Siêu dữ liệu tốt gồm tiêu đề nói rõ bộ dữ liệu chứa gì, mô tả trả lời ai thu, khi nào, ở đâu, bằng cách nào, từ khoá theo cách người khác tìm, người tạo và người đóng góp có ORCID, đơn vị có ROR, tài trợ có mã, và định danh liên quan nối tới bài báo. Thiếu những thứ đó, bản ghi có DOI vẫn chìm.
Kho lưu trữ đẩy siêu dữ liệu sang DataCite, rồi từ đó sang các công cụ tìm kiếm dữ liệu, chỉ mục học thuật, hồ sơ ORCID. Máy chỉ đọc được những gì bạn điền vào đúng ô. Bài này đi qua từng nhóm trường, theo cách chúng xuất hiện trên biểu mẫu của Zenodo, OSF, Dataverse hay figshare.
Các trường DataCite đứng sau biểu mẫu
Mỗi kho có biểu mẫu riêng, nhưng phần lớn ánh xạ vào lược đồ siêu dữ liệu của DataCite. Biết trường nào bắt buộc, trường nào khuyến nghị giúp bạn hiểu vì sao kho hỏi những ô đó.
| Nhóm | Trường DataCite | Mức | Điền thế nào |
|---|---|---|---|
| Nhận diện | Identifier, Title, Publisher, PublicationYear, ResourceType | Bắt buộc | Kho tự điền một phần; tiêu đề và loại tài liệu do bạn chọn |
| Người | Creator, Contributor | Creator bắt buộc | Họ tên, ORCID, đơn vị kèm ROR, vai trò cho người đóng góp |
| Nội dung | Description, Subject | Khuyến nghị | Mô tả có cấu trúc, từ khoá và phân loại chủ đề |
| Thời gian, không gian | Date, GeoLocation | Khuyến nghị | Thời gian thu thập, vùng nghiên cứu |
| Liên kết | RelatedIdentifier | Khuyến nghị | DOI bài báo, mã nguồn, bộ dữ liệu gốc, kèm loại quan hệ |
| Quyền, tài trợ | Rights, FundingReference | Tuỳ chọn trong lược đồ, thường được kho hỏi | Giấy phép; tên nhà tài trợ, mã định danh nhà tài trợ, mã đề tài |
| Kỹ thuật | Version, Format, Size, Language | Tuỳ chọn | Số phiên bản, định dạng tệp, ngôn ngữ dữ liệu |
Trường “tuỳ chọn” trong lược đồ không có nghĩa là không quan trọng. Tài trợ và giấy phép là hai trường mà nhà tài trợ và người dùng lại hỏi nhiều nhất.
Tiêu đề và mô tả: viết cho người chưa biết gì
Tiêu đề
Tiêu đề bộ dữ liệu không chép nguyên tiêu đề bài báo. Nêu loại dữ liệu, đối tượng, phạm vi không gian và thời gian. Ví dụ dạng: dữ liệu khảo sát hộ gia đình về sử dụng nước sạch ở một nhóm tỉnh, một năm cụ thể. Người tìm dữ liệu gõ những chữ như vậy, không gõ câu kết luận của bài.
Mô tả
Viết mô tả theo các câu hỏi: dữ liệu gồm gì, thu thập thế nào, khi nào, ở đâu, cỡ mẫu, xử lý gì trước khi đăng, tệp nào chứa gì, giới hạn sử dụng. Bốn đến tám câu là đủ. Tóm tắt bài báo có thể đặt thêm ở cuối, không thay cho phần mô tả dữ liệu.
Ngôn ngữ
Nếu muốn người ngoài Việt Nam tìm thấy, viết tiêu đề và mô tả bằng tiếng Anh, có thể kèm bản tiếng Việt ở phần mô tả hoặc trường tiêu đề phụ nếu kho hỗ trợ. Tên địa danh giữ cả dạng có dấu và không dấu ở một chỗ để tìm được cả hai cách.
Người tạo, người đóng góp, đơn vị
ORCID cho mọi người có thể. ORCID giúp bản ghi tự xuất hiện trong hồ sơ người tạo khi họ cho phép DataCite cập nhật, và tránh nhầm người trùng tên. Xin ORCID của đồng tác giả trước khi mở biểu mẫu.
Tách họ và tên đúng. Nhiều kho có ô họ và ô tên riêng. Với tên Việt, họ là phần đầu; điền ngược làm câu trích dẫn sai.
Đơn vị chọn từ danh sách ROR. Khi ô đơn vị cho chọn từ danh sách, chọn mục có ROR thay vì gõ tự do. Gõ tay tên trường bằng nhiều cách viết khiến thống kê theo đơn vị bị tách.
Người đóng góp kèm vai trò. Người thu thập dữ liệu, người quản lý dữ liệu, người hướng dẫn có thể là người đóng góp với vai trò cụ thể, không cần đứng tên trích dẫn.
Từ khoá và chủ đề: theo cách người khác tìm
Từ khoá nên gồm khái niệm chính, phương pháp, đối tượng, địa bàn. Thêm cả từ đồng nghĩa phổ biến và tên tiếng Anh của khái niệm Việt Nam đặc thù. Nếu ngành của bạn có bộ từ vựng kiểm soát, ví dụ bộ đề mục chủ đề y học, dùng thuật ngữ trong đó cho phần chủ đề.
Đừng lặp lại tiêu đề trong từ khoá, cũng đừng nhồi hàng chục từ. Năm đến mười từ khoá đúng giúp bản ghi xuất hiện trong kết quả lọc của công cụ tìm dữ liệu hơn là một danh sách dài lan man.
