhận xét của tác giả trước, rồi bản đánh dấu thay đổi. Hệ thống thường cho xem lại bản nhận xét bạn đã gửi ở vòng một, cùng nhận xét của những người phản biện khác nếu tạp chí cho phép.
Viết gì
Ô gửi tác giả tập trung vào việc từng ý vòng trước đã được xử lý chưa; tránh nêu yêu cầu mới không liên quan tới thay đổi, trừ khi bản sửa tạo ra vấn đề mới. Ô gửi biên tập nói ngắn: bài đã đạt hay còn thiếu điểm nào quan trọng.
Câu hỏi thường gặp
Ô gửi biên tập có bao giờ bị chuyển cho tác giả không?
Theo thiết kế thì không; đó là ô bảo mật. Dù vậy, đừng viết điều bạn không muốn bị đọc nếu sự cố xảy ra. Giữ lời lẽ chuyên nghiệp ở cả hai ô.
Có cần chấm thang điểm nếu đã viết nhận xét dài?
Có, nếu tạp chí đặt câu hỏi bắt buộc. Thang điểm giúp biên tập viên so nhanh ý kiến của các người phản biện.
Có được nhờ nghiên cứu sinh cùng phản biện không?
Chỉ khi tạp chí cho phép và bạn báo biên tập viên, nêu tên người cùng làm. Không chia sẻ bản thảo cho người khác mà không được phép.
Xin gia hạn bao lâu là hợp lý?
Vài ngày tới một hai tuần thường được chấp nhận nếu báo sớm. Gia hạn dài hơn nên cân nhắc rút để biên tập viên mời người khác.
Gửi rồi có sửa được bản phản biện không?
Thường không tự sửa được. Nếu phát hiện sai sót quan trọng, viết thư ngay cho biên tập viên kèm phần chỉnh sửa.