Liên kết với bài báo và sản phẩm khác
Trường định danh liên quan (related identifier) là chỗ nối bộ dữ liệu với phần còn lại của công trình. Mỗi liên kết gồm một định danh và một loại quan hệ.
| Liên kết tới | Loại quan hệ thường dùng | Tác dụng |
|---|---|---|
| Bài báo dùng bộ dữ liệu | IsSupplementTo hoặc IsCitedBy | Bài và dữ liệu hiện liên kết hai chiều trong các công cụ chỉ mục |
| Mã phân tích | IsSupplementedBy hoặc quan hệ khác đúng chiều | Người dùng tìm thấy mã để tái lập |
| Bộ dữ liệu gốc mà bạn xử lý lại | IsDerivedFrom | Ghi công nguồn gốc dữ liệu |
| Phiên bản khác của chính bản ghi | Kho thường tự khai | Không cần điền tay trên Zenodo |
Tên hiển thị của loại quan hệ trên biểu mẫu có thể là câu tiếng Anh dễ đọc thay vì mã. Đọc mô tả từng lựa chọn, chọn theo chiều đúng: bộ dữ liệu này bổ sung cho bài báo, không phải ngược lại.
Thời gian, địa điểm, phương pháp: những trường hay bỏ trống
Ngày xuất bản là ngày bản ghi công bố; thời gian thu thập là khoảng dữ liệu được tạo ra. Nhiều kho có trường ngày với loại ngày, như ngày thu thập, ngày hợp lệ. Điền khoảng thời gian thu thập để người dùng biết dữ liệu phản ánh thời điểm nào, nhất là với dữ liệu kinh tế, xã hội thay đổi nhanh.
Trường vị trí địa lý cho nhập tên địa điểm, toạ độ điểm hay khung bao. Với dữ liệu thực địa, khung bao vùng nghiên cứu giúp bản ghi xuất hiện khi người khác lọc theo vùng. Với dữ liệu có vị trí nhạy cảm, như nơi sống của loài quý hiếm hay địa chỉ hộ gia đình, chỉ khai vùng rộng, không khai toạ độ chính xác.
Một số kho, nhất là Dataverse, có khối siêu dữ liệu riêng theo ngành, gồm phương pháp lấy mẫu, đơn vị phân tích, công cụ thu thập. Điền khối này mất thêm mười phút nhưng giúp người dùng đánh giá được dữ liệu mà không phải đọc bài.
Kiểm bản ghi sau khi công bố
Ba ngày sau khi công bố, làm một lượt kiểm từ phía người ngoài:
- Bấm DOI từ cửa sổ không đăng nhập, xem trang bản ghi hiển thị đủ tiêu đề, người tạo, mô tả, giấy phép.
- Tra DOI trong công cụ tìm kiếm siêu dữ liệu của DataCite, kiểm các trường đã sang đúng: ORCID, đơn vị, tài trợ, định danh liên quan.
- Mở hồ sơ ORCID của từng người tạo, xem bản ghi đã xuất hiện chưa nếu họ đã cho phép DataCite cập nhật.
- Chép câu trích dẫn tự sinh, đối chiếu với cách bạn trích trong bài báo.
- Sửa ngay những gì sai trên kho; thay đổi sẽ lan sang các hệ thống khác sau một thời gian.
Lỗi khiến bản ghi chìm
Những lỗi dưới đây làm bản ghi có DOI hợp lệ mà gần như không ai tìm ra:
- Tiêu đề chung chung như “dữ liệu nghiên cứu” hay “tệp bổ sung”.
- Mô tả để trống hoặc chỉ một câu.
- Người tạo không có ORCID, tên viết không dấu ở bản ghi này và có dấu ở bản ghi khác.
- Không liên kết tới bài báo, nên dữ liệu không xuất hiện cạnh bài trong các công cụ chỉ mục.
- Thiếu thông tin tài trợ, nhà tài trợ không thấy sản phẩm trong báo cáo của họ.
- Ngày xuất bản và thời gian thu thập lẫn lộn.
Siêu dữ liệu sửa được sau khi công bố mà không cần phiên bản mới trên phần lớn kho. Nếu bản ghi cũ của bạn mắc lỗi trên, dành một buổi sửa lại cả loạt.
Câu hỏi thường gặp
Siêu dữ liệu khác tệp README thế nào?
Siêu dữ liệu là các trường có cấu trúc trên kho, được máy đọc và chia sẻ sang hệ thống khác. README là tài liệu đi kèm tệp, giải thích chi tiết cho người dùng. Bộ dữ liệu tốt cần cả hai.
Có cần viết siêu dữ liệu bằng tiếng Anh không?
Không bắt buộc, nhưng tiêu đề và mô tả tiếng Anh giúp bản ghi được tìm thấy rộng hơn. Có thể viết song ngữ trong phần mô tả.
Sửa siêu dữ liệu sau khi công bố có làm đổi DOI không?
Không. Trên phần lớn kho, sửa siêu dữ liệu cập nhật bản ghi hiện có và gửi thông tin mới sang DataCite, DOI giữ nguyên.
Không có ORCID thì điền người tạo thế nào?
Vẫn điền họ tên và đơn vị đầy đủ. Tuy vậy, đăng ký ORCID miễn phí và nhanh, nên xin đồng tác giả tạo trước khi gửi kho.
Mã tài trợ của đề tài trong nước điền vào đâu?
Điền tên cơ quan tài trợ, chọn từ danh sách nếu có, và mã đề tài vào trường tài trợ. Nếu cơ quan không có trong danh sách, gõ tên đầy đủ, thống nhất một cách viết.
